1.1 ПОНЯТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами[1].
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.
Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.
Состав организационно-
Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»[2].
В документах, выступающих одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческой деятельности. Этим обусловлена полифункциональность документа[3].
Функции документа подразделяются на общие, свойственные любому документу, и специфические, присущие отдельным видам документов. К общим функциям относятся:
- информационная;
- любой документ является носителем информации, его цель — сохранить эту информацию во времени и пространстве;
- социальная;
- всякий документ является выражением той или иной социальной потребности;
- коммуникативная;
- документ всегда выступает средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами;
- культурная; документ — это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций.
Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие ряда специфических функций, которыми наделяются лишь некоторые группы документов.
Всемирная таможенная организация — структура, содержание ...
... оказание взаимопомощи таможенным организациям всех стран; обмен информацией и координация деятельности таможенных органов; сотрудничество с другими международными организациями в правоохранительной сфере. Самым важным инструментом ВТО в сфере правовой деятельности является Международная конвенция по ...
Одна из основных функций управления, реализуемых в деятельности властных структур, — функция организации системы и процессов управления — находит выражение в комплексе организационных документов. Это устав, положение, правила, устанавливающие статус, границы компетенции, функциональное содержание деятельности органа управления, его структуру, штатную численность, должностной состав и другие аспекты.
Функция планирования реализуется в результатах планирования деятельности организации, которые фиксируются в плановых документах.
Решение административных вопросов, вопросов взаимодействия, обеспечения, регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций и их структурных подразделений, отдельных должностных лиц находит отражение в распорядительных документах. Созданием информационно-справочной и справочно-аналитической документации завершается процесс сбора и обработки объективной и достоверной информации, которая составляет важный элемент и условия принятия обоснованных, своевременных и реальных управленческих решений.
Правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно исполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного доказательства).
Результаты деятельности любой организации фиксируются в отчётной документации, выполняющей роль обратной связи и обеспечивающей необходимый и своевременный контроль за выполнением принимаемых решений, что позволяет сопоставлять реальные результаты с запланированными и на основании этого корректировать деятельность организации.
Научно-историческую функцию исполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около 12-14%.
1.2 СТРУКТУРА И ФОРМЫ СЛУЖБЫ ДОУ
Основой построения службы ДОУ является принятая в организации форма работы — централизованная, децентрализованная или смешанная.
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре — канцелярии или у секретаря-референта (в небольших организациях).
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Организация регистрации документов. Характеристика современных ...
... регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию. Документы ... возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой ...
Форму организации документационного обеспечения выбирают с учётом масштабов организации, объёма документооборота, состава структурных подразделений (имеются ли в них соответствующие работники и необходимые технические средства), расположения их и т.д.[*] Централизованную организацию, как правило, используют на малых и средних предприятиях; децентрализованную — в территориально разобщённых организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях (последний вариант характерен для западной системы делопроизводства).
В большинстве учреждений используют смешанную форму.
Что касается внутреннего пространства (помещений) службы ДОУ (офис), то сложились два типа его организации — кабинетный и открытый. Кабинетный тип характерен для отечественного делопроизводства, открытый — для зарубежной практики.
Структура, функции и ответственность службы ДОУ видны из примерного положения о службе, которое может быть использовано в качестве основы для разработки Положения о службе ДОУ конкретной организации.
Положение о службе ДОУ составляется отделом управления персоналом, руководителем службы, секретарём-референтом в зависимости от масштаба организации, визируется юрисконсультом и руководителем заинтересованных подразделений, утверждается генеральным директором (директором) организации.
Положение о службе ДОУ оформляется на общем бланке организации.
1.3 ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СТРУКТКРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ СЛУЖБЫ ДОУ
Вторыми по важности организационными документами после Положения о службе ДОУ являются положения о конкретных структурных подразделениях службы.
Секретариат — подразделение службы ДОУ, предназначенное для обслуживания руководства организации. Секретариат (секретарь-референт, технические секретари, секретари заместителей руководителя организации) выполняют следующие основные функции:
- рассматривает и подготавливает к докладу руководства организации поступающую корреспонденцию;
- подготавливает по указанию руководителя организации проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;
- осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и даёт заключения и предложения по ним;
- следит за правильностью оформления и составления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководству организации;
