Юридическая сила документа. Реквизиты, придающие документу юридическую силу

Курсовая работа

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что для управленческой деятельности любой организации очень важна юридическая сила документа. Юридическая сила документа заключается в его правовом значении, правовой действенности. Документ, имеющий юридическую силу, может быть подлинным доказательством тех фактов и событий, которые в нем отражены. Судебной практике известно множество примеров, когда организация проигрывала дело из-за документов, составленных и оформленных с нарушениями требований действующего стандарта, так как они не принимаются в суде в качестве письменных доказательств и не имеют юридической силы.

Кроме того, оформление документов надлежащим образом, в соответствии с рекомендациями стандарта, не только позволяет создавать документы, обладающие юридической силой, но и способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.

Целью курсовой работы является изучение механизма и особенностей процесса придания документу юридической силы.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

  1. Дать определение понятию юридической силы документа.
  2. Рассмотреть обстоятельства, оказывающие влияние на приобретение документом юридической силы.
  3. Выявить особенности придания юридической силы документам, переданным по факсу, электронным документам и копиям документов.
  4. Дать определение понятию реквизита документа.
  5. Изучить требования стандарта к реквизитам документов.

1. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА

1.1 Понятие юридической силы документа. Придание документу юридической силы

Для того чтобы документ, выпускаемый организацией, приобрел бесспорность и обязательность для тех лиц, кому он адресован и чьи действия в будущем будут основаны на его положениях, он должен обладать рядом элементов, наиболее важным из которых является юридическая сила этого документа.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3 стр., 1375 слов

Вещественные доказательства, протоколы следственных действий, ...

... Это: показания подозреваемого, обвиняемого; показания потерпевшего, свидетеля; заключение и показания эксперта; заключение и показания специалиста; вещественные доказательства; протоколы следственных и судебных действий; иные документы. Имеющиеся в науке различные точки зрения по вопросу ...

Разные обстоятельства оказывают влияние на приобретение документом юридической силы.

Во-первых, это требования законности документа. К ним можно отнести соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства, регламентирующего принятие решения по тем или иным вопросам; компетенции; сроков, дающих право на разрешение вопроса; необходимости предварительного согласования вопроса с другими организациями или подразделениями и т.д.

Не менее важное влияние на придание документам юридической силы оказывает соблюдение ответственными лицами требований, предъявляемых к форме документа и к его отдельным элементам (реквизитам).

Реквизиты – обязательные элементы оформления документа. Для каждой разновидности документов установлен индивидуальный набор реквизитов, который отражает его особенности и назначение в управленческом процессе, и при составлении документа не нужно использовать все описанные в ГОСТе реквизиты. При этом отдельные реквизиты, такие как наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст и подпись, относятся к числу наиболее юридически значимых для всех организационно- распорядительных документов1 . Отсутствие таких реквизитов в документе делает такой документ в правовом смысле “бессильным”. В процессе подготовки и оформления документов состав данных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа и его обработка.

Ряд документов приобретает юридическую силу только с момента их утверждения руководящими органами или должностными лицами организации, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах. Утверждение – это способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг подразделений, должностных лиц, работников.

Обязательному утверждению подлежат следующие виды документов: уставы; положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях организации; структура, штатная численность и штатное расписание; акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей; должностные инструкции; правила внутреннего трудового распорядка; сметы; расценки на проведение работ и оказание услуг и др 2 .

Современные требования к оформлению документов, входящих в систему организационно- распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (от 3 марта 2003 г.).

Государственный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Кроме того, Госстандарт устанавливает зоны и последовательность размещения реквизитов на документе, т.е. формуляр. Таким образом, для придания документу юридической силы необходимо знать не только перечень обязательных для данного вида документов реквизитов, но и схему их расположения в нем (рис. 1, рис. 2 Приложение).

Если документ содержит все надлежащим образом оформленные юридически значимые реквизиты, то он должен быть признан имеющим юридическую силу.

При отсутствии какого-либо реквизита, оказывающего влияние на обретение документами юридической силы, служащие организации вправе отказать в принятии такого документа, предложив заинтересованному лицу дооформить документ (поставить печать, номер или подпись).

6 стр., 2722 слов

Организация кредитования юридических лиц, основные этапы и задачи ...

... работа которых с соблюдением банковского законодательства позволяет банку эффективно распределять свои ресурсы. 2 АНАЛИЗ СИСТЕМЫ КРЕДИТОВАНИЯ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ ... основные положения и принципы методики кредитования предприятий и организаций оформляется заявка на кредитный комитет. ... предприятию необходимо предоставить, помимо обычного пакета документов, договора, на оплату которых требуется испрашиваемая ...

В случае возникновения сомнений в подлинности документа целесообразно задержать документ с целью направления письменного или телефонного запроса на предмет подлинности в выдавшую документ организацию. В некоторых случаях требуется даже проведение экспертизы.

Юридическая сила документа чрезвычайно важна, так как означает, что определенные документы могут служить абсолютным доказательством тех фактов, событий и действий, которые в нем отражены. Кроме того, юридическая сила любого официального документа предусматривает его обязательность для определенного круга участников управленческой деятельности (органов управления и их структурных подразделений, должностных лиц, общественных организаций и граждан), которые принимают этот документ к руководству и на нем основывают свою деятельность.

1.2 Юридическая сила копий документов.

Каждой организации в своей повседневной деятельности приходится сталкиваться с изготовлением копий различных документов. Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Изготовление копий необходимо и в случаях представления одного документа в разные учреждения, и при опасении потери подлинника, а также во многих других ситуациях, возникающих в процессе функционирования.

Чтобы копия имела юридическую силу наравне с оригиналом, она должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, указание подписей должностных лиц.

Кроме того, подтверждением верности копии, придающим ей юридическую силу, является отметка о ее заверении. Заверение копий документов проводится самой организацией или же нотариусом, при необходимости.

Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, представляемых в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы и т.д.).

При обращении к нотариусу необходимо в обязательном порядке представить подлинник документа для сверки его с копией.

Сами организации, как правило, имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях (исключение составляют архивы, которые заверяют копии документов, хранящихся в их фондах).

Заверенные копии, направляемые в другие организации или выдаваемые на руки гражданину, дополнительно удостоверяются печатью.

1.3 Юридическая сила документов, передаваемых по факсу

С недавнего времени распространенным средством связи стали телефаксы. Мобильность и возможность обмениваться документами за считанные секунды, находясь в разных городах и странах, уже давно считается чем-то привычным. Телефаксами пользуются многие государственные и коммерческие структуры. Вот только с использованием документов, переданных по телефаксу, в суде могут возникнуть свои нюансы.

Неоднозначно рассматривается вопрос о признании или непризнании юридической силы документа, переданного с помощью телефакса. Считается, что не стоит полностью доверять достоверности документов, передаваемых по факсу. Их подлинность не всегда может быть подтверждена для получателя.

4 стр., 1980 слов

Электронная подпись статья по информатике и икт

... исключительно аккредитованными удостоверяющими центрами ( ). Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. При этом обязательным является соблюдение ...

Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит. И чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его идентификация. В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название организаций. Те же данные должны присутствовать на факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя документа.

В принципе, телефаксное сообщение – это всего лишь копия документа, равноценная изготовленной на ксероксе. И для придания такой копии, как и любой другой, юридической силы требуется ее обязательное заверение. Поэтому документ, переданный по факсу нельзя признать без заверения имеющим юридическую силу 3 .

Факс целесообразно использовать с целью отправки и получения документов, не связанных с возникновением для организаций или граждан определенных правовых последствий (информационных, рекламных и других материалов).

1.4 Юридическая сила электронных документов

Для бумажных документов решены практически все вопросы, связанные с приданием им юридической силы. Иначе же дело обстоит с приданием юридической силы электронным документам (документам, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме), которые получили широкое распространение вследствие развития компьютерной техники и информационных технологий.

Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Определение ЭЦП дается в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002. В соответствии с ним, ЭЦП – реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

В статье 6 Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Эти условия различаются в зависимости от того, какой электронной подписью подписан документ, и состоят в следующем:

«1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи…».

6 стр., 2558 слов

Документ как носитель информации

... накладная, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и др. Носителями правовой информации документы становятся в силу того, что как материальные объекты они содержат сведения, необходимые для ... отражающие информацию о совершении или разрешении на совершение каких-либо хозяйственных операций должны отвечать требованиям утвержденных типовых межведомственных форм пер-вичной учетной документации или ...