Автоматизация регистрации документов (3)

1. Справочные издания и учебные пособия

2. Научные статьи.

Структура работы состоит из введения, пяти глав и заключения. Во введении дается обоснование актуальности выбранной темы, сформулированы ее цель и задачи, приведен обзор использованных источников и литературы.

первом разделе

Второй раздел

Третий раздел

Четвертый раздел

В пятом разделе

В заключении сделаны выводы по проведенному исследованию., История регистрации документов

Регистрации документов во все времена уделялось большое внимание. Это объясняется тем, что регистрацией связано решение нескольких задач:

  • обеспечение охраны документов, удостоверяющие различные управленческие действия, в том числе касающиеся имущественных вопросов;
  • придание документу юридической силы, фиксируя факт его создания, получения, отправления;
  • получение справок о времени его составления, его содержания и местонахождения.

Регистрировать документы в прямом смысле этого понятия начали, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян.1

С развитием государственного аппарата, образованием штата чиновников усложняются все делопроизводственные процессы: расширяется сфера применения письменной фиксации управленческих действий, устанавливается процедура составления и оформления документов, порядок разрешения вопросов, регистрации документов и организации контроля за их исполнением, систематизации и хранения документов.

В XVI- XVII века регистрация в основном преследовала одну главную цель – обеспечение землевладельцам сохранение прав собственности на землю и на работников. Она не была самостоятельной делопроизводственной операцией. Вот почему регистрация документов рассматривается не в специальных, а в общих законодательных актах.

XVIII век– это время радикальных перемен в организации делопроизводства. Регистрация документов рассматривается как один из основных его этапов. Разрабатывается целая система норм, регулирующих регистрационный процесс. В это время начинается законодательное закрепление норм всего делопроизводства, так как это требовали интересы разросшейся государственной машины.

13 стр., 6087 слов

Постановка на государственный кадастровый учет земельных участков ...

... прекратившие существование. В моей курсовой работе рассматриваются 3 земельных участка: ранее учтенный (требуется ... земельные участки и иные объекты недвижимости. Поэтому необходимо проведение государственного кадастрового учета объектов недвижимости и регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним. Земля ... недвижимости» для осуществления такого учета документов (далее — необходимые для ...

Правила регистрации документов были сформулированы в изданном в 1722 году «Генеральном регламенте». Глава I «Генерального регламента» предписывала «тайные дела содержать в тайне». Задачу охраны документа ставила и регистрация. Одновременно регистрационные журналы выполняли роль справочного аппарата: «по журналам можно найти, что в регистратуре искать надобно». Кроме того, регистрация оказывала помощь в осуществлении контроля за исполнением документов, в их систематизации, так как регистрационные велись по каждой группе документов.

Начиная с того периода, на документах появляются входящие и исходящие номера.

На поступивших документах проставлялась номер и дата получения, в общем журнале («повседневная записка») излагалось содержание документа с указанием, кому послано на исполнение.

Существовало 4 книги для регистрации входящих и исходящие документов:

  • в книгу «С» записывались в хронологическом порядке документы от царя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов;
  • в книгу «Д» — документы других коллегий и местных учреждений;
  • в книгу «А» регистрировались документы, адресованные царю.
  • в книгу «В» регистрировались документы, отправленные в другие коллегии, указывались дата, кому и куда отправлен документ, его краткое содержание.

Аналогичный способ регистрации вводился и в местных учреждениях. Согласно «Учреждению для управления губерний» 1775 года для получаемых документов велся «реестр входящих бумаг», для отправляемых – реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления), и реестр документов, посылаемых равным и подчиненным учреждениям и лицам.

Правила регистрации документов в учреждениях XIX века определялись «Общим положением учреждений министерств» 1811 года. Процесс регистрации был сложным, поступавшие документы регистрировались на всех ступенях движения: в канцелярии министерства, в департаменте, отделении.

В канцелярии министерств велся общий журнал поступивших документов, в которых излагалось его краткое содержание, указывались номер, учреждение или лицо, от которого документ получен, дата получения. Кроме того, каждое отделение канцелярии имело свой частный журнал входящих документов, где регистрировались те из них, которые рассматривались самой канцелярией и не относились к ведению департаментов.

Регистрировались и все исходящие документы. «Никакая бумага не исходит ни из департамента, ни из канцелярии прежде, нежели она будет внесена в журнал исходящих2 »

В канцелярии министра и департаментах было по два журнал исходящих документов:

  • общий журнал, в него вносились все документы с «самым кратким означением их содержания»;
  • частный журнал, в него записывались документы 2во всем их пространстве (от слова до слова)»3 .

Значение, которое придавалось регистрации, свидетельствует тот факт, что при определении состава документов полковых канцелярий «Положением о сокращении переписки в войсках» 1834 года первыми названы журналы входящих и исходящих документов4

6 стр., 2557 слов

Порядок государственной регистрации юридических лиц при их создании ...

... является выявление наиболее проблемных моментов в порядке государственной регистрации юридических лиц при их создании в РФ, т.е. исследование российской регистрации юридических лиц с точки зрения ее соответствия указанным ... Ломакин, что "Закон о государственной регистрации юридических лиц нельзя свести к установлению перечня предоставляемых для регистрации документов. В противном случае это будет ...

Изменение социально-экономических и политических условий во второй половине XIX века, реформы в области управления, появление капиталистических предприятий, банков, железных дорог требовали ускорения процессов документирования и работы с документами.

В начале XX века появляется много научных работ, в которых авторы предлагали централизовать работу по регистрации, классификации и архивному хранению документов. В частности было предложено прохождение документом две инстанции: центр (регистрация) и отдел (исполнение)5 . Однако, эти идеи противоречили «Общему учреждению министерств» 1811 года.

В «Положениях о письмоводстве и делопроизводстве в Военном ведомстве» 1911 года предусматривались изменения в организации документов: в отдельных случаях допускалось применение карточной формы регистрации. Для ускорения заполнения регистрационных форм рекомендовалось давать такой заголовок, который мог бы «служить готовой записью во входящий журнал6 »

Однако общая практика регистрации документов оставалась прежней. Многократность регистрации одного и того же документа на пути его движения к исполнению не способствовала быстрому решению вопросов.

Появившись в одном из ранних периодов документирования, регистрация документов сохранила свое назначение на протяжении многих лет вплоть до настоящего времени. Суть оставалась изначальной: регистрация укрепляла статус официального документа — быть подлинным доказательством закрепленной в нем информации.

Регистрация документов: значение и общие правила

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск информации и документов и отсюда – обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.7

Целью регистрации является обеспечение в системе делопроизводства учета документов, контроля и их поиска:

  1. Обеспечение сохранности документа;
  2. Обеспечение справочно-информационного поиска по документам;
  3. Сведения об объеме документооборота;
  4. Прохождение регистрации документа влияет на его юридическую силу.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него8 .

11 стр., 5019 слов

Организационная работа медицинской сестры в приемном отделении

... После регистрации пациента медсестра направляет его в смотровой кабинет для осмотра врачом и выполнения необходимых диагностических и лечебных процедур. Если больной доставлен в приёмное отделение ... без сопровождения родственников или без документов, сообщается в органы ГУВД. Устройство приёмного отделения больницы зависит от профиля стационара. Приёмное отделение состоит из следующих кабинетов: - ...

Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид подлинность.