В процессе деятельности учреждения всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды могут передаваться разными способами, в том числе машинным.
Документационное обеспечение организации регламентируется:
- × законодательными актами Российской Федерации в сфере информации и документации;
- × правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;
- × правовыми актами органов власти субъектов Федерации;
- × государственными стандартами на документацию;
- × унифицированными системами документации;
- × общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации;
- × Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
- × нормативными документами по организации управленческого труда и охране труда;
- × нормативными документами по организации архивного хранения документов.
Общие принципы организации документационного обеспечения управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации и Уголовного кодекса Российской Федерации. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д., определяется ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
В соответствии с Законом РФ «О стандартизации» утверждена единая Государственная система стандартизации, объединившая все стандарты, действующие на территории Российской Федерации. Самостоятельный раздел ее составляют государственные стандарты на унифицированные системы документации.
Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства»[16;220]. Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве[16;220]. Информация, которую несет документ, складывается из информационных элементов-реквизитов документа (адрес, текст, подпись и др.).
Базисные условия поставки их роль в организации и управлении ...
... курсовой работы является исследование базисных условий поставки и их роли в организации и управлении международными ... В базисных условиях определены обязанности продавца за установленную в контракте цену обеспечить доставку груза в определенную географическую точку или погрузить товар на транспортные средства, или передать его транспортной организации. ... документ Электронный документ Визуальный документ ...
Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Важной функцией документа является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека[22;230].
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.
Документ несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.
Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.) [16;220].
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию[16;220]. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.
Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например, учет — в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль — путем сбора сведений в письменном; виде, планирование — в виде различного рода планов и т. д. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации[13;142]. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).
Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1) [13;142].
Рис. 1. Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства[13;142].
2. Государственная система ДОУ
Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ «О Государственном гербе», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ и Положения о Государственной архивной службе России», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», значение которых для функционирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов.
Распорядительные документы
... три группы: 1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.); 2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.); 3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, ...
Остановимся далее на нормативных документах, имеющих для организации делопроизводственного процесса первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении учебного материала. Вот эти документы:
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).
Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.
ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов.
В рамках ЕГСД была разработана и внедрена унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) в составе государственных стандартов: ГОСТ 6.38-72 (Основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-образец).
В дальнейшем стандарты пересматривались (1988 г.) в связи с внедрением в делопроизводство вычислительной техники, а сама ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
Положения ЕГСДОУ распространялись уже на все виды управленческих документов. В 1991 г. ЕГСДОУ и была преобразована в Государственную систему документационного обеспечения управления — ГСДОУ.
В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).
ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Предшественниками данного стандарта являются упомянутые выше ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. На их базе, с учетом почти двадцатилетней практики использования, был разработан единый стандарт ГОСТ 6.38-90, который, однако, вследствие значительных социально-экономических изменений, произошедших в нашей стране в 90-х годах XX в., быстро устарел и был заменен вначале ГОСТ Р 6.30-97, а затем действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение).
Технико-криминалистическая экспертиза документов
... технико-криминалистической экспертизы документов, Объекты и система технико-криминалистического исследования документов Прежде чем рассмотреть эти вопросы подробно, уточним ряд понятий, в частности, понятие "документ", "реквизит документа", "юридический документ" и д. р. технико-криминалистической экспертизы документов. В широком смысле "документ" ...
Инструкция используется не только федеральными органами власти, она также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.
Правила детально освещают ряд делопроизводственных вопросов: требования к номенклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности документов и передачи их в архив, работа с документами в архивах[16;220].
Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Типовое положение излагает особенности документооборота данной категории документов: регистрацию, ведение картотеки, сроки исполнения, формирование дел и их архивное хранение.
Кроме того, действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой и некоторых других видах документации.
Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. В настоящее время, например, в почтовом обращении в России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Суть стандартизации заключается в установлении оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добровольных началах. Результаты разработки при этом могут оформляться в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или на их элементы (например, ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше, например, приводился ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
В стране, кроме того, действует унифицированная система банковской документации, унифицированная система документации по учету труда и его оплаты, унифицированная система первичной учетной документации и другие системы. Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.
Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.
Развитие науки и практики управления проектами в истории мирового ...
... экономики и менеджмента, Учебно-методический комплекс дисциплины, Управление проектами, Специальность:, СЕМИНАРСКИЕ ЗАНЯТИЯ Барнаул – 2010 ... торгов, Подготовка торгов ТК распространяет тендерную документацию среди всех потенциальных участников торгов за ... полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателю товар, предназначенный для предпринимательской деятельности или иных целей, не ...
По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (организационно-распорядительные), по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др[16;220]
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д. и т. п.
По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).
Черновик — документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника.
Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск — копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.
Контрольная работа: Определение процесса управления и регулирование ...
... стадиях управленческого процесса; 5) координация – функция менеджмента по ликвидации отклонений, возникших в ходе процесса производства и управления и приведению субъекта управления и объекта управления в равновесное состояние. 2. Регулирование деятельности организации, ...
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкет и таблиц.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.
Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например приказы по приему, переводу и увольнению персонала и др. документы16;220].
Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные [21;35].
Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.
Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.
В хозяйственной деятельности предприятий и организаций кроме того используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п.
3. Цель создания, содержание и применение государственной системы ДОУ
Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной. Она должна оформляться в соответствии с требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД); Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); действующих стандартов на организационно-распорядительную документацию (ГОСТ 6.38-90, ГОСТ 6.10.5-87)[17;23]
Ведения делопроизводства. Регистрация и учёт поступающих в организацию ...
... делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии. Состав организационно- распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами ...
Унифицированная система документации (УСД) — это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, которые обеспечивают документированное представленных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Цель создания УСД — сокращение количества документов, применяемых в деятельности организаций, учреждений и предприятий, установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных задач, сокращение трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также достижение информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве страны [17;23].
× классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях (в их числе Общероссийский классификатор управленческой документации — ОКУД);
- × классификаторы информации об организационных структурах (в их числе Общероссийский классификатор предприятий и организаций — ОКПО);
- × классификаторы информации о населении и кадрах.
«Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)» является наиболее полным межотраслевым документом по организации делопроизводства, устанавливающим единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
Основные положения этого документа получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации и пришедшей ей на смену Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России.
Нормативные документы по труду и охране труда служат основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объема выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий труда.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводству, рекомендованы для применения в федеральных органах исполнительной власти, учреждениях и общественных организациях, на предприятиях независимо от форм собственности для расчета норм времени, определения трудоемкости работ и численности работников, организации работы в службах документационного обеспечения управления.
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией как в традиционной форме на бумажном носителе, так и в условиях автоматизации управленческих процессов.
Документационное обеспечение управления государственного и муниципального управления включает полный цикл — создание (документирование), обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.
В число основных делопроизводственных функций системы управления входит[4;65]:
Общие вопросы организации работы социального работника
... участниками. Задачи работы: исследовать профессиональный портрет социального работника; изучить сущность и содержание основных принципов социальной работы; проанализировать состояние кадров социальной работы. 1.1. Кодекс социального работника как основа его практики. В практике социальной работы на протяжении ...
- × документирование;
- × обработка поступающей и передаваемой документации;
- × доведение документации до исполнителей;
- × регистрация, учет и хранение документов;
- × формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для данной организации;
- × копирование и размножение документов;
- × контроль исполнения документов;
- × передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.
× В зависимости от объемов документооборота организации ее делопроизводство может осуществляться централизованно (в одном подразделении — канцелярии, общем отделе, секретариате) или децентрализованного (рассредоточено по разным звеньям).
В практике чаще используется смешанная форма: наиболее важные для всей организации работы по документационному обеспечению управления персоналом выполняются в одном подразделении, остальные — во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой.
В управлении организацией используются следующие унифицирован ные системы документации[4;65]
o организационно-распорядительная система документации управления, включающая в качестве подсистем:
- × организационную документацию (устав, положение, правила, инструкции);
- × распорядительную документацию (постановление, приказ, распоряжение, решение);
- × справочно-информационную документацию (письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.);
- × документацию по личному составу (приказы по личному составу, трудовой договор (контракт), личный листок, личная карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.);
- × документацию по обращениям граждан;
- × плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.);
- × отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.);
- × документация по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и пр.
К организационно-кадровым документам относятся: документ о структуре и штатной численности; о штате и штатном расписании; положение о кадровой службе; положение о персонале; должностные инструкции по каждой должности. Структура и штатная численность закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ подписывается заместителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя организации.
В штате указывается наименование и количество должностей. В соответствии со штатом разрабатывается штатное расписание, в котором закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке организации, включающем следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту с указанием года, на который составлено расписание, подпись, гриф утверждения.
Наториат. Проблема организации нотариата в Российской Федерации
... организаций, например, указанными в ст.185 ГК РФ, ст.ст.37, 38 Основ законодательства РФ о нотариате. ... документы в простой письменной форме, путем принятия на себя гражданско-правовых дел бесспорного характера, уменьшая абсолютное количество дел в судах. 2) Недостаточное использование потенциала системы нотариата в правоохранительной сфере. Нотариат в ... Конституция Российской Федерации 1993г., Ст.2, ...
Текст штатного расписания составляется в табличной форме с указанием кодов и наименования структурных подразделений и должностей, количества единиц по штату, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам.
Штатное расписание разрабатывается организациями самостоятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных подразделений, главный бухгалтер, юридическая служба, заместители руководителя организации, подписывает заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью организации (или печатью организации).
Положение о персонале определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности всего состава работников. В нем отражаются вопросы организации деятельности учреждения, оплаты труда его работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязанности работников и руководства организации и ряд других, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом.
Положение о персонале принимается руководящими органами организации, при необходимости согласовывается с представителями трудового коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем организации.
Должностная инструкция — нормативный правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его функций, прав и обязанностей, ответственности и обеспечивающий условия его эффективной работы. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор (контракт) с работником. документационный обеспечение управление делопроизводство
Разработка должностной инструкции осуществляется кадровой службой в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, утвержденными приказом Минтруда РФ от 6 июня 1996 г. № 32. Проект должностной инструкции согласовывается с юрисконсультом, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации.
Руководитель структурного подразделения организации при поступлении работника обязан ознакомить его с должностной инструкцией под расписку с указанием даты ознакомления для придания документу юридической силы.
Срок хранения должностных инструкций после замены их новыми установлен в 3 года.
В практике работы с персоналом применяются и другие нормативные акты, которые регламентируют деятельность персонала, в частности описания должностей, спецификации должностей и др.
Правила внутреннего распорядка документ инструктивного характера, цель которого — способствовать укреплению трудовой дисциплины, совершенствованию организации труда, рациональному использованию рабочего времени. Документ может состоять из разделов [4;25]
- Общие положения.
- Порядок приема и увольнения работников организации.
- Права работников организации.
- Обязанности работников организации.
- Основные права и обязанности администрации организации.
- Рабочее время.
- Поощрение работников организации.
- Ответственность.
Распорядительная документация кадровой службы включает приказы, распоряжения, решения, регламентирующие трудовые правоотношения и сопровождающие процессы движения кадров в организации: прием, перевод и увольнение; предоставление отпусков; командирование.
Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр его передается работнику, другой хранится у работодателя.
В трудовом договоре могут предусматриваться испытание, неразглашение охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой или иной), обязанность работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение происходило за счет средств работодателя, и др.
Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, он считается заключенным на неопределенный срок.
Личная карточка работника — документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые сведения о работнике.
Личная карточка представляет собой типовую межведомственную форму Т-2, а для автоматизированных систем управления — машинно-ориентированный вариант этой карточки Т-2А, которая заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел. Для государственных и муниципальных служащих личные карточки имеют некоторые отличия от общепринятых форм.
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае если эта работа является для работника основной[2].
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение.
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона со ссылкой на соответствующую статью, пункт Кодекса или иного федерального закона.
Для учета использования рабочего времени работников и контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени ведутся Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12) и Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13).
В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших законодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.
Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.
Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора на основании которого действуют юридические лица[2]
Законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, согласно которым многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении установленного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы.
Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности).
В Положении «О федеральной архивной службе России» определены главные задачи архивной службы России (Росархив): «развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти, и органами государственной власти субъектов Российской Федерации… делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации»[13;25].
1. Российская Федерация. Конституция (1993).
— М.: Юрид. лит., 1993.
2. Тудовой кодекс Российской Федерации.
- Атаманчук Г.В. Государственное управление: организационно-функциональные вопросы. — М.: Экономика, 2000.
- Вершигора Е.Е.
Менеджмент: Учеб. пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Инфра-М, 2004.
6. Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник. — М.: Триада-ЛТД, 2001.
- Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. Человек, стратегия, организация, процесс: Учебник для экономических специальностей вузов. — М.: Изд-во МГУ, 1995.- 416 с.
8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — М.: Изд-во стандартов, 1998.
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Главархив СССР, 1991.
- Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов.
М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.
- Делопроизводство в общеобразовательном учебном заведении: Рекомендации и метод, материалы. РИПКРО, 2002.
- Документы и делопроизводство: Справ, пособие/ Сост.
М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2003.
14. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. М., 2003.
15. Корнеева А.П., Амелина A.M. Машинопись и основы делопроизводства. М.: Просвещение, 2001.
16. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство. М., 2001.
17. Основные правила работы архивов организаций. — М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002.
18. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. — М.: Научная книга, 1998.
- Первичные учетные документы по учету труда и его оплаты. Утверждены постановлением Госкомстата России от 05 января 2004г. № 1.
- Санкина Л.
В. Справочник по кадровому делопроизводству. — М.: МЦФЕР, 2003.
- Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. Автор-составитель М. И. Басаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2001.
- Управленческая документация.
Классификатор. — М.: Книга сервис, 2003.
- Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. — М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.
