Персональные данные как составная часть конфиденциальной информации

Курсовая работа

В XXI веке у человечества появляется множество новых объектов, нуждающихся в защите путем закрепления соответствующих норм в законе. Информация на сегодняшний день является основным объектом. На данный момент времени общество зависит от получаемых, обрабатываемых и передаваемых данных. По этой причине данные сами по себе приобретают высокую ценность. И чем больше цена полезной информации, тем выше ее сохранность.

В виду всего вышесказанного, закoнодательными актами как в России, так и зарубежных странах предусматривают большое количество норм, которые направлены на регулирование создания, пользования, передачи и защиты информации во всех ее формах.

Информация несущая в себе данные о личной, индивидуальной или семейной жизни человека обладает особой ценностью. Ст.2 Конституции Российской Федерации закрепляет основной принцип современного демократического общества: «Человек, его права и свободы являются высшей ценностью» Конституция РФ, ст.2. Соответственно и информация, затрагивающая непосредственно частные интересы человека должны уважаться и защищаться государством.

В повседневной жизни человека сохранность информации касающаяся его жизни зависит от него самого. Но совсем другая ситуация, когда мы обязаны предоставить данные о себе в соответствии с законом третьему лицу, а конкретно — работодателю. Работник в данной ситуации передает конфиденциальную информацию о себе на ответственное хранение. Далее за сохранность данных отвечает уже работодатель. Он обязан оберегать сведения о работнике от посягательств третьих лиц и нести ответственность за распространение указанных данных.

Цель моей работы заключается в выяснении персональных данных как составной части конфиденциальной информации.

Глава 1. Персональные данные

В соответствии с Федеральным законом «О персональных данных»: «Персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определенному на основании такой информации физическому лицу, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация» Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ « о персональных данных»//Российская газета.2006 №165

Указанный Федеральный закон установил критерии законности действий, связанных с обработкой персональных данных, а также пределы ограничения прав физических лиц — субъектов персональных данных в связи с обеспечение общественных интересов, безопасности государства и общества.

3 стр., 1091 слов

Роль правовой информации в жизни личности, общества, государства

... доступа; защита личной жизни, безопасности и надежности сетей; улучшенное управление спектром радиочастот; защита прав интеллектуальной собственности; координация государственных усилий; обеспечение доступа к государственной информации. В соответствии с этим ...

Следует отметить что действие этого закона не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также при обработке персональных данных, отнесенных к сведениям, составляющим государственную тайну.

Существуют специальные категории персональных данных, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

Биометрические персональные данные — это сведения, характеризующие физиологические особенности человека, на основе на основе которых можно установить его личность, например дактилоскопические данные (отпечатки пальцев), информация полученная на полиграфе. Биометрические персональные данные, за некоторым исключением, могут обрабатываться только при наличие согласия в письменной форме от физического лица.

1.1 Технология обработки персональных данных

Обработка персональных данных — это действие с ними, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, распространение, обезличивание, блокирование, и их уничтожение.

Использование персональных данных — это действия с ними, совершаемые оператором в целях принятия решения, или иные действия порождающие юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающие права и свободы этого субъекта или других физических лиц.

Распространение персональных данных — это действие, направленные на их передачу определенному круг лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к ним каким-либо иным способом.

Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить их принадлежность конкретному физическому лицу.

Блокирование персональных данных — временное прекращение их сбора, систематизации, накопление, использование, распространения, в том числе их передачи.

Уничтожение персональных данных — действие, в результате которых либо невозможно восстановить их содержание в АИС, либо уничтожаются материальные носители персональных данных.

Организация обработки персональных данных осуществляется оператором. Помимо организации и непосредственно обработки персональных данных, операторы определяют цели и содержание обработки. Оператор — это государственный орган, муниципальный орган, юридическое лицо, организующее и осуществляющее обработку данных , а также определяющие цели и содержания их обработки.

Не допускается обработка персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при их сборе, а также объединение созданных для несовместимых между собой целей баз АИС.

Обработка персональных данных может осуществляться оператором только с согласия субъектов персональных данных. Однако в отдельных случаях согласия субъекта на обработку не требуется, например при обработке кадровой документации в организации, где работает этот субъект.

Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить физическое лицо, не дольше чем этого требуют цели обработки этих данных.По достижению целей обработки или в случае утраты необходимости достижении этих целей последнее подлежит уничтожению.

8 стр., 3949 слов

Правовая природа персональных данных работника

... вопросе о правовой природе персональных данных работника: установить, какое место в системе действующих правовых образований занимает обозначенный информационный ресурс. В юридической литературе общественные отношения, складывающиеся по поводу обработки персональных данных работников ...

Обработка персональных данных должна осуществляться при следующих условиях.

Первое условие: оператор может выполнять ее только с согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда обработка осуществляется:

  • ь в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных (например, трудового договора или служебного контракта-для государственных служащих);
  • ь Для статистических или иных научных целей при условии обязательного их обезличивания — действия, в результате которых невозможно определить их принадлежность к конкретному субъекту персональных данных;
  • ь Для защиты жизни, здоровья или иных жизненного важных интересов субъекта персональных данных, при невозможности получения согласия.

ь Для доставки почтовых отделений организациями почтовой связи, для осуществления операторами электросвязи расчетов с пользователями за оказанные услуги связи;

  • ь В целях профессиональной деятельности журналиста либо в целях научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

— ь В целях опубликования в соответствии с законодательством о государственной службе, в том числе персональных данных о замещении государственных должностей, или должности государственной гражданской службе, в том числе персональных данных о замещающих государственные должности, или должности государственной гражданской службы. А также о кандидатах на выборные государственные и муниципальные должности.

Второе условие: если оператор на основании договора поручает обработку персональных данных другому лицу, существенным условием договора является обязанность обеспечения указанными лицом конфиденциальности этих данных и безопасности при их обработке.

1.2 Конфиденциальность персональных данных

Операторы, обеспечивающие обработку персональных данных, и третьи лица, получающие доступ к персональным данным, обязаны соблюдать их конфиденциальность, за исключением случаев:

  • ь Обезличивание персональных данных — действий, в результате которых становится невозможным определение принадлежности персональных данных конкретному физическому лицу;

— ь Использование общедоступных персональных данных, доступ к которым определен неограниченным кругом лиц и предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяются требования соблюдения конфиденциальности.

Общедоступными источниками персональных данных являются также источники, созданные в целях информационного обеспечения например справочники, адресные книги. В них, с письменного согласия субъекта персональных данных, могут быть указанны его фамилия, имя, отчество, год место рождения адрес, абоненский номер, и иная предоставленная им информация. В любое время эти сведения время эти сведения могут быть исключены из общедоступных источников персональных данных по требованию физического лица либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.

Конфиденциальность персональных данных- это обязательное для соблюдения операторами или иным получившим доступ к ним лицом требование не допускать их распрастранения без согласия физического лица или наличия иного законного основания. В случае, если оператор на основании договора поручает обработку персональных данных другому лицу, существенным требованием договора является обязанность обеспечения указанным лицом регламентированного доступа к персональным данным, их конфиденциальности и защите при обработке.

4 стр., 1693 слов

V002070 Брачный договор в российском и зарубежном гражданском и семейном праве

... семь параграфов, заключения и библиографического списка. I . Брачный договор в Российском законодательстве. §1.Субъекты брачного договора. Брак – это семейные, супружеские отношения между мужчиной и женщиной. На территории РФ ... браке и в случае его расторжения. Одной из целей, которая преследуется супругами при заключении брачного договора, является стремление защитить себя от материальных потерь в ...

Федеральным законом «О персональных данных» установлен запрет на обработку персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем установления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи, а также в целях политической агитации без получения предварительного согласия физического лица- субъекта персональных данных.

При выявлении неправомерных действий с персональными данными в обязанности оператора входит устранение допущенных нарушений в срок, не превышающей трех рабочих дней с даты такового появления. Если нарушения устранить невозможно, то оператор в указанный срок обязан уничтожить персональные данные. Если цель обработки персональных данных была достигнута, оператор обязан незамедлительно прекратить их обработку и уничтожить в срок, не превышающий трех рабочих дней с дат достижения цели их обработки.

О своем намерении начать обработку данных оператор обязан уведомлять уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных.

В уголовном кодексе Российской Федерации предусмотрена ответственность за незаконное собирание и распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную и семейную тайну.(ст.137), тайну переписки, телефонных переговоров и иных сообщений(ст.138), тайну голосования (ст.142), тайну усыновления(155).

Юридические и физические лица, владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации . Уголовный кодекс Российской федерации от 13.07.1996№63// собрание законодательства Российской федерации.1996 № 25 Ст.2954

1.3 Меры по обеспечению защиты персональных данных при автоматизированной обработке

Оператор при обработки данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий. Уголовный кодекс Российской федерации от 13.07.1996№63// собрание законодательства Российской федерации.1996 № 25 Ст.2954

Контроль и надзор за выполнением в АИС установленных Правительством Российской Федерации требований обеспечения безопасности персональных данных при обработке осуществляется федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области обеспечения безопасности, и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведками и технической защиты информации, — Федеральной службой по техническому и экспортному контролю.

Правительство Российской Федерации установило требования и меры по защите и обеспечению безопасности персональных данных при обработке в АИС. Постановление Правительства РФ от 17.11.2007г.№ 781 « Об утверждении Положения об обеспечении опасности персональных данных при обработке в информационных системах персональных данных» Российская газета.2007№260

9 стр., 4083 слов

Расторжение трудового договора по инициативе работника

... квалификации работников; по другим вопросам, предусмотренным законодательством, учредительными документами организации, коллективным договором.[3] Описывая общие положения о трудовом договоре, Трудовой Кодекс раскрывает содержание трудового договора, ... его регулирования. В данной курсовой работе рассмотрены вопросы расторжения трудового договора в свете законодательства. Выбор такой темы не является ...

1.4 Понятие персональных данных, их отграничение от другой информации

В Трудовом кодексе впервые появилась специальная глава, посвященная защите персональных данных работника (ст. 85-90).

Работодатель всегда собирал данные о личности работника. Для этой цели использовались «Личный листок» и различные анкеты, а также письменные характеристики и т.д. Однако официальная правовая регламентация обработки этих данных, доступная работнику, отсутствовала.

В ст. 85 ТК и последующих статьях настоящей главы применительно к трудовым отношениям получили конкретизацию конституционные положения о праве каждого на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. ст. 23 Конституции РФ

В Трудовом кодексе под персональными данными работника понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. ч.1 ст.85 ТК РФ

Легко заметить, что под это определение можно подвести любую информацию о работнике. И работодатели нередко собирают о сотруднике всю информацию, мотивируя это тем, что хотят иметь максимально полное представление о нем.

Довольно часто от работника требуют сообщить информацию о его семейном положении и ближайших родственниках, о жилищных условиях, состоянии здоровья, о фактах привлечения к уголовной ответственности, о наличии постоянной регистрации по месту жительства и многое другое. Но такого рода информация никаким образом не относится к трудовой деятельности работника. Наоборот, тем самым работодатель переходит тонкую грань, отделяющую персональные данные от сведений, составляющих тайну частной жизни, личную или семейную тайну гражданина.

Среди документов и материалов, содержащих информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями, основное место занимают:

1) документы, предъявляемые при заключении трудового договора ( ст. 65 ТК);

2) документы о составе семьи работника, необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных обязанностей;

3) документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с законодательством он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры;

4) документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и др.);

5) документ о беременности работницы и возрасте детей для предоставления матери установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций.

Среди персональных данных работника должны быть трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказы (распоряжения) об изменении условий трудового договора, его прекращении, а также приказы (распоряжения) о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, примененных к работнику. В период действия трудового договора среди персональных данных работника должна находиться его трудовая книжка. Е. Степанов. Персональные данные и их защита. // Кадровое дело. №9, 2003

4 стр., 1630 слов

Порядок хранения документов на предприятии

... билеты Документы по заключению коллективных договоров Бухгалтерские документы Планово-финансовые документы Печатные издания (книги, журналы, биллютени) Формы статистической отчетности Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично» Объяснительные записки Арбитражные и исковые документы документов должна ...

Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника информацию о его персональных данных, необходимо обратить внимание на очень важное ограничение — это целевой характер использования персональных данных. Обработка этого вида информации может производиться исключительно в целях, указанных в пункте 1 статьи 86 ТК РФ. Е. Степанов. Защита информации при работе с ЭВМ. // Кадровое дело. №2, 2001

1.5 Работа кадровой службы с персональными данными

В силу специфики своей деятельности обработкой персональных данных в организации занимается отдел кадров. Именно здесь «оседает» весь объем сведений о работниках. Вот почему процессы обработки, передачи и защиты конфиденциальной информации о работниках должны быть упорядочены, прежде всего, в этой службе.

Правила ведения конфиденциального делопроизводства должны применяться в первую очередь в отношении личных дел сотрудников, в которых содержатся персональные данные. Комплектация личных дел является наиболее сложной и ответственной работой, требует особой тщательности и аккуратности при оформлении. Каждое предприятие вправе самостоятельно решать вопрос о том, какие документы включать в состав личных. Работники отдела кадров должны помнить, что личные дела сотрудников должны храниться строго отдельно от всех других документов в закрывающихся шкафах или ящиках. Необходимо иметь в виду также то обстоятельство, что документы, включенные в состав личных дел, имеют разные сроки хранения. Для некоторых из них (приказов, личных карточек) установлены продолжительные сроки хранения и обязательное требование по их передаче в государственные архивы.

Отделу кадров целесообразно вести журнал учета, в который будут заноситься все факты ознакомления с персональными данными работников, а также информация о движении документов, включенных в личные дела, и самих личных дел. В таком журнале должны быть предусмотрены графы о дате выдачи и возврата документов (личных дел), сроке пользования, цели выдачи, наименовании выдаваемых документов (личных дел).

В присутствии лица, возвращающего личное дело, обязательно сверяется по описи наличие всех документов. Лица, получающие документы (личные дела) во временное пользование, не имеют права делать в них пометки, исправления, вносить новые записи, извлекать документы из личного дела или помещать в него новые.

Принципиальным требованием правил работы с персональными данными является установление личной ответственности сотрудников за неразглашение доверенной им конфиденциальной информации, за сохранность сведений, а также их носителей. В этой связи лицо, получившее право работать с персональными данными, должно принять на себя ряд обязательств: не разглашать доверенные им сведения, неукоснительно выполнять правила работы с персональными данными, обеспечивать надежное хранение носителей конфиденциальной информации.

Также следует незамедлительно сообщать уполномоченным лицам об утрате ключей, печатей и штампов, давать устные и письменные объяснения по фактам нарушения правил. В число ограничений входят также запреты на совершение определенных действий, могущих повлечь утрату носителей информации или разглашение конфиденциальных сведений, в частности, на передачу персональных данных лицам, не имеющим к ним доступа; на вынос документов из рабочего помещения без служебной необходимости и пр. Перечень указанных обязательств целесообразно отразить в Положении либо должностной инструкции специалиста.

32 стр., 15559 слов

Выпускной бакалаврской работы — «Взаимодействие сотрудников отдела

... отдела информации и общественных связей делается на становление положительной репутации полиции в глазах населения. В работе проанализирована большая часть этих проблем и предложены некоторые идеи по усовершенствованию работы пресс-службы УВД. Участие связей с общественностью в ... дипломной работы – отсутствие опубликованных материалов по теме общественных связей в силовых структурах. В дипломном ...

Более того, в соответствии с частью 3 статьи 57 Трудового кодекса условие о неразглашении работником сведений, составляющих охраняемую законом тайну, ставшую ему известной в связи с исполнением своих должностных обязанностей, может быть включено в трудовой договор с таким специалистом. В этом случае на работодателе лежит обязанность ознакомить работника с локальными нормативными актами предприятия, содержащими правила обработки и защиты персональных данных. Именно такая процедура доступа может быть использована в отношении специалистов кадровых служб.

Система защиты конфиденциальных сведений должна предусматривать проведение регулярных проверок наличия документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников, а также соблюдение правил работы с ними.

Как показывает опыт, применение только административных мер не гарантирует полноценную охрану конфиденциальных сведений. Надежность защиты зависит во многом от расстановки и внутрифирменного развития сотрудников. Кроме того, персонал — один из главных каналов утечки информации. Деятельность кадровой службы должна быть направлена на воспитание работников, допущенных к работе с персональными данными, выработку навыков работы с носителями конфиденциальной информации, закрытие бытовых каналов утечки данных. Здесь могут быть полезны индивидуальная беседа, предупреждение об ответственности, разъяснение юридических последствий разглашения информационных дел.

1.6 Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты

Конфиденциальность, сoхранность и защита персoнальных данных в oтделе кадров обеспечивается отнесением их к служебной тайне. Работа с персональными данными должна быть организована в строгом соответствии с требованиями к обработке и хранению информации ограниченного доступа. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания их или по истечении 75 — лет срока хранения, если иное не определено законом.

Персональные данные содержатся в документации отдела кадров. Это:

  • ь документы, связанные с подбором персонала;
  • ь документы, сопровождающие процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.);
  • ь материалы анкетирования, тестирования, проведения собеседований с кандидатами на должность;
  • ь трудовые договоры, соглашения, устанавливающие взаимоотношения сторон;
  • ь подлинники и копии приказов по личному составу;
  • ь личные дела и трудовые книжки сотрудников;
  • ь дела, содержащие основания к приказам по личному составу;
  • ь дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям и т.п.;
  • ь справочно-информационный банк данных по персоналу — учетно-справочный аппарат (картотеки, журналы, базы данных и др.);

— ь подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству предприятия, руководителям структурных подразделений и служб копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.

16 стр., 7858 слов

Порядок аудиторской проверки учредительных документов и формирования ...

... источники информации аудита учредительных документов и формирования уставного капитала; 2) рассмотреть этапы подготовки и планирования аудиторской проверки; 3) изучить порядок проверки учредительных документов организации ... расчетов с учредителями. Целью аудиторской проверки уставного капитала является формирование мнения о достоверности данных показателей бухгалтерской отчетности, отражающих ...

ь При работе с персональными данными сотрудниками отделов кадров должны соблюдаться следующие основополагающие принципы по их защите:

  • ь личная ответственность руководства предприятия и работников отдела кадров за сохранность и конфиденциальность сведений о работе отдела и персональных данных, а также о носителях этой информации;
  • ь разбиение (дробление) персональных данных между разными руководителями предприятия и работниками отдела кадров;
  • ь наличия четкой разрешительной системы доступа руководства предприятия и работников отдела кадров к документам, содержащим персональные данные;
  • ь проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников отдела и кадровых документов в подразделениях предприятия.

Главным здесь является четкая регламентация функций работников отдела кадров по разным видам документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз данных. Посторонние лица не должны знать распределение этих функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров. Под посторонними лицами понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники предприятия, функциональные обязанности которых не связаны с работой отдела кадров. Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников отдела.

Для этого первый руководитель предприятия должен издать приказ о закреплении за работниками отдела кадров определенных массивов документов, необходимого для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях. Должна также быть схема доступа работников отдела кадров и руководящего состава предприятия, структурных подразделений к документам отдела, введена личная ответственность указанных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы работник отдела кадров мог знакомиться с любыми документами и материалами отдела. Целесообразно, чтобы каждый из них был закреплен за определенной группой персонала предприятия и выполнял весь объем функций от подбора кандидата на вакантную должность до хранения документации.

В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников отдела (например, при болезни одного из них) издается соответствующее распоряжение начальника отдела кадров, в котором регламентируется характер изменений, их срок и дополнения к документам, делам и базам данных.

Следует соблюдать следующие особенности обработки и хранения документов.

Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров, а не в делопроизводственной службе.

Операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел выполняются одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников.

4 стр., 1890 слов

Свойства информации, сообщения и документа

... на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. В данной работе мы рассмотрим вопрос об информации, сообщение, документе и их свойствах. 1.Понятие и свойства информации и сообщения Информация (от лат. information —осведомлять) – глубокое, емкое понятие. ...

Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, помещаются не в личное дело сотрудника, а в специальное дело с грифом «Строго конфиденциально». Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику.

Материалы тестирования работающих сотрудников, их аттестации формируются в отдельное дело также с грифом строгой конфиденциальности. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для его изъятия и нового местонахождения. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются начальником и работником отдела кадров. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещена. Новые исправленные документы помещаются с ранее подшитыми.

Приказом первого руководителя предприятия должен быть установлен порядок выдачи и ознакомления руководящего состава с личными делами сотрудников. Личные дела могут выдаваться только на рабочие места первого руководителя предприятия, его заместителя по кадрам и начальника отдела (управления) кадров. Дела выдаются (в том числе начальнику отдела кадров или при наличии письменного разрешения — работнику отдела) под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений и включений в дело других документов или их подмены. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается.

Другие руководители предприятия могут знакомиться с личными делами (или при отсутствии личных дел — карточками формы Т-2) только непосредственно подчиненных им сотрудников; к справочно-информационному банку данных и другой документации отдела кадров они не допускаются. Ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется контрольной карточке личного дела. Работник предприятия вправе ознакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.

Не менее строгого контроля требует работа со справочно-информационным банком данных по персоналу предприятия (карточками, журналами и книгами персонального учета сотрудников).

Отчетная и справочная работа отдела формирует каналы несанкционированного получения и незаконного использования персональных данных. В связи с Тим первым руководителем устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе кадров. И, что особенно важно — определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф «конфиденциально» или «для служебного пользования». В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы подлинники этих документов после минования в них надобности возвращались в отдел кадров для включения в дело вместо В структурных подразделениях предприятия могут быть следующие документы, содержащие персональные данные:

ь журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотрудников (находится у работника, ведущего табельный учет, — табельщика),

ь штатное расписание (штатный формуляр) подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности (находится у руководителя подразделения),

ь дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися персонала подразделения (находится у табельщика).

Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и др.).

Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа. Не реже одного раза в год работники отдела кадров проверяют наличие этих дел в подразделениях, их комплектность, правильность ведения и уничтожения.

В отделе кадров дела, картотеки, учетные журналы и книги учета хранятся в рабочее и нерабочее время в металлических запирающихся и опечатываемых шкафах. Работникам не разрешается при любом по продолжительности выходе из помещения оставлять какие-либо документы на рабочем столе или оставлять шкафы незапертыми. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним дел и картотек. Трудовые книжки хранятся в сейфе. Оставлять на рабочем столе в нерабочее время документы, картотеки, служебные записи и другие материалы категорически запрещается.

Помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, т.к. посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности отдела кадров и физической безопасности работников отдела. Приемные часы должны быть разными для сотрудников предприятия и лиц, не входящих в эту категорию. В часы приема посетителей работники отдела не должны выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону.

На столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя. Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону или факсу. Ответы на правомерные письменные запросы других учреждений и организаций даются в письменной форме и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений.

Подбор персонала для работы в отделе кадров ведется с учетом требований, которые разработаны для должностей, связанных с владением и обработкой конфиденциальных сведений и документов. Здесь: анализ личностных и моральных качеств претендентов на должность; подписание обязательства о неразглашении защищаемых сведений; оформление приказом первого руководителя предприятия допуска к конфиденциальной информации; обучение правилам защиты конфиденциальной информации и регулярное инструктирование по отдельным вопросам защиты; контроль соблюдения действующих инструкций по работе с конфиденциальными документами.

Иными словами, порядок функционирования отдела кадров должен быть подчинен решению задач обеспечения безопасности персональных сведений, их защиты от разного рода злоумышленников Е. Ситникова. Дисциплинарная ответственность работника. // Кадровое дело. № 1, 2003..

1.7 Передача персональных данных работников

Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.

Работодатель не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.

В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение персональных данных работника либо отсутствует письменное согласие работника на предоставление его персональных сведений, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных.

Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций.

Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.

В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом или настоящим Положением на получение информации, относящейся к персональным данным работника, работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации, копия уведомления подшивается в личное дело работника.

персональный данное конфиденциальный информация

1.8 Защита информации при работе с ЭВМ

Утечка конфиденциальной информации от персональных ЭВМ может происходить по следующим каналам:

ь организационному каналу через персонал, злоумышленника, его сообщника, силовым криминальным путем,

ь побочных электромагнитных излучений от ЭВМ и линий связи,

ь наводок злоумышленником опасного сигнала на линии связи, цепи заземления и электропитания,

ь акустических сигналов,

ь через вмонтированные радио закладки, съема информации с плохо стертых дискет, ленты принтера.

Основным источником высокочастотного электромагнитного излучения является дисплей. Картинку дисплея можно уловить и воспроизвести на экране другого дисплея на расстоянии 200 — 300 м. Печатающие устройства всех видов излучают информацию через соединительные провода. Однако основным виновником утраты электронной информации всегда является человек.

Защита данных должна обеспечиваться на всех технологических этапах обработки информации и во всех режимах функционирования, в том числе при проведении ремонтных и регламентных работ. Программно-технические средства защиты не должны существенно ухудшать основные функциональные характеристики ЭВМ (надежность, быстродействие).

Организация системы защиты информации включает:

ь защиту границ охраняемой территории,

ь защиту линий связи между ЭВМ в одном помещении,

ь защиту линий связи в различных помещениях, защиту линий связи, выходящих за пределы охраняемой зоны (территории).

Защита информации включает ряд определенных групп мер:

ь меры организационно-правового характера: режим и охрана помещений, эффективное делопроизводство по электронным документам — внемашинная защита информации, подбор персонала,

ь меры инженерно-технического характера: место расположения ЭВМ, экранирование помещений, линий связи, создание помех и др.,

ь меры, решаемые путем программирования: регламентация права на доступ, ограждение от вирусов, стирание информации при несанкционированном доступе, кодирование информации, вводимой в ЭВМ,

ь меры аппаратной защиты: отключение ЭВМ при ошибочных действиях пользователя или попытке несанкционированного доступа.

Помещения, в которых происходит обработка информации на ЭВМ, должны иметь аппаратуру противодействия техническим средствам промышленного шпионажа. Иметь сейфы для хранения носителей информации, иметь бесперебойное электропитание и кондиционеры, оборудованные средствами технической защиты.

Комплекс программно-технических средств и организационных (процедурных) решений по защите информации от несанкционированного доступа состоит из четырех элементов:

  • ь управления доступом;
  • ь регистрации и учета;
  • ь криптографической;
  • ь обеспечения целостности.

Правильная организация доступа — управление доступом к конфиденциальной информации является важнейшей составной частью системы защиты электронной информации. Реализация системы доступа как к традиционным, так и электронным документам основывается на анализе их содержания, которое является главным критерием однозначного определения: кто из руководителей, кому из исполнителей (сотрудников), как, когда и с какими категориями документов разрешает знакомиться или работать. Любое обращение к конфиденциальному документу, ознакомление с ним в любой форме (в том числе случайное, несанкционированное) обязательно фиксируется в учетной карточке документа и на самом документе в виде соответствующей отметки и подписи лиц, которые обращались к документу. Этот факт указывается также в карточке учета осведомленности сотрудника в тайне фирмы.

Организуя доступ сотрудников фирмы к конфиденциальным массивам электронных документов и базам данных, необходимо помнить о его многоступенчатом характере.

Можно выделить следующие главные составные части доступа этого вида:

  • ь доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей станции;
  • ь доступ к машинным носителя информации, хранящимся вне ЭВМ;
  • ь непосредственный доступ к базам данных и файлам.

Доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей станции, которые используются для обработки конфиденциальной информации, предусматривает:

  • ь определение и регламентацию первым руководителем фирмы состава сотрудников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находится соответствующая вычислительная техника, средства связи;
  • ь регламентацию первым руководителем временного режима нахождения этих лиц в указанных помещениях;
  • персональное и временное протоколирование (фиксирование) руководителем подразделения или направления деятельности фирмы наличия разрешения и периода работы этих лиц в иное время (например, в вечерние часы, выходные дни и др.);
  • ь организацию охраны этих помещений в рабочее и нерабочее время, определение правил вскрытия помещений и отключения охранных технических средств информирования и сигнализирования;
  • определение правил постановки помещений на охрану;
  • регламентацию работы указанных технических средств в рабочее время;
  • ь организацию контролируемого (в необходимых случаях пропускного) режима входа в указанные помещения и выхода из них;
  • ь организацию действий охраны и персонала в экстремальных ситуациях или при авариях техники и оборудования помещений;
  • ь организацию выноса из указанных помещений материальных ценностей, машинных и бумажных носителей информации; контроль вносимых в помещение и выносимых персоналом личных вещей.

Безопасность информации в ЭВМ и локальной сети требует эффективной взаимосвязи машинной и внемашинной защиты конфиденциальных сведений. В связи с этим, важное актуальное значение имеет защита технических носителей конфиденциальной информации (машиночитаемых документов) на внемашинных стадиях их учета, обработки и хранения. Именно на этих стадиях особенно велика вероятность утраты машиночитаемого документа. Подобная проблема несущественна для носителей, содержащих открытую информацию. В основе обеспечения сохранности носителей электронных конфиденциальных документов, находящихся вне машины, в настоящее время эффективно используются зарекомендовавшие себя принципы и методы обеспечения безопасности документов в традиционной технологической системе.

Перед началом обработки информации на ЭВМ сотрудник обязан убедиться в отсутствии в помещении посторонних лиц. При подходе такого лица к сотруднику экран дисплея должен быть немедленно погашен.

В конце рабочего дня исполнители обязаны перенести всю конфиденциальную информацию из компьютера на гибкие носители информации, стереть информацию с жестких дисков, проверить наличие всех конфиденциальных документов (на бумажных, магнитных и иных носителях), убедиться в их комплектности и сдать в службу КД. Оставлять конфиденциальные документы на рабочем месте не разрешается. Не допускается также хранение на рабочем месте исполнителя копий конфиденциальных документов.

Лицам, имеющим доступ к работе на ЭВМ, запрещается:

ь разглашать сведения о характере автоматизированной обработки конфиденциальной информации и содержании используемой для этого документации,

ь знакомиться с изображениями дисплея рядом работающих сотрудников или пользоваться их магнитными носителями без разрешения руководителя подразделения,

ь разглашать сведения о личных паролях, используемых при идентификации и за оставлять магнитные носители конфиденциальной информации без контроля, принимать или передавать их без росписи в учетной форме, оставлять ЭВМ с загруженной памятью бесконтрольно,

ь пользоваться неучтенными магнитными носителями, создавать неучтенные копии документов.

После изготовления бумажного варианта документа его электронная копия стирается, если она не прилагается к документу или не сохраняется в справочных целях. Отметки об уничтожении электронной копии вносятся в учетные карточки документа и носителя и заверяются двумя росписями.

Хранение магнитных носителей и электронных документов должно осуществляться в условиях, исключающих возможность их хищения, приведения в негодность или уничтожения содержащейся в них информации, а также в соответствии с техническими условиями завода-изготовителя. Носители хранятся в вертикальном положении в специальных ячейках металлического шкафа или сейфа. Номера на ячейках должны соответствовать учетным номерам носителей. Недопустимо воздействие на носители теплового, ультрафиолетового и магнитного излучений.

Магнитные носители, содержащие конфиденциальную информацию, утратившую свое практическое значение, уничтожаются по акту с последующей отметкой в учетных формах.

С целью контроля и поддержания режима при обработке информации на ЭВМ необходимо:

ь периодически проводить проверки наличия электронных документов и состава баз данных,

ь проверять порядок ведения учета, хранения и обращения с магнитными носителями и электронными документами,

ь систематически проводить воспитательную работу с персоналом, осуществляющим обработку конфиденциальной информации на ЭВМ,

ь реально поддерживать персональную ответственность руководителей и сотрудников за соблюдение требований работы с конфиденциальной информацией на ЭВМ,

ь осуществлять действия по максимальному ограничению круга сотрудников, допускаемых к обрабатываемой на ЭВМ конфиденциальной информации и праву входа в помещения, в которых располагаются компьютеры, для обработки этой информации.

1.9 Контроль защиты информации

Взаимопонимание между руководством фирмы и работниками не означает полной свободы в организации рабочих процессов и желании выполнять или не выполнять требования по защите конфиденциальной информации. С этой целью руководителям всех рангов и службе безопасности следует организовать регулярное наблюдение за работой персонала в части соблюдения ими требований по защите информации.

Основными формами контроля могут быть:

  • ь аттестация работников;
  • ь отчеты руководителей подразделений о работе подразделений и состоянии системы защиты информации;
  • ь регулярные проверки руководством фирмы и службой безопасности соблюдения работниками требований по защите информации;
  • ь самоконтроль.

Аттестация работников представляется одной из наиболее действенных форм контроля их деятельности как в профессиональной сфере (исполнительность, ответственность, качество и эффективность выполняемой работы, профессиональный кругозор, организаторские способности, преданность делу организации и т. д.), так и в сфере соблюдения информационной безопасности фирмы.

В части соблюдения требований по защите информации проверяется знание работником соответствующих нормативных и инструктивных документов, умение применять требования этих документов в практической деятельности, отсутствие нарушений в работе с конфиденциальными документами, умение общаться с посторонними лицами, не раскрывая секретов фирмы и т.д.

По результатам аттестации издается приказ (распоряжение), в котором отражаются решения аттестационной комиссии о поощрении, переаттестации, повышении в должности или увольнении сотрудников. Аттестационная комиссия может также выносить определение об отстранении сотрудника от работы с информацией и документами, составляющими секреты фирмы.

Другой формой контроля является заслушивание руководителей структурных подразделений и руководителя службы безопасности на совещании у первого руководителя фирмы о состоянии системы защиты информации и выполнении ее требований работниками подразделений. Одновременно на совещании принимаются решения по фактам нарушения работниками установленных правил защиты секретов фирмы.

Формой контроля являются также регулярные проверки выполнения сотрудниками (в том числе хорошо работающими) правил работы с конфиденциальной информацией, документами и базами данных.

Проверки проводятся руководителями структурных подразделений и направлений, заместителями первого руководителя и работниками службы безопасности.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (внезапными).

Внезапные проверки проводятся при возникновении малейшего подозрения о разглашении или утечке информации.

Самоконтроль состоит в проверке самими руководителями и исполнителями полноты и правильности выполнения ими действующих инструктивных положений, а также в немедленном информировании службы безопасности и непосредственного руководителя о фактах утери документов, утрате по какой-либо причине ценной информации, разглашении лично или другими сотрудниками сведений, составляющих секреты фирмы, нарушении работниками порядка защиты информации.

При работе с персоналом фирмы следует сосредоточивать внимание не только на сотрудниках, работающих с конфиденциальной информацией. Под контролем должны находиться также лица, не имеющие доступа к секретам фирмы. Следует учитывать, что эти работники могут быть посредниками в действиях злоумышленника: в проведении электронного шпионажа, создании условий для хищения документов, снятии с них копий и т.п.

Кроме того, необходимо помнить, что работники, владеющие конфиденциальной информацией, вынуждены действовать в рамках требований, регламентированных инструкцией по обеспечению режима конфиденциальности. Ограничение свободы человека в использовании информации может приводить к стрессам, нервным срывам. Сохранение чего-то в тайне противоречит потребности человека в общении путем обмена информацией. В связи с этим особенно важно, чтобы психологический настрой коллектива и отдельных работников всегда находился в центре внимания руководства фирмы и службы безопасности.

В случае установления фактов невыполнения любым из руководителей или работников требований по защите информации к ним в обязательном порядке должны применяться меры порицания и наказания в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка. Важно, чтобы наказание было неотвратимым и своевременным, не взирая на должностной уровень работника и его взаимоотношения с руководством фирмы.

Одновременно с виновным лицом ответственность за разглашение сведений, составляющих секреты фирмы, несут руководители фирмы и ее структурных подразделений, направлений деятельности, филиалов, т.к. они полностью отвечают за разработку и реализацию мер, обеспечивающих информационную безопасность всех видов деятельности фирмы.

Информационная база для контроля работы персонала, владеющего конфиденциальной информацией, формируется на основе анализа степени осведомленности работников в секретах фирмы. Эта работа входит в состав комплексного аналитического исследования по поиску и обнаружению каналов утраты персоналом конфиденциальной информации.

Объектами комплексного аналитического исследования являются: выявление, классификация и постоянное изучение источников и объективных каналов распространения конфиденциальной информации, а также обнаружение и анализ степени опасности источников угрозы информации. Важен превентивный контроль безопасности ценной информации.

Одновременно подлежат специальному (экстремальному) учету все замеченные несанкционированные или ошибочные действия персонала с документами и информацией, нарушения системы доступа к информации и правил работы с конфиденциальными документами и базами электронных данных. Подобные факты подлежат оперативному, тщательному сравнительному анализу, а результаты анализа должны докладываться непосредственно первому руководителю фирмы.

В целях превентивного контроля рекомендуются следующие учетные и аналитические действия по отношению к персоналу, который обладает или может обладать конфиденциальной информацией:

  • ь анализ реального состава известной персоналу конфиденциальной информации и динамики ее распределения по структурным подразделениям фирмы;