Трудовые правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотру дника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.
Документацию по личному составу (персоналу, кадрам) можно классифицировать на четыре группы:
- документация, связанная с комплектованием персонала организации;
- документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;
— документация, связанная с выполнением работником требований дисциплины;
- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работн
В кадровой службе в процессе документирования учета и отчетности решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих различные персональные данные по всем аспектам управления трудовым коллективом.
Процесс документирования процедур трудовой деятельности работников связан с осуществлением достаточно большого числа операций, включая оценку достоверности представленных документов, а также различных методов психологического анализа личности работника.
Глава 1. Характеристика и документирование основных этапов трудовой деятельности работников
1.1 Оформление документов при поступлении на работу
Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, Рис. 1. Последовательность документирования при приеме на работу
Резюме в настоящее время, наряду с объявлениями в средствах массовой информации, предложениями кадровых агентств, являются наиболее операти вным и экономичным способом выявления претендентов, желающих поступить на работу в организацию на вакантную должность.
Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.
По содержанию резюме может выглядеть следующим образом:
Рис. 2. Макет оформления резюме, Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный р
Рис. 3. Примерная форма заявления о приеме на работу
Реферат резюме юриста
... характеризуется четкостью, использованием присущего отдельной отрасли науки понятийного аппарата. Содержание резюме Резюме должно содержать : четко очерченную цель работы, указание на объект исследования, суть применяемых методов, важнейшие результаты ...
При приеме на работу кроме письменного заявления администрация обяз
- трудовой книжки, а если данное лицо поступает на работу впервые, — справки о последнем занятии, выданной по месту жительства;
- паспорта;
- военного билета (для военнослужащих).
При оформлении на работу, требующую специальных знаний, необходимо предъявление диплома или иного документа о получении образования и пр офессиональной подготовке.
При поступлении на работу лиц от 14 до 15 лет от них требуется предъявление свидетельства о рождении.
Если гражданин РФ принимается на государственную службу в федеральные органы, он обязан представить сведения о своем имущественном положении, а также ряд других документов.
Право поступления на госслужбу имеют граждане РФ не моложе 18 лет, владеющие государственным языком, имеющие профессиональное образование и отвечающие требованиям, установленным Федеральным законом для государственных служащих.
Для привлечения на работу иностранных граждан необходимо получение разрешения Федеральной миграционной службы России. Разрешения выдаются, как правило, на срок от одного года. Российские граждане на занятие вакантных мест имеют приоритет перед иностранными.
Общий порядок приема на работу предусматривает ознакомление поступающего работника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, правилами охраны труда, а также другими необходимыми сведениями и его обязанностями. Проводится инструктаж по технике безопасности, гигиене труда, противопожарной охране.
В связи с тем, что согласно ТК РФ среди документов, необходимых при поступлении на работу, не значится анкета, работодатель не вправе требовать ее заполнения. Однако если поступающий не возражает против того, чтобы с ообщить дополнительные сведения о себе, служба управления персоналом от этого только выигрывает.
Действующее законодательство предусматривает в отдельных случаях предоставление дополнительных документов при приеме на работу. Например, при проведении конкурса на замещение вакантных должностей в вузах от конкурсантов требуется письменная служебная характеристика с последнего места работы, при приеме на работу инвалидов должна быть представлена трудовая характеристика МСЭК. В некоторых случаях законодательство предусматривает администрации право требовать от принимаемых на работу предоставления сведений о противоэпидемических иммунизациях, а также о нахождении на учете в наркологических и психоневрологических диспансерах.
В последнее время некоторые организации проводят тестирование или другие мероприятия с целью уточнения пригодности принимаемого работника к должности. Поскольку такие испытания при приеме на работу не предусмотрены действующим законодательством, можно рекомендовать, в случае затруднительности определения деловых качеств работника, принимать претендента на должность с испытательным сроком.
Испытание не устанавливается при приеме на работу: лиц, не достигших восемнадцати лет; молодых рабочих по окончании профессионально-технических учебных заведений; молодых специалистов по окончании высших и средних специальных учебных заведений; инвалидов Отечественной войны, направленных на работу в счет брони. Испытание не устанавливается также при приеме на работу в другую местность.
Испытание не может быть установлено и для руководителей, избранных на должность, для лиц, поступающих на выборные должности и по конкурсу, а также для работников, направленных на работу по окончании аспирантуры с отрывом от производства.
Контрольная работа: Основные нормативно-технические документы ...
... организаций. безопасность транспортный охрана труд 1. Правовые основы обеспечения безопасности и охраны труда 1.1 Основные документы, регламентирующие безопасность дорожного движения Основными документами, ... охраны труда, службой подготовки кадров обучение, проверку знаний по безопасности труда на транспорте и порядок допуска работников к выполнению работ. ... отдыха водителей. Госком по труду и вопросам ...
При приеме на работу временных работников испытание не устанавливае
Срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом, — шести месяцев.
Если в трудовом договоре или в приказе о приеме на работу не оговарив
Запрещается совместная служба на одном и том же государственном или муниципальном предприятии, в учреждении, организации лиц, состоящих между собой в близком родстве или свойстве, если их служба не связана с непосредственной подчиненностью или подкон6трольностью одного из них другому.
Анкета составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.
Приказ о приеме на работу заполняется на основе предъявленных докуме
Указанные формы применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту).
Составляются инспектором отдела персонала или другим лицом, ответственным за прием на работу.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указывается наименование структурного подразделения, профессия (должность), испыт ательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или Т-2 ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет на каждого работника.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Все записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой предприятия, организации после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока. Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке.
Заключение трудового, Трудовой договор (контракт) должен иметь следующие реквизиты: назв, Оформление документов о приеме на работу заканчивается составлением личного дела.
Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся, как правило, на руководителей организации и ее структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работников. Личные дела содержат следующие документы:
- заявление о приеме на работу;
- приказ (распоряжение) о приеме на работу;
— анкету и автобиографию (составляются по взаимному согласию сторон);
- резюме;
- копии документа об утверждении в должности (в отдельных случаях);
- характеристики или рекомендательные письма;
- трудовой договор (контракт);
- аттестационные листы;
- список научных трудов и изобретений;
- приказы (распоряжения) о перемещении работника;
- справки разного рода о данном работнике;
- приказы (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (контакта).
20 стр., 9931 слов
Организация работы социальных центров с обращениями граждан
... о процессах, происходящих в обществе, об отношении граждан к органам государственной власти. Цель работы – выявить особенности организации работы с обращениями граждан Исходя из поставленной цели необходимо решить ... раскрывается их классификация. Во второй главе описывается порядок работы с обращениями граждан, а именно их прием, первичная обработка, порядок рассмотрения и принятие решений. В ...
Особенность подготовки и хранения личных дел государственных служащих заключается в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые места работы государственной службы. Ведения нескольких личных дел одного и того же государственного служащего быть не должно.
Личное дело работника содержит внутреннюю опись документов.
Личное дело — документ длительного хранения (75 лет).
Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором отдела персонала, ответственным за их ведение.
1.2 Состав процедур и документирование перевода сотрудников на другую работу
Документирование перевода, Технологическая цепочка включает следующие процедуры:
— предварительную договоренность о переводе заинтересованных сторон — работника и работодателя (в лице руководителя организации и руководителей структурных подразделений);
— написание работником заявления с просьбой о переводе и передача его структурного подразделения, в котором он работает (обычно при переводе по инициативе работника);
— написание руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, представления или докладной записки о переводе работника (обычно при переводе по инициативе работодателя);
— согласование (визирование) заявления и представления (докладной записки) с руководителями функциональных структурных подразделений — планово-финансовым подразделением, кадровой службой и другими, заместителем первого руководителя, ответственного за работу с персоналом;
— передачу заявления работника и представления (докладной записки) первому руководителю организации для принятия решения (резолюции);
— при положительном решении вопроса — обсуждение сторонами содержания контракта, при необходимости — внесение в текс дополнений или изменений, согласование их с юрисконсультом организации, оформление и подписание контракта;
— составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о переводе; при необходимости — согласование черновика приказа с руководством организации и структурных подразделений;
— визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдачу по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
— информирование руководителей структурных подразделений о факте перевода работника и необходимости внесения соответствующих изменений в табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12 или Т-13);
Увольнение по инициативе работника
... трудового договора, работник подлежит увольнению. При этом расторжение трудового договора означает его прекращение лишь по инициативе работника, инициативе администрации или по требованию профсоюзного ... просит работник. По истечении срока предупреждения об увольнении работник вправе прекратить работу, а администрация предприятии, учреждения, организации обязана выдать работнику трудовую ...
- внесение необходимой записи в дополнение к личному листку учета кадров;
- внесение необходимых записей о переводе работника
- внесение необходимых изменений в первичные бухгалтерские документы;
- внесение соответствующей записи в трудовую книжку.
Заявление о переводе имеет следующую форму, например:, Научно-технический отдел
ЗАЯВЛЕНИЕ Акционерного общества «Тема»
24.01.2000 господину Николаеву Р.Б.
(Место для резолюции)
Прошу перевести меня на должность заведующего сектором технической документации научно-технического отдела в связи с вакантным характером этой должности и наличием у меня профильного образования.
Инженер отдела (роспись, расшифровка росписи)
или
Прошу перевести меня на должность инспектора в связи с окончанием Московской финансовой академии по специальности «Налогообложение» с присвоением квалификации «менеджер».
Представление к переводу (назначению) на другую должность содержит основные анкетные данные сотрудника, указание места работы и должности, оценку деловых качеств, профессиональных способностей, стаж работы в данной организации, оценку производственной деятельности, повышение профессионального уровня, объективных оснований для перевода на другую должность.
Представление готовит, подписывает и адресует руководителю организации руководитель структурного подразделении, где работает сотрудник. Представление согласовывается с руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, с кадровой службой и другими заинтересованными функциональными подразделениями.
Если должность, на которую переводится (назначается) сотрудник, входит в должность вышестоящего органа управления, представление оформляется на общем бланке и отправляется в этот орган за подписью первого руководителя организации и при необходимости — руководителя профсоюзного органа. Одновременно оформляется комплект документов личного дела в соответствии с процедурой назначения на должность.
При переводах внутри организации часто вместо представления составляется докладная записка, аналогичная по содержанию представлению.
Представление или докладная записка сопровождает, как правило, перевод работника по инициативе руководства организации. Однако перевод по инициативе работника исключает возможности одновременно с заявлением составления представления, докладной записки.
В процессе отбора кандидатур для назначения на вакантную должность переводом выполняются те же процедуры или основная их часть, которые сопровождают процесс приема на работу.
При положительном решении (резолюции) полномочного руководителя организации о переводе согласовывается, оформляется и подписывается новый трудовой договор. Действующий трудовой договор аннулируется. Аннулирование трудового договора осуществляется путем проставления в нем отметки о заключении нового договора с указанием его даты, номера и росписи руководителя кадровой службы.
В традиционном приказе по личному составу пункт о переводе должен структурно включать: обозначение распорядительного действия (перевести), фамилию, имя, отчество работника, наименование должности (профессии, специальности) и места работы сотрудника до перевода, фразу «сего согласия», вид перевода, наименование должности (профессии, специальности) и места работы после перевода, дату перевода, размер заработной платы и другие существенные условия труда, изменяющие содержание трудового договора (льготы и преимущества, сменность и т.п.).
Гарантии и компенсации работникам, связанные с расторжением трудового договора
... должности). Гарантии, установленные при заключении трудового договора, в частности возможность обжаловать в суд отказ в заключении трудового договора, являются способом защиты прав работника. ... имущества организации как основание увольнения только в отношении руководителя организации, его ... увольнение с работы» равнозначен термину «прекращение трудового договора (контракта)». В этом реферате ...
Такой пункт может формулироваться и как назначение на должность, но с обязательным указанием, что назначение осуществляется переводом.
Основание к пункту приказа о переводе являются: изменение к трудовому договору (контракту), заявление, представление, докладная записка с указанием даты и автора, резолюция руководителя и др.
Например:
«2. ПЕРЕВЕСТИ:
2.1. Петрова Георгия Алексеевича, старшего экономиста планово-финансового отдела, с его согласия, на должность ведущего специалиста того же отдела с 16.01.2000 с окладом по 13-му разряду ЕТС.
Основание: контракт от _____№_____, заявление Г.А. Петрова от_____ с резолюцией
С приказом ознакомлен: роспись, дата».
Переводы на другую работу оформляются индивидуальным приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-5 (приложение 4) или № Т-5а (приложение 5).
Эти формы имеют сопоставимый состав основных информационных показателей, характеризующих вид перевода, причину перевода, существенные условия труда на прежнем и новом месте работы (цех, отдел, участок, категорию персонала, профессию, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки и т.п.).
Эти данные заверяются (визируются) подписями двух начальников структурных подразделений (цеха, отдела).
Предусматривается обязательная роспись работника, подтверждающая его согласие с переводом. Унифицированная форма не содержит реквизитов, отражающих процедуру перевода, и требует составления дополнительных документов: заключения медицинского осмотра, листка прохождения инструктажей, справки о несданных материальных ценностях и др.
Таким образом, перевод сотрудников на другую работу не связан с сопоставлением и оформлением значительного количества документов. Однако аналитические операции по выявлению наиболее достойных кандидатур для перевода должны характеризоваться обоснованностью и учитывать реальные способности этого лица.
1.3. Документировани
Технологическая цепочка прекращения действия трудового договора с работником (его увольнения) может быть представлена в обобщенном виде следующим образом:
— составление инициативного документа об увольнении: заявления работника (при увольнении по собственной инициативе) или докладной записки руководителя структурного подразделения или руководителя кадровой службы (при увольнении по окончании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя);
— передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визирования и направления в кадровую службу;
— передача заявления или докладной записки в кадровую службу;
- ознакомление с докладной запиской работника;
- проставление им росписи ознакомления;
- проведение с увольняющимся по собственной инициативе работником собеседования в кадровой службе с целью выяснения причины увольнения и нового места работы;
- составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имя первого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяемой при увольнении статьи Трудового кодекса;
- передача заявления, докладной записки и при необходимости — служебной записки первому руководителю организации или его заместителю для принятия решения;
- принятие первым руководителем решения по увольнению работника, нанесение резолюции на заявление или докладной записке;
- при увольнении по инициативе работодателя составление в кадровой службе обращения в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнении работника;
- подписание обращения первым руководителем организации;
- получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или решения о согласии на увольнении работника;
- прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов, дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях — составление соответствующего акта приема;
- заполнение обходного листа;
— составление сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (формы № Т-8 или Т-8а); распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости — согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, профсоюзным органом;
Дипломная работа предмет трудового права
... нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права, с участием профсоюзных и иных представительных органов, создаваемых работниками; с участием трудовых коллективов (работников). Методические указания Система локального ... трудового права, все они должны соответствовать ТК РФ. Одной из сложных проблем, получившей решение в ТК РФ, остается вопрос разграничения полномочий по предметам ...
— визирование приказа, подписание приказа руководством организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
— внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;
- внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную карточку;
— внесение необходимых отметок в табель рабочего времени и расчета заработной платы и бухгалтерские документы;
- сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации;
— получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; роспись за получение трудовой книжки.
Процедура увольнения, освобождения от должности по собственной, Работник пишет заявление, которое оформляется в качестве самостоятельного документа, например:, Научно-технический отдел
ЗАЯВЛЕНИЕ Акционерного общества «Тема»
09.01.2000 господину Сидорову М.Ю.
(место для резолюции)
Прошу освободить меня от должности старшего инженера отдела с 23.01.2000 по собственному желанию в связи с поступлением в очную аспирантуру.
Старший инженер отдела (Роспись, расшифровка росписи)
В заявлении и приказе (распоряжении) указывается причина увольнения и дата окончания работы. В отдельных случаях для ускорения процедуры увольнения к заявлению прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: учебного заведения, справка медицинского учреждения и т.д. Срок предупреждения об увольнении исчисляется с даты, следующей за днем подачи заявления об увольнении.
Желательно, чтобы причина «по собственному желанию» была раскрыта, т.е. сообщена реальная мотивировка увольнения, в том числе неудовлетворенность работой, конфликт с руководством, территориальная отдаленность места работы от места жительства и др. Такие сведения необходимы руководству организации и кадровой службе для выявления и анализа причин текучести кадров. С этой целью во многих организациях ведется анкетирование увольняющихся.
Конституционное право на труд и самозащита работниками своих трудовых прав
... и работникам, и работодателям основные положения законодательства в сфере труда. Допускаемые работодателем нарушения законных прав и интересов работников приводят к возникновению споров, требующих своего разрешения. В своей работе я уделила внимание анализу причин нарушений, раскрыла свободы ...
Процедура увольнения по причине окончания срока действия трудового договора в принципе соответствует процедуре увольнения по собственной инициативе или в исключительных случаях процедуре увольнения по инициативе работодателя.
Исходными документами для рассмотрения вопроса о прекращении трудового договора по инициативе работодателя и в некоторых случаях при возникновении обстоятельств независящих от воли сторон, являются докладная записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершение иного дисциплинарного проступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.
В указанных случаях до издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником должно быть получено согласие профсоюзного органа на увольнение работника.
Отдел кадров готовит обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические данные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излагаются мотивы увольнения и по какой статье Трудового кодекса. Представление подписывает первый руководитель организации.
Решение профсоюзного органа о согласии или несогласии на увольнение передается в отдел кадров в виде заверенной выписки из протокола или решение этого органа. Решение профсоюзного органа о согласии на увольнение является основанием для издания приказа об увольнении.
Кроме того, основанием для увольнения работника могут служить: приказ вышестоящего органа управления о переводе работника на другое предприятие, решение аттестационной комиссии или учетного совета, приговор суда и другие документы, а также факт смерти работника.
При увольнении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру вышестоящего органа управления, составляется представление об освобождении от должности, которое вместе с заявлением об увольнении и другими документами направляется в этот орган для рассмотрения и издания соответствующего приказа.
Приказ о расторжении трудового договора должен быть издан до истечения срока предупреждения, так как в день увольнения работнику должна быть выдана оформленная трудовая книжка, произведен расчет по заработной плате. Днем увольнения считается последний день работы. Не разрешается задерживать выдачу работнику трудовой книжки по каким-либо мотивам, например отказа сдать материальные ценности. В этом случае гражданин вправе потребовать оплаты за просроченные дни.
Традиционный текстовый приказ об увольнении часто входит в качестве пункта в сложный приказ по личному составу. Пункт формулируется следующим образом: обозначение распорядительного действия (освободить, уволить), фамилия, имя, отчество, должность (профессия, специальность), место работы, дата увольнения, причина и номер статьи по Трудовому кодексу. В основании указываются: вид инициативного документа и его дата и дата других документов, сопровождавших процедуру увольнения (заявление, контракт, решение профсоюзного органа и т.п.).
Правовой статус работника как субъекта трудового права
... изучения работника как субъекта трудового права. Объектом данной работы является правовой статус работника в трудовых правоотношениях. Предметом исследования является работник – субъект трудового права. Основной проблемой данной курсовой работы является неоднозначность в определении правового статуса работника как субъекта трудового ...
Например:
«3. УВОЛИТЬ:
3.1. Антипову Ольгу Николаевну, секретаря-референта отдела информации, 19.01.2002 в связи с истечением срока трудового договора, п. 2 ст. 58 ТК.
Основание: трудовой договор от______№_______, С приказом ознакомлена: роспись, дата».
Факт прекращения действия трудового договора с работником может документироваться приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-8 (приложение 6) или Т-8а (приложение 7).
Эти формы имеют практически те же содержательные элементы, что и пункт об увольнении в традиционном приказе.
Стабильность кадрового состава организации наравне с другими серьезными преимуществами является важнейшим условием успешной защиты конфиденциальной информации. Миграция специалистов — самый трудноконтролируемый канал утраты информации. Вместе с тем полностью избежать увольнений сотрудников не представляется возможным.
Глава 2. Процесс документирования учета и отчетности по кадрам
2.1 Трудовая книжка как основной документ трудовой деятельности
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовым стажем работника. Трудовая книжка не предъявляется лишь при оформлении на работу по совместительству и по трудовому соглашению (договору подряда).
Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.
Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.
В трудовую книжку вносятся:
— сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение
- сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством;
- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях (приложение 11).
Взыскания в трудовую книжку не вписываются, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Заполнение трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых расположено предприятие, организация, и на официальном языке РФ.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенным работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
В приложении
Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжке. Фамилия, имя и отчество и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.
Образование — среднее, среднее специальное и высшее — указывается только на основании документов., Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия, на котором впервые заполнялась трудовая книжка.
Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании документов и со ссылкой на номер и дату этих документов.
В графе 3 «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 пишется: «Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство» с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного звания.
В трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись:
— о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;
— о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, руководство предприятия по месту работы вносит запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в общий непрерывный трудовой стаж.
Перевод на другую постоянную работу в том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.
Перевод на другую работу в той же организации по инициативе работодателя, то есть изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, а равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо в другую местность вместе с организацией допускается только с письменного согласия работника.
Не является переводом на другую постоянную работу и не
Для того, чтобы сделать правильную запись в трудовой книжке необходимо привести статью и пункт Трудового кодекса Российской Федерации, в соответствии с которыми производится увольнение.
Основаниями прекраще
1) соглашение сторон (ст. 78);
2) истечение срока трудового договора (п.2 ст. 58), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
3) расторжение трудового договора по инициативе работника (ст. 80);
4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя (ст. 81);
5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу;
6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (ст. 75);
7) отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (ч. 2 ст. 72);
10) обстоятельства, независящие от воли сторон (ст. 83);
11) нарушение установленных федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (ст. 84).
Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.
При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника.
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (приложение 9).
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
На предприятиях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
— приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номер каждого бланка);
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личной карточке (№ Т-2) и в книге учета.
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
— сведения об общем и непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
— сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.
2.2 Унифицированная форма карточки № Т-2
В процессе документирования учета и отчетности в кадровой службе решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих многообразие персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом. Стадии этого процесса, как правило, носят технический или формально-логический характер и выполняются с использованием трудоемкой традиционной (ручной) технологии или автоматизированными методами. При любой применяемой технологии процесс включает в себя следующие стадии:
- формирование учетных массивов информации;
— обновление учетных массивов, внесение изменений и дополнений в учетные персональные данные работников (ведение учетных массивов);
— составление регламентированной отчетности по кадрам и выдачу справочной и справочно-аналитической информации по разовым запросам.
Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.
В основе формирования справочного картотечного учетного аппарата лежат заполнение граф и зон традиционных или электронных учетных карточек различных видов, а также внесение тех или иных показателей в соответствующие журналы регистрации, книги учета, алфавиты и т.д. Карточки заполняются на основании рассмотренных выше документов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граждан с учреждением, организацией или предприятием, фирмой.
Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2 (приложение 12), а для государственных служащих — № Т-2ГС. Карточка является машиноориентированной и большинство типовых персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помощью соответствующих кодов, что значительно сокращает трудоемкость ввода. Формат карточки — А3 (2А4).
Для работников, на которых не распространяется порядок ведения личных дел, карточка Т-2 в информационном отношении заменяет собой личное дело и является первичным учетным документом. В остальных случаях она вторична.
Карточка состоит из 4 страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Блоки имеют в зависимости от содержания анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков, имеющих анкетную форму. Информационное содержание таких форм не кодируется.
Первая и вторая страницы формы № Т-2 заполняются при поступлении граждан на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника, алфавит и т.п.), анкетно-биографические данные, общее образование, образование по профессии (специальности), динамику трудовой деятельности, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т.п. В несенные сведения заверяются росписью руководителя службы и росписью гражданина.
Третья и четвертая страницы формы № Т-2 заполняются в процессе работы гражданина в данной организации и включают зоны: сведения о воинском учете; прием на работу, назначения, перемещения; повешение квалификации; профессиональная переподготовка, аттестация; поощрения, награды; навыки работы (вне специальности); отпуска; увольнение. В табличной части блока «Прием на работу, назначения, перемещения» предусмотрена роспись работника за каждую запись.
Личная карточка заполняется работникам кадровой службы в одном экземпляре, все данные вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении).
Номер карточки должен ставиться в соответствии со штатно-должностной книгой или штатным расписанием организации.
Личная карточка в электронной форме заполняется на экране дисплея аналогичным образом.
После заполнения изготовляется бумажный экземпляр этой карточки, в который вносятся необходимые росписи. Бумажный экземпляр выполняет страховую функцию.
Заполненные личные карточки систематизируются по структурным подразделениям (или подведомственным учреждениям, или старшинству должностей), а внутри в порядке алфавита (фамилий) сотрудников. Подобный способ систематизации карточек позволяет быстро найти нужную карточку. Страховые бумажные экземпляры электронных карточек также располагаются в алфавитном порядке.
При увольнении сотрудника в его личной карточке делается соответствующая запись и ставится роспись увольняющего в получении им трудовой книжки (подобная запись ставится в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников.
Помимо личной формы № Т-2 в кадровой службе с необходимых случаях вводится ряд дополнительных вторичных видов карточек, отражающих различные направления персонального учета личного состава. Так, на научный и научно-педагогический персонал в том числе совместителей, заполняется учетная карточка унифицированной формы № Т-4. На специалистов с высшим и средним специальным образованием заполняются соответствующие учетные карточки специалистов. Все указанные виды карточек включают в себя как общие анкетные и квалификационные данные, так и разделы, характеризующие перемещения сотрудника по службе, повышением им квалификационного уровня. Такие карточки расставляются по шифрам специальностей и в порядке алфавита (фамилий).
В крупных управленческих структурах ведется также персональный учет руководителей и ответственных работников, работников, владеющих иностранными языками, уезжающих в загранкомандировки, награжденных правительственными наградами, повышающих свою квалификацию и т.п. С этой целью заполняются специальные учетные карточки, содержащие необходимые сведения о сотру ………..
