Роль документирования заключается в том, что от качества создаваемых документов зависит оперативность, эффективность управленческих решений, а также общие показатели результатов деятельности организации.
Основной задачей документирования является оформление документов в соответствии с действующими нормативами.
Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Объектом документационного обеспечения управления являются документы и технология работы с ними в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах любых форм собственности, основана как на традиционных методах работы, так и на применении автоматизированных технологий .
Актуальность темы данной курсовой работы состоит в том, что в современных условиях хозяйствования необходимы знания о системе документирования управленческой деятельности, современной теории и практике организации делопроизводства и основных направлений его развития, общих принципах документационного обеспечения деятельности предприятия, организации, с порядком документирования информации, правовой защиты документированной информации и с организацией рационального движения документов в бюджетном учреждении. Необходимо уметь качественно и быстро обрабатывать информацию в целях своевременного принятия соответствующих управленческих решений.
Цель курсовой работы: анализ документирования основной деятельности организации и направления ее совершенствования.
Задачи работы, вытекающие из поставленной цели:
- провести теоретический обзор особенностей
документирования управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия; - изучить теоретические основы документирования
организационно- распорядительной деятельности учреждений, особенности составления организационных и распорядительных документов; - изучить основы
документирования информационно-справочных документов; - дать общую характеристику деятельности организации;
- проанализировать особенности документирования основной
деятельности организации, исследовав порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией, особенности контроля за исполнением документов в учреждении, подготовку и оформление документов в организации и сформулировать требования к оформлению реквизитов документов;
— Методологической основой исследования для решения поставленных целей и задач работы являются общеизвестные методы: обобщения, сравнительный анализ литературных источников и документов, информационный и иные методы научного анализа и исследования, метод документального проектирования.
Документирование управленческой деятельности
... Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Проблемы документирования деятельности организаций ... обеспечение управления). Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы ... распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, ...
Теоретическая ценность работы заключается в том, что в ней исследован большой пласт учебной и специальной литературы, публикаций периодической печати и отечественных государственных стандартов по документированию деятельности организации.
Структура работы определяется ее предметом, объектом, целями и задачами исследования и в соответствии с этим состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы и приложений.
Глава 1. Нормативно-правовая база регламентирующая документирование деятельности организации
1.1.Законодательные акты федерального уровня
Глава 2. Теоретические основы документирования деятельности организации
|
2.1. Организационная документация |
Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
К организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации; положение об организации; положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции по определенным направлениям деятельности; должностные инструкции работников; памятки.
Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.
Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию).
Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.
Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-
Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.
Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.
Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.
Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и Дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, — положение о структурном подразделении — вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например, устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.
К основным организационным документам относятся учредительные документы — учредительный договор, устав или положение. Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержание текста, приведены в Гражданском кодексе (ч. I, гл. 4).
Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст. 52 ГК РФ).
В тексте учредительных документов должно содержаться:
- наименование юридического
лица, содержащее указание на его организационно-правовую форму; - наименования некоммерческих организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом
случаях других коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица;
- место нахождения юридического лица, которое определяется местом его государственной
регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не установлено иное; - предмет и цели деятельности
юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий);
- порядок управления
деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.
Юридическое лицо, созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.
В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия, и порядок распределения между участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы.
Устав может также регулировать определенную сферу государственной деятельности, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.
Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.
Положение об организации — это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех уровней и некоторые другие).
Положение об организации оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждается, как правило, распорядительным документом вышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вноситься только приказом руководителя вышестоящей организации.
Положение о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:
- положение о структурных
подразделениях; - положения о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);
- положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).
