Документирование деятельности организации

Курсовая работа

Роль документирования заключается в том, что от качества создаваемых документов зависит оперативность, эффективность управленческих решений, а также общие показатели результатов деятельности организации.

Основной задачей документирования является оформление документов в соответствии с действующими нормативами.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Объектом документационного обеспечения управления являются документы и технология работы с ними в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах любых форм собственности, основана как на традиционных методах работы, так и на применении автоматизированных технологий .

Актуальность темы данной курсовой работы состоит в том, что в современных условиях хозяйствования необходимы знания о системе документирования управленческой деятельности, современной теории и практике организации делопроизводства и основных направлений его развития, общих принципах документационного обеспечения деятельности предприятия, организации, с порядком документирования информации, правовой защиты документированной информации и с организацией рационального движения документов в бюджетном учреждении. Необходимо уметь качественно и быстро обрабатывать информацию в целях своевременного принятия соответствующих управленческих решений.

Цель курсовой работы: анализ документирования основной деятельности организации и направления ее совершенствования.

Задачи работы, вытекающие из поставленной цели:

  • провести теоретический обзор особенностей документирования управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия;
  • изучить теоретические основы документирования организационно-распорядительной деятельности учреждений, особенности составления организационных и распорядительных документов;
  • изучить основы документирования информационно-справочных документов;
  • дать общую характеристику деятельности организации;
  • проанализировать особенности документирования основной деятельности организации, исследовав порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией, особенности контроля за исполнением документов в учреждении, подготовку и оформление документов в организации и сформулировать требования к оформлению реквизитов документов;

— Методологической основой исследования для решения поставленных целей и задач работы являются общеизвестные методы: обобщения, сравнительный анализ литературных источников и документов, информационный и иные методы научного анализа и исследования, метод документального проектирования.

13 стр., 6496 слов

Организация работы с обращениями граждан на примере Межмуниципального ...

... института обращений граждан в России, проанализирована нормативно-правовая база по теме дипломной работы, рассмотрены виды обращений граждан в органы государственной власти. Во второй главе раскрыты основные аспекты в работе с обращениями граждан в ОВД. В третьей главе дан анализ организации по обращения граждан в ...

Теоретическая ценность работы заключается в том, что в ней исследован большой пласт учебной и специальной литературы, публикаций периодической печати и отечественных государственных стандартов по документированию деятельности организации.

Структура работы определяется ее предметом, объектом, целями и задачами исследования и в соответствии с этим состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы и приложений.

Глава 1. Нормативно-правовая база регламентирующая документирование деятельности организации

1.1.Законодательные акты федерального уровня

Глава 2. Теоретические основы документирования деятельности организации

2.1. Организационная документация

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации; положение об организации; положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции по определенным направлениям деятельности; должностные инструкции работников; памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию).

Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно- распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.

Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и Дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, — положение о структурном подразделении — вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например, устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.

К основным организационным документам относятся учредительные документы — учредительный договор, устав или положение. Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержание текста, приведены в Гражданском кодексе (ч. I, гл. 4).

Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

В тексте учредительных документов должно содержаться:

  • наименование юридического лица, содержащее указание на его организационно-правовую форму;
  • наименования некоммерческих организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица;
  • место нахождения юридического лица, которое определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не установлено иное;
  • предмет и цели деятельности юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий);
  • порядок управления деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Юридическое лицо, созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия, и порядок распределения между участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы.

Устав может также регулировать определенную сферу государственной деятельности, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.

Положение об организации — это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех уровней и некоторые другие).

Положение об организации оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждается, как правило, распорядительным документом вышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вноситься только приказом руководителя вышестоящей организации.

Положение о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:

  • положение о структурных подразделениях;
  • положения о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);
  • положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).