Документирование управленческой деятельности

Курсовая работа

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы ‘и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

1.1 Понятие документа. Виды документов, их классификация

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам.

7 стр., 3456 слов

Доступ к экологической информации: права и возможности

... актов, касающихся прав граждан вообще и механизмов их защиты. Все они применимы, когда речь идет о праве на экологическую информацию. Отказ в предоставлении информации Как мы видели, право на доступ к экологической информации закреплено в ...

Принятый 25 января 1995 года Государственной думой закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» в статье 5 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы». Результатом документирования является документ — «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать», т.е. установить полное ее совпадение, тождественность.

Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию. Классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Сюда относятся следующие виды документов:

  • ·организационные документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
  • ·распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указы, постановления);
  • ·информационно-справочные и справочно-аналитические документы (акты, письма, факсы, справки, протоколы, докладные и объяснительные записки и др.).

Все перечисленные документы называют сокращенно ОРД (организационно-распорядительная документация).

Именно эта система документации и является предметом изучения дисциплины «Делопроизводство» (документационное обеспечение управления).

Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений. Данные документы изучаются в соответствующих учебных курсах.

Документы могут классифицироваться:

  • по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
  • по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки);
  • трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
  • по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
  • по виду оформления: оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты.

Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

2 стр., 999 слов

Документ и система документации

... документированная информация, т.е. документ . Актуальность В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации ...

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки надо обязательно указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов

В современных условиях произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих функции информационного обеспечения управления. Кроме того, ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Унификация — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Результатом унификации является создание унифицированных систем документации (УСД).

«Унифицированная система документации — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности».

Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унифицированные формы документов могут быть разработаны и конкретной организацией, но такие формы обязательны для применения только в пределах этой организации.

В настоящее время действует 8 общегосударственных УСД:

  • ·унифицированная система организационно- распорядительной документации;
  • ·унифицированная система банковской документации;
  • ·унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
  • ·унифицированная система отчетно-статистической документации;
  • ·унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
  • ·унифицированная система документации по труду;
  • ·унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
  • ·унифицированная система внешнеторговой документации.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

7 стр., 3497 слов

Назначение и порядок формирования информационно-правовых систем

... группами подключаются к своей информационной магистрали. Это позволяет осуществить одновременную передачу информационных сигналов по нескольким (или всем) магистралям. Такая организация систем усложняет их конструкцию, ... данных), что в конечном итоге повышает эффективность конечной программы. Обработка информации, в общем случае, процесс очень сложный. Это косвенно подтверждает популярность ...

В «Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», введенном в действие с 1 января 1995 года приказом Министерства финансов Российской Федерации, указано, что типовые формы бухгалтерской отчетности и инструкции о порядке заполнения этих форм разрабатываются и утверждаются Министерством финансов Российской Федерации.

Министерства и ведомства Российской Федерации, республик, входящих в состав Российской Федерации, дополнительно к типовым формам могут устанавливать специализированные формы бухгалтерской отчетности для организаций системы, по согласованию соответственно с министерствами финансов Российской Федерации и республик, входящих в состав Российской Федерации.

Одновременно с разработкой унифицированных систем документации разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Классификаторы технико- экономической и социальной информации — это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Все они по содержанию подразделяются на 3 группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях, например общероссийский классификатор продукции (ОКП), общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), общероссийский классификатор валют (ОКВ) и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах: общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах: общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации возложена в стране на Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации.

1.3 Основные положения по документированию управленческой деятельности

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

14 стр., 6723 слов

Нотариат в Российской Федерации

... нотариальных действий от имени Российской Федерации. В соответствии со ст. 1 Основ законодательства РФ о нотариате от 11.02.93 г. (далее Основ) нотариальные действия в Российской Федерации совершают нотариусы работающие в ...