Архивы недостаточно собрать не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов.
Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До сих пор бытует мнение о “бесполезности бумаг” и о “пыльном архиве” как о чем то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов.
Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и значение о чем либо или ком либо. Это только в романах “рукописи не горят”, в жизни все прозаичнее и трагичнее горят и гибнут и в наши дни. Нет ни чего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни это в равной мере страшно и для отдельного человека и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920 х гг.: “Сохраняйте архивы!” столь же актуален и сегодня 4, с. 115.
Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов.
Актуальность темы заключается в том, что многие специалисты в области архивной сферы или руководители учреждений хранящие архивные документы не знают важности сохранения и обеспечение сохранности архивных документов и не уделяют этому процессу особого внимания, поэтому этот процесс является крупной научной проблемой, имеющей важное политическое, народнохозяйственное и социально-культурное значение.
Объект исследования как архивные документы, подвергающиеся факторам разрушения.
Предмет исследования изучение системы мер по профилактике факторов разрушения архивных документов.
Реферат комплектование и экспертиза ценности документов
... и путеводители по архивным фондам, а также систематически издаются комплексы исторических источников. ^ 1. Понятие экспертизы ценности документов Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и ...
Цель данной работы рассмотрение и изучение технологии сохранности документов, характеристика основных методов хранения документов.
Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:
- обеспечение физико-химической сохранности документов;
- комплекс мероприятий по профилактике повреждений документов;
- понятие режимов сохранения документов.
Курсовая работа состоит из: введения, двух основных глав, заключения, списка использованных источников и приложений.
1. Обеспечение физико-химической сохранности документов
1.1 Понятие проверки физического и биологического состояния документов
Обеспечение сохранности документов — создание и поддержание оптимальных условий сохранения архивных документов, устранение факторов, способствующих их утрате, а также создание копий наиболее ценных документов на случай утраты подлинников.
Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. В идеальных условиях организация работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии документов.
В основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход. Приоритетными могут являться следующие фонды:
содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды, пены при тушении пожара и т. д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и т.д.)
Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая работа, которую нужно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе.
Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами:
- сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда).
Достоинство метода дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток большие временные затраты;
- выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда).
Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство временные затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;
- попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистным просмотром дел).
В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела отдел обеспечения сохранности документов. Достоинство наименьшие временные затраты. Недостаток результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.
Архивное дело во время Великой Отечественной войны и послевоенный период
... исторические события и документы, положившие начало развитию первых архивов; текстовые документы, хранящиеся и подлежащие хранению в архивах. 1. Архивное дело в СССР 1.1 История ... деятельности: учет фондов общесоюзного значения; руководство постановкой архивного дела в центральных органах СССР; согласование мероприятий республиканских ЦАУ по постановке архивной части делопроизводства в местных ...
Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на “возраст” документа (год его создания), что помогает судить о природе бумаги и текста. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет текста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения.
Проверка и оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т.п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т.п.) Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.
Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фоно документа; карточке учета технического состояния видеодокумента.
Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно учетных документов.
В архивах эти работы осуществляют отделы или группы обеспечения сохранности документов и фондов и их структурные подразделения архивохранилища. Приказом директора архива назначаются лица, несущие полную ответственность за сохранность фондов и имущества хранилищ. Прием хранилищ проводится по актам, утверждаемым руководством архива. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” установил технические требования к зданиям и рабочим помещениям архивов, температурновлажностный, световой, санитарно-гигиенический режимы хранения документов, порядок организации контроля физического состояния документов, комплекс мер обеспечения их сохранности при поступлении на государственное хранение, постоянном хранении, специальной обработке, использовании и транспортировке. Этот стандарт действует до настоящего времени.
1.2 Факторы, приводящие к утрате и повреждениям документов
Основными факторами, приводящими к утрате и повреждениям документов являются:
Фальсификация документов
... раз за разом решительно переписывалась. Ведь документы - россыпь букв на листе бумаги - можно состряпать, подтасовать, фальсифицировать, подправить, скрыть, замолчать, утерять, выдумать. Ученые, ... -то позднейшим подлогом. Фальсификация исторических источников - явление интернациональное. подделка документ фальсификация преступление Примеры исторических фальсификаций известны со времён Древнего ...
- биологические факторы разрушения документов;
- физико-химические факторы разрушения документов;
- хищения и преднамеренные биологические факторы разрушения документов;
- уничтожение документов (“человеческий фактор”);
- пожары, наводнения и другие стихийные бедствия, а также войны;
- естественное старение носителей документов;
- амортизация документов в процессе их использования.
1.3 Виды повреждений документов
Очень опасны для документов биологические вредители: растения (бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны).
Появление их в архиве серьезная угроза сохранности документов. Поэтому необходимо иметь хотя бы элементарное представление о биологических факторах, влияющих на ускорение “старения” документов.
Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности необходима высокая влажность бумаги, возможная при затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из за неисправности кровли, отопления, сырых стен. На бумаге появляются пигментные пятна неправильной формы. Кожа и клей переплета разлагаются: на них появляется слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений.
Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью. Для документов характерно поражение грибами паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они появляются на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках. Известно свыше 200 видов грибов, обитающих в архиве и книгохранилищах. Грибы многоклеточные растения, размножающиеся спорами. Споры легко переносятся потоками воздуха, особенно в запыленных помещениях, и могут быстро заразить здоровые документы. Как правило, грибы развиваются на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температурах 20 — 27 °С, в тесно заставленных углах, не проветриваемых шкафах. Грибы очень чувствительны к действию газов, поэтому для борьбы с ними эффективна дезинфекция. Однако грибы, обитающие в хранилищах, очень жизнестойки: грибы, погибшие от недостатка влаги или низких температур, могут возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. В связи с этим необходимо сухую плесень удалять с бумаги и переплетов мягкими марлевыми или ватными тампонами.
Грибница, развивающаяся на бумаге, может быть бесцветной или окрашенной в различные тона. Она бывает воздушной, образуя над поверхностью субстрата (бумаги) возвышения в виде легко стирающихся подушечек, но может проникать вглубь субстрата. Если грибница прорастает через всю толщу документа, продукты разложения целлюлозы склеивают листы и они оказываются сцементированы. Окрашенная грибница образует на бумаге стойкие пятна розового, фиолетового, желтого, бурого, черного цвета, которые трудно удаляются при отбелке. Пятна и воздушная грибница маскируют текст, делают его трудночитаемым.
На месте развития грибов бумага всегда ослаблена, становится хрупкой, ветхой и часто выпадает, образуя отверстия в документе. После гибели мицелия на поверхности бумаги может сохраняться пылящий налет из спор черного или коричневого цвета. Сухие документы со следами старых поражений при увеличении влажности могут снова зарастать грибами или стать источником заражения здоровых документов.
Использование архивных документов
... подписанные руководством архива. Вид информационного документа, подготовляемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе. Порядок и сроки исполнения запросов социально-правового характера К запросам социально-правового характера относятся запросы о ...
Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки. Известно около 100 видов насекомых, повреждающих документы, но это не специфические вредители бумаги. В естественных условиях это вредители древесины, муки, меха, кожи и т.д.
Наибольшее распространение в архивохранилищах получили жуки: точильщики, притворяшки, кожееды. Среди точильщиков (мебельный, хлебный, пестрый) самым опасным и прожорливым является хлебный, который поражает переплеты, проклеенные мучным клеем, а также прилегающие к нему листы. Особенно прожорливы его личинки. И жук, и личинки живут и листах, делая в них ходы.
Физикохимическим изменениям (старению) подвергаются все составные части документов: бумага, красители (чернила, тушь, карандаш, машинописные красители), клей, картон переплетов. Бумага становится хрупкой и ломкой. Особенно неустойчива современная бумага сортов газетная и типографская № 3, которая уже через десять лет желтеет и становится хрупкой.
На физикохимическое состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей (сернистого газа) в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничтожает текст.(прил. В) Обесцвечивание текста называется угасанием текста документа. Солнечный свет является одним из факторов, губительно действующих на основу бумаги и красители. Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов выцветает, разрушаются также и кожаные переплеты. В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально. Мерами, препятствующими старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол, а при их отсутствии окраска стекол белилами или применение штор из плотной темной ткани, а также раздвижных ставней. Особенно благоприятно хранение документов в коробках и папках, изготавливаемых с учетом размеров документов. Дела размещают в коробках с таким расчетом, чтобы их можно было свободно вынимать и подкладывать, не повреждая обложек и листов документов.
Хищения документов (как книг, и музейных экспонатов) сопровождали архивы, библиотеки, музеи в течении всего времени их существования. Такие хищения производились и производятся как с целью наживы, так и с целью монопольного обладания ценными историческими документами, их коллекционирования. В некоторых случаях причиной хищений могут быть попытки скрыть нежелательную (например, компрометирующую то или иное лицо или организацию) информацию. Преднамеренное уничтожение документов может иметь место и как акт вандализма, и как попытка скрыть улики. Но гораздо больше документов было уничтожено в результате неквалифицированной экспертизы, например, “макулатурных компаний”. Во избежание такого уничтожения документов существует система комплектования и экспертизы, включающая нормативно методические требования к отбору документов для постоянного хранения и к выделению не представляющих ценности документов для уничтожения. Эта система позволяет сохранить наиболее ценные документы отдельных и лиц, и негосударственных учреждений и организаций.
Экспертиза ценности документов (2)
... установления ценности различных документов и целесообразности дальнейшего их хранения проводится экспертиза ценности документов, проблематика которой рассматривается в данной курсовой работе. К ... архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории. 1.2 Задачи и критерии экспертизы ценности Существуют следующие задачи экспертизы ценности документов: ...
Уничтожение документов — важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.
В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с экспертной комиссии ежегодно проводится экспертиза ценности документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации и находящихся на хранении в архиве организации.
Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документов, подлежащих постоянному хранению, которые описываются в соответствии с установленными правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации; в случае если организация является фондообразователем государственного архива, то вновь составленные описи подлежат также согласованию с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, в который в дальнейшем дела будут переданы на постоянное хранение. Особое внимание при этом необходимо уделять и документации по личному составу, так как данные документы передаются на государственное хранение в случае ликвидации организации. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению оформляются только после составления и утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.
К уничтожению также могут быть отобраны документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.
Наиболее разрушительным по последствиям для библиотеки или архива является пожар и связанные с ним задымление, сажа, копоть и вода. При пожаре, кроме обугливания материалов, действие высокой температуры имеет и другие последствия: повреждается структура целлюлозы, и бумага становится хрупкой. Эксперты, оценивающие последствия пожаров в библиотеках, отмечают, что книги на нижних полках сохраняются, а на верхних выгорают полностью. Это важно помнить при размещении редких, ценных документов. Организацию спасательных работ необходимо начинать с наименее поврежденных огнем документов. Методы и способы стабилизации коллекций, пострадавших от огня, аналогичны тем, которые применяются для затопленных материалов. Но передвижка материалов после пожара должна быть очень осторожной, т. к. они очень хрупкие. Запах дыма уменьшают обработкой химическими препаратами. Но удалить следы сажи, копоти и въевшейся гари часто трудно, а иногда и невозможно. Реставрация книг после пожара дело трудоемкое и дорогостоящее. К сожалению, во многих архивах отсутствуют надежные системы пожаротушения, поэтому следует усилить профилактические меры. Мерой защиты архивных фондов от пожаров является неукоснительное выполнение сотрудниками архивов основных правил пожарной безопасности. Необходимо сделать все, чтобы предупредить возгорание, включая использование молниеотводов. Архивный фонд должен располагать портативными средствами тушения пожара, такими, как огнетушители. Они могут работать на газе, воде или химикатах. Огнетушители, работающие на газе, больше подходят для библиотек, они не наносят вреда книгам. Сотрудники архива должны быть обучены правилам обращения со всеми имеющимися в наличии типами огнетушителей. В сельских библиотеках должны быть емкости с водой или песком.
Договоры хранения и охраны
... новизну статей, в них также нашли отражение хранение на товарном складе, возможность обращения складских документов в качестве ценных бумаг, хранение ценностей в банке, в индивидуальном банковском сейфе, ... ставятся цели достаточно подробно рассмотреть договор хранения во всех его правовых аспектах сферах применения. Также в ней рассматривается договор охраны и его признаки позволяющие отграничить ...
Первичные средства позволяют тушить пожар в его начальной стадии. Наличие этих простых средств и умелое пользование ими позволяет в 90% случаев ликвидировать возгорание.
Необходимо иметь в архиве материалы и приспособления для борьбы со стихией на начальном этапе:
- пленка для защиты книг от воды;
- ведра, швабры, черпаки, щетки;
- электрические фонари;
- вентиляторы, сушилки;
- психрометры или гигротермометры для измерения и записи температуры и влажности;
- чистая бумага или бумажные полотенца для прокладывания намокших книг, чистая промокательная бумага, фильтровальная бумага, газетная;
- перчатки, защитная спецодежда, халаты, респираторы, крепкая непромокаемая обувь;
- коробки или пластмассовые корзины для укладки мокрых книг;
- новые емкости для ополаскивания книг (например, пластмассовые лотки);
- резиновые губки для очистки от грязи, дыма, копоти.
Правильная защита может помочь предупредить аварию или чрезвычайную ситуацию в библиотеке, уменьшить их негативные последствия. Хорошо продуманные планы на случай бедствия по меньшей мере существенно снизят потери.
Стихийные бедствия также сопровождают архивы в течение всего существования человеческой цивилизации. Против пожаров существует система обеспечения противопожарной безопасности, пожаротушения и эвакуации, подвергшихся опасности (по крайней мере, наиболее ценные) материалов. Против наводнений, землетрясений и подобных стихийных бедствий направлены требования к размещению архивохранилищ вне заведомо угрожающих зон, к сейсмологической устойчивости архивных зданий и т.д. Губительные последствия войн, приведших в свое время к гибели многих архивов, могут быть смягчены (или в значительной степени устранены) эвакуацией наиболее ценных документов в безопасные места, усилием мер противопожарной безопасности, а также созданием копий наиболее ценных документов.
Естественное старение носителей документов, к сожалению, неизбежно. Но это старение можно замедлить путем создания оптимальных условий хранения, специальной обработки документов с целью из стабилизации, а для наиболее ценных документов можно, и должно, создавать их страховые копии, позволяющие сохранить основную информацию этих документов.
В процессе использования документов, будь то перелистывания дела на бумажной основе, просмотр кинопленки или прослушивание звукозаписи, неизбежна амортизация документов. Главным и неустранимым противоречием, заложенным во всей деятельности архивов, является противоречие между необходимостью использования документов (без чего лишается смысла их хранение) и неизбежностью отрицательных воздействий этого использования на сохранность документов (без чего, в конечном счете, становиться невозможным само использование).
Зарождение, становление и развитие экспертизы ценности документов ...
... организации. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. В результате работы экспертной комиссии формируются четыре группы документов с различными сроками хранения: подлежащие постоянному хранению в государственных архивах; подлежащие ...
Последствия этого противоречия смягчаются, во-первых, соблюдением пользователями (и сотрудниками архива, и исследователями) правил обеспечения сохранности документов в процессе их использования, во-вторых, заменой при использовании подлинников копиями.
Последствия уже имеющихся повреждений, полученных документами под воздействием неблагоприятных физикохимических и биологических факторов, в процессе их использования, а также в результате естественного старения носителей документов устраняются путем восстановления первоначальных или близких к ним свойств и внешних признаков документов, т. е реставрации.
2. Комплекс мероприятий по профилактике повреждений документов
2.1 Понятие профилактики архивных документов
Одно из направлений обеспечения сохранности документов в архивохранилищах это профилактика биоповреждений документов и борьба с имеющимися повреждениями. Наиболее распространенными деструкторами бумаги являются микроскопические грибы, называемые в быту плесень.
Их появление всегда связано с нарушением микроклимата в хранилище: повышением влажности и понижением температуры воздуха. Проблема поражения бумажной основы документов плесневыми грибами особенно актуальна во влажном климате Санкт Петербурга. До поступления в хранилища государственных архивов документы зачастую хранились в неподходящих условиях: в подвалах, кладовках и других плохо вентилируемых помещениях, при низкой температуре воздуха, заливались водой. Это способствовало развитию плесневых грибов на документах. В связи с этим задача выявления документов с биоповреждениями и их дезинфекции стоит весьма остро.
Для решения этой проблемы, и организован научно-исследовательский сектор. Его деятельность включает:
- анализ на биологическую зараженность документов, поступающих в лабораторию на реставрацию;
- дезинфекцию документов, имеющих биоповреждения;
- проведение проверок архивохранилищ для организации мероприятий по профилактике биоповреждений.
Настоящее методическое пособие предназначено для хранителей архивов.
Его цель:
- познакомить сотрудников архивов с биологией плесневых грибов;
- научить выявлять документы, имеющие признаки биоповреждений;
- обратить внимание на профилактику биоповреждений;
- указать меры по созданию оптимальных условий для хранения документов;
- описать основные способы дезинфекции поврежденных документов.
Выявление дел, пораженных грибами и требующих дезинфекции, осуществляется в процессе проверки наличия и состояния дел, при выдаче дел пользователям, подборе для реставрации и других работах с документами. Хорошая возможность обнаружить документы, пораженные грибами, перемещение их из одного хранилища в другое. Поврежденные дела выявляют при упаковке и сразу же изолируют от “здоровых”. Зараженные дела подвергают анализу и дезинфекции, а остальные обеспыливанию с раствором антисептика. Очистка воздуха в хранилище с помощью озонатора.
Правовая основа работы ведомственных архивов
... архивов. 2. Правовая основа работы ведомственных архивов 2.1.Права и ответственность ведомственного архива Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право: требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов ... деятельности; объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем). Ведомственные архивы ...
Особое внимание надо уделять вновь поступающим документам, так как до этого они могли храниться в неприспособленных помещениях и подвергаться отсыреванию. Документы, имеющие биоповреждения, не должны попадать в хранилище, поскольку они могут вызвать заражение остальных документов, прежде всего ближайших соседей.
Для выявления зараженных грибами документов среди дел, поступающих в архивы от предприятий, и получения рекомендаций по их дезинфекции можно обращаться в научно исследовательский сектор. Лаборатория проводит эти работы на хозрасчетной основе.
Как указывалось выше, необходимо проводить сезонные осмотры документов весной и осенью.
Существуют различные рекомендации о количестве дел, которые должны быть осмотрены для выявления биоповреждений. Наиболее целесообразным можно считать 15 дел на каждую тысячу, то есть примерно каждое семидесятое дело. При обнаружении дела с признаками повреждения плесневыми грибами нужно выявить очаг поражения. Для этого осматривают подряд все соседние дела, пока не будет выявлен весь очаг поражения.
В результате аварий должен быть проведен сплошной осмотр дел через месяц после ликвидации аварийной ситуации и в дальнейшем этот участок хранилища должен быть взят под особый контроль.
При повреждении фондов водой основной фактор, от которого зависит спасение документов — это время. Чем скорее будет начата сушка документов и чем быстрее протекает сам процесс, тем меньше будет нанесенный ущерб. Как правило, в распоряжении библиотекарей очень мало времени (48-72 часа), некоторые документы надо сушить немедленно. Эффективным методом сохранения пострадавших от воды изданий является их быстрое замораживание при температуре -18є С. Замораживание обычно применяется, когда объем пострадавших документов очень велик.
Приоритеты спасения:
- уникальные документы;
рукописные документы
документы с неводостойким текстом или изображением
изоматериалы
картографические материалы
газеты и журналы
микрофирмы
документы основного фонда
на мелованной бумаге
на окрашенной неводостойкой бумаге
с пометками, сделанными неводостойкими чернилами
каталог (печатный)
Аудио и видеоматериалы надо высушить на воздухе в первые 48 часов после намокания, не прикасаясь к поверхности руками.
Профилактика — лучшее средство сохранности фондов. Поэтому в каждой библиотеке необходимо проводить обследование хранилищ, обращая внимание на следующие факторы:
- территория вокруг библиотеки (тип соседних предприятий, интенсивность автомобильного движения, характер растительности);
- работа стоков;
- толщина стен, обеспечена ли влагозащита;
- количество окон и их ориентация, наличие сеток, штор, жалюзи на окнах;
- плотно ли пригнаны двери, есть ли прокладки;
- состояние пола, нет ли трещин, плотно ли пригнаны плинтуса;
- вентиляционные решетки, их гигиеническое состояние;
- не загромождены ли проходы;
- наличие ламп, выключателей, рубильников;
- нет ли случаев нарушения эксплуатации электроприборов, нет ли оголенных проводов, неисправных розеток;
- нет ли ржавых пятен на батареях, в порядке ли вентили, защитные краны;
- расстановка и размещение стеллажей, расстояние стеллажных полок от пола и т.
п., размещение книг (правильное, неправильное);
- качество уборки помещений, наличие насекомых и их экскрементов на корешках книг;
- оборудование мест для сотрудников (наличие второй обуви, нет ли посторонних предметов, хранение инвентаря уборщиц).
Такой порядок обследования дает более или менее полную информацию о книгохранилище, его достоинствах и недостатках, о состоянии документов и позволяет выработать комплекс мер по улучшению условий хранения документов в библиотеке.
2.2 Режимы хранения документов
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т. п.
Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола 20 50 лк (люкс), на рабочих столах 100лк (люкс) Температурно влажностный режим.
В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов температура 17 — 19 град. С, относительная влажность воздуха 50 — 55%; для пленочных материалов черно белых (15 град. С и 40 — 55%) и цветных (2 — 5 є С и 40 55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях 15 20 є С и 50 65%.(прил. Ж)
Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
Температурно влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях режима хранения ежедневно. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.
В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок).
При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков.
В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.
В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.
Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем.
С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.
Для проведения санитарногигиенических работ планируются санитарные дни.
Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.
Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, установлены нормативными правовыми документами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.
Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.
Охрана архива осуществляется на основании договора между архивом и соответствующим подразделением охраны, в котором предусматриваются обязательства сторон по охране архива, соблюдению пропускного режимов, предусматривающих, в том числе досмотровые мероприятия. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, применяемые инженерно-технические средства, вид, условия охраны и дислокация постов определяются условиями договора, исходя из принципов надежности и экономической обоснованности тарифов, а также с учетом положений межведомственного акта обследования архива и требований нормативных правовых актов МВД России.
Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.
Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.
Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.
Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.
Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.
Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.
Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.
2.3 Реставрация, консервация, дезинфекция документов
Если говорить о реставрации, то необходимо всегда иметь в виду, что реставрация это вынужденная мера и обращаться к ней стоит только в случае крайней необходимости, т.к. реставрационное вмешательство сопряжено с опасностью повредить документ. Осуществлять реставрацию должны квалифицированные специалисты, обладающие специальными знаниями по химии, физике, материаловедению реставрируемых объектов и опытом работы по реставрации архивных документов. Бессистемный, неквалифицированный ремонт документов может принести больше вреда, чем пользы. Практика показывает, что во многих случаях реставрации объектов можно избежать, если грамотно подходить к организации хранения и принимать профилактические меры, направленные на предотвращение разрушений.
Согласно ГОСТ, документы реставрируются воссозданием первоначальной формы, очисткой и упрочнением, соблюдая принцип необходимости и достаточности. Вставки должны соответствовать носителю информации по внешним признакам и материалу, а также должны обеспечивать долговечность документа.
Перед реставрацией поврежденный документ (в зависимости от степени его повреждения) должен пройти несколько “предреставрационных стадий”: дезинфекцию/дезинсекцию; расцементирование листов, очистку от пыли; промывание; химическую обработку.
Процесс раскрытия сцементированных документов является сложным и ответственным. От этого процесса зависит сохранность документов и их содержания, поэтому работа эта производится весьма осторожно.
с помощью глазного скальпеля, осторожными колебательными движениями, стараясь не повредить текста и бумагу, скальпель передвигается между листами до полного их разъединения.
применяется специальный ребристый валик, при прокатывании которого по диагонали происходит смещение листов. Дальнейшее расцементирование происходит с помощью скальпеля. Механическая очистка от пыли и других загрязнений документального материала проводится в вытяжном шкафу ватным тампоном, кистью или чистой марлей поочередно с той и другой стороны. Механическая очистка документального материала от поверхностных наслоений (наслоения грибницы, плесневых грибов, засиженность насекомыми) проводится в сухом состоянии при помощи скальпеля и мягкой резинки. Если документальный материал нуждается в общей промывке или влажной обработке, то в таких случаях производится проба на неответственном участке документа на растекаемость текста. Затем документ промывается 25 30 минут в дистиллированной теплой воде в кювете. Основа освежается, наклейки отстают и отделяются, подтеки ликвидируются.
При ветхости реставрируемого материала он погружается в воду и вынимается из воды на оргпленке. При растекании разъединение склеившихся между собой листов, подвергнутых действию плесени и пыли, чернил или печатной краски реставрируемого материала проводится предварительное их закрепление полимером или химическим путем, что является сложным процессом.
Если документальные материалы требуют частичной химической обработки, то эта обработка проводится после процесса обеспыливания.
удаление чернил, из красителей трифенилметанового ряда не стойки к окислителям и смываются “жавелевой водой”, раствором перманганата калия. Обесцвечивание красителей на бумаге дается в работе.
удаление пятен органического происхождения. В этом случае приемлемо правило: “Подобное удаляется подобным”. Например, если документальный материал испачкан битумом (нефтью), то он может быть отмыт бензолом или ксилолом. Шеллачный лак смывается спиртом. Пятна от парафина удаляются толуолом, бензолом, серным эфиром; стеариновые пятна удаляются эфиром, спиртом или их смесью 1:1. Для масляных и жировых пятен применяются бензол, бензин, четыреххлористый углерод, пиридин10. Если жировое пятно этим способом не удаляется, то оно омыляется и удаляется обработкой 0,5 3 процентным раствором щелочи, нагретой до 30°C. Удаление жирового пятна можно проводить только на чистом участке бумажной основы, так как текст часто тоже удаляется.
удаление ржавых пятен на документе могут быть продуктами жизнедеятельности погибших бактерий, аккумулировавшими окислы железа, внесенными в основу или печатную краску, а также образоваться от соприкосновения документа с железным предметом во влажном состоянии.
Для удаления ржавчины рекомендуется водный раствор щавелевой кислоты (до 5%), который лучше действует в подогретом состоянии. После удаления ржавчины с документа материал тщательно отмывается водой. Химическая частичная обработка материала проводится на силикатном или на оргстекле, на которое по действуют выбранные химикалии. При этом снизу под пятно документа подводится фильтровальная бумага. После химической обработки неорганическими химикалиями или органическими кислотами, растворяющимися в воде, документальный материал, если это возможно, 2 4 часа промывается в проточной воде. Документальный материал после дезинфекции, обеспыливание и промывания водой, если такая промывка требовалась, кладется на реставрационный стол со стеклом, снизу которого помещается подсветка электролампами или лампами дневного света. Материал, подлежащий реставрации, внимательно рассматривается и определяется последовательность его реставрации.
Если документы сильно разрушены, ветхие и имеют текст с двух сторон, то для упрочения их основы применяется конденсаторная бумага, которая наносится на документ, в данном случае с двух сторон. На реставрационный стол кладется документ, равномерно промазывается мучным клеем, и на него накладывают конденсаторную бумагу, предварительно слегка увлажненную водой и хорошо растянутую руками. Быстро прикатывают конденсаторную бумагу фото валиком через фильтровальную бумагу, удаляя избыток клея. Хорошо прикатанные документ и конденсаторную бумагу перевертывают на другую сторону и производят ту же операцию. Если документ имеет текстовые утраты или утраты вообще, то после перевертывания его на другую сторону вырезаются скальпелем заплаты встык, а если заплаты вырезаются не по тексту, то они делаются с допуском в 1 2 мм. После этого документ промазывают равномерно клеем и прикатывают фото валиком конденсаторную бумагу. Чтобы избежать деформации документального материала при реставрации, нужно учитывать направление и расположение волокон у конденсаторной бумаги, оно должно соответствовать фактуре документа. После реставрации документального материала он, слегка увлажненный, закладывается между листами гладкого картона в обжимной пресс, где выдерживается 24 часа. Для этих же целей можно употребить обычный переплетный пресс.
Увлажнение документа производится марлей, ватным тампоном, смоченным водой и отжатым, или пульверизацией. “Мягкое увлажнение” производится таким способом: смачивается лист фильтровальной бумаги и помещается между другими листами. Через некоторое время мокрый лист вынимают и на его место кладут отреставрированный материал. Степень увлажнения регулируют временем. Документ вынимается из обжимного пресса и подрезается на резаке для бумаги или ножницами. Срезаются излишки бумаги, размеры и особенности документа при этом сохраняются. Если бумага ручной отливки и имеет неровные края, эти неровные края сохраняются. Документальный материал для ликвидации различных натяжений может быть снова помещен в обжимной пресс, где выдерживается в течение необходимого времени. После окончательной отпрессовки документы вынимаются, просматриваются и складываются по порядку.
Что касается методов реставрации архивных документов, то, на сегодня
используются:
Метод низкотемпературной заморозки использует принцип, когда относительная влажность остается неизменной, температура воздуха и насыщенная влажность составляют прямую пропорцию. Это один из способов спасения путем сушки бумаги. Здесь основное требование — строгий контроль за температурой воздуха в помещении. После удаления как можно большего количества воды с бумажного носителя необходимо положить его в морозильную камеру с температурой от минус 18 до 200 на срок не менее 24 часов, затем повысить температуру до плюс 4 — 60, можно также поместить архивные тома на нижнюю полку холодильника типа “ноу фрост” при той же температуре для сушки, довести влажность бумаги до примерно 7%. Весь процесс требует около 6 дней. Этот способ спасения позволяет бумаге быстро сохнуть, не склеиваться, уничтожает вредителей и бактерий, к тому же низка его себестоимость, он прост в исполнении, пользуется широким применением.
При этом методе сушки используется принцип выделения и устранения влаги из воздуха путем конденсации с помощью сушильной машины. Содержащаяся в документах, подвергшихся действию воды, влага постепенно выпускается в воздух — таким образом достигается цель устранения влаги и сушки. Конкретно это делается так: сначала нужно убрать как можно больше влаги с намокших документов, установить их вертикально на проветриваемые со всех сторон полки, при этом листы архивного документа должны быть, по мере возможности, раскрыты, еще лучше — проложить между страницами и разделительными слоями влаговпитывающую бумагу, затем установить все это в небольшом по площади и с хорошими условиями герметизации помещении, включить сушильную машину. Если одновременно использовать несколько сушильных машин, то результат будет еще лучше. В то же время надо принять меры для повышения температуры в помещении, но не выше 400. Со временем содержание влаги в бумажных документах постепенно уменьшается, и когда оно составит безопасную норму (6 — 8%), следует прекратить устранение влаги. Такой способ спасения позволит архивной бумаге сохранить определенную упругость при сгибе, не мяться и не скручиваться. К тому же этот способ прост и удобен, он может быть широко использован. Метод сушки путем нагрева делится на три вида:
- Метод сушки с использованием отопительных труб. Особенностью этого метода является то, что с помощью тепла, полученного в результате циркуляции горячей воды или пара по отопительным трубам, устраняется излишняя влага из бумаги. Конкретные требования таковы: сначала стряхнуть всю воду с документов, чтобы с них не капало, затем разложить их в сушильном помещении. В сушильном помещении на расстоянии 10 см от пола горизонтально уложены отопительные трубы, через которые проходит горячий пар;
- необходимо положить на трубы разделительные доски и установить стеллажи, а на них положить намокший документ. Между слоями должно быть определенное расстояние, чтобы каждый слой нагревался равномерно и вода испарялась одновременно. Помещение должно быть герметично закрыто и сохранять тепло, в нем не должно быть света. На одной стене на высоте 1,6 м от пола должно быть сделано отверстие размером 30 х 30 см для наблюдения за термометром и влагомером, на крыше — люк размером 60 х 60 см. Следует контролировать температуру в помещении в пределах плюс 40 — 450, чтобы влага из бумаги испарялась постепенно. При достижении температуры в помещении плюс 450 открыть верхний люк и быстро выпустить пар;
- а когда температура в помещении снизится до 400, закрыть люк, чтобы температура вновь повышалась для испарения оставшейся в бумаге влаги. Такой повторяющийся цикл “повышение температуры — выпуск пара — повторное повышение температуры — повторный выпуск пара и т. д.”, как правило, требует до 3 дней работы. Данный метод сушки имеет такое преимущество: позволяет сушить документы большими партиями, имеет высокую отдачу, предотвращает появление вредителей и возникновение плесени. Опыты показывают, что при надлежащем контроле за температурой этот метод не оказывает какого-либо большого влияния на бумагу и следы письма на ней. Методист пользуется в случае экстренной надобности.
Метод сушки с помощью дальних инфракрасных излучений. Промоченные водой документы устанавливаются на доски или стеллажи в инфракрасной сушильной камере, при этом они должны находиться на определенном расстоянии от генератора инфракрасного излучения. Сначала нужно повысить температуру в камере до 600, через 1 час вода в документе начнет испаряться, затем искусственно понизить температуру, постепенно доведя ее до 400 и сохраняя неизменной. Как правило, для того чтобы довести содержание влаги в архивах до нормы, потребуется около 50 часов. Во время сушки нужно обращать внимание на своевременную замену воздуха и выпуск пара. Когда содержание влаги в документе достигнет 15%, его необходимо расправить и ровно прижать. Дальние инфракрасные излучения дают сравнительно высокую тепловую энергию. Использование такого метода для спасения поврежденных водой архивных документов позволяет добиваться равномерного нагрева, уменьшает. Метод микроволновой сушки. При микроволновой сушке не используется кондукция тепла; СВЧ генератор вырабатывает микроволны, колебания которых преобразуются в тепловую энергию, к тому же микроволны имею сильную проницаемость. В процессе нагрева самой среды влага испаряется, и достигается эффект быстрой сушки. В 1987 году микроволновый сушильный аппарат стал использоваться в Германии; научно исследовательский институт Государственного архивного управления в опытном порядке использовал микроволновый прибор для сушки документов и добился прекрасных результатов. Архив провинции Хунань проводил испытания с использованием микроволнового аппарата по уничтожению бактерий и вредителей. Затопленные водой архивные документы толщиной в 1,5 см после удаления сверху воды были помещены в микроволновый аппарат. После каждой 4 минутной сушки документы вынимались на 5 минут для охлаждения и удаления водного пара, так повторялось 18 раз продолжительностью 72 минуты, и достигалась цель сушки. Одновременно с этим уничтожались плесень и вредители. Опыты показали, что это действительно один из способов быстрой сушки затопленных водой архивных документов. Однако при использовании этого метода обязательно нужно удалить все металлические крепежные изделия, строго соблюдать инструкции и правила. метод естественного уменьшения сырости. Метод естественного уменьшения сырости представляет собой традиционный способ спасения архивов, при котором производится их естественная сушка на воздухе.
