По делопроизводству и режиму секретности : «СПОСОБЫ УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ОТНОСЯЩИХСЯ К РАЗЛИЧНЫМ СТЕПЕНЯМ СЕКРЕТНОСТИ» (2курс)

Под уровнями секретности документов следует определять градацию бумаг по степени их разглашения. Секретное делопроизводство – это достаточно рискованная деятельность, потому, что необходимо отлично знать его тонкости. Важно быть знакомым с уровнями секретности бумаг и правилами, согласно которых определяют, является ли документация секретной.

Цель курсовой работы:

осуществлять поиск и анализировать необходимую информацию о государственной тайне

получить знания по теме курсовой

Задачи:

проанализировать и найти необходимую информацию;

разработать материалы в соответствии с заданием на курсовую работу;

оформить курсовую работу в соответствии с заданными требованиями;

подготовиться и защитить курсовую работу.

Степень секретности сведений, составляющих государственную тайну, должна соответствовать степени тяжести ущерба, который может быть нанесен безопасности Российской Федерации вследствие распространения указанных сведений. Устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно».

Основанием для засекречивания сведений, полученных (разработанных) в результате управленческой, производственной, научной и иных видов деятельности органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, является их соответствие действующим в данных органах, на данных предприятиях, в данных учреждениях и организациях перечням сведений, подлежащих засекречиванию. При засекречивании этих сведений их носителям присваивается соответствующий гриф секретности.

Если носитель содержит составные части с различными степенями секретности, каждой из этих составных частей присваивается соответствующий гриф секретности, а носителю в целом присваивается гриф секретности, соответствующий тому грифу секретности, который присваивается его составной части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений. К нему могут проставляться дополнительные отметки, определяющие полномочия должностных лиц по ознакомлению с содержащимися в этом носителе сведениями.

6 стр., 2626 слов

Контроль за соблюдением режима секретности, виды ответственности ...

... законодательства Российской Федерации о государственной тайне, предусматривающими ответственность за его нарушение. Допуск связан с согласием лица на частичное, временное ограничение права выезда за границу. За работу со сведениями, составляющими государственную тайну, ... и «секретно». Степень секретности сведений, составляющих государственную тайну, должна соответствовать размеру ущерба, который ...

Специфика работы особых государственных структур (силовых ведомств, министерств, стратегически значимых объектов), а также коммерческих организаций с высокими требованиями к обеспечению безопасности предусматривает наличие строгих критериев к уничтожению секретных документов.

  1. СТЕПЕНИ СЕКРЕТНОСТИ

1.1 Грифы секретности документов

Грифы секретности проставляются на документах, который относятся к государственной тайне. Тайна – понятие, имеющее несколько смысловых значений. В общем понимании тайна трактуется как нечто неразгаданное, еще непознанное. Применительно к функциям государственных и коммерческих органов под тайной понимается то, что скрывается от других и что известно строго определенному кругу лиц.

Иначе говоря, тайну составляют те сведения, которые не подлежат разглашению. Они содержатся в секрете, как правило, определенное время, обусловленное их государственной значимостью, необходимостью, вытекающей из интересов страны в целом или отдельного ведомства.

По разным причинам часть информации утрачивает свою секретность, поэтому со временем отпадает необходимость сохранять ее в тайне. Впоследствии эти данные могут быть оглашены или опубликованы. [4;c .24]

В повседневной деятельности министерств и ведомств Российской Федерации образуется огромное количество документов. Вполне закономерно, что любая управленческая деятельность невозможна без документооборота. Характерной особенностью состояния управления является разнообразие документальных материалов. На основании Закона РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» немалую долю в этом документообороте составляют документы с грифом «Секретно».

Всем документам, содержащим государственную тайну и подлежащим охране в соответствии с существующим законодательством или по распоряжению органов государственного управления, в зависимости от степени их секретности устанавливаются следующие грифы: «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно».

Гриф «Особой важности» означает наивысшую степень секретности и присваивается строго ограниченной группе документов. Раскрытие содержания информации с таким грифом секретности таит в себе чрезвычайную опасность для страны и может нанести значительный ущерб интересам государства. По этой причине документы, имеющие гриф «Особой важности», подлежат особой защите от разглашения.

Гриф «Совершенно секретно» распространяется на группу документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Важность сохранения в строгой тайне совершенно секретной информации вполне очевидна. Порядок обращения с ней должен быть строго регламентирован.

8 стр., 3519 слов

Защита конфиденциальных документов от несанкционированного доступа

... защиты. Конфиденциальность документов всегда имеет значительный разброс по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала фирмы (от ... секретности, этот термин широко используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной ... варианта документа или рабочих записей; несанкционированное копирование бумажных и электронных документов, ...

Гриф «Для служебного пользования» не устанавливает статус секретности, но ограничивает доступ к служебной информации с целью исключить бесконтрольное пользование ими и не допустить утечки сведений, содержащихся в этих документах.

Порядок засекречивания и обращения с грифами определяется перечнями сведений подлежащих засекречиванию и нормативными актами в области секретного делопроизводства, а также обоснованностью и своевременностью. Утверждение и внесение сведений в перечень в соответствии с законодательством возложено на соответствующих должностных лиц. При составлении данного перечня необходимо учитывать все области производства на основании Закона РФ «О государственной тайне».

Есть комплекс мероприятий по засекречиванию носителя сведения содержащего государственную тайну возложен на эксперта. От его квалификации и знаний нормативных актов зависит правильность выполнения мероприятий по обеспечению сохранности тайны.

Гриф секретности документам, а также выпискам из них устанавливается исполнителем и контролируется должностным лицом, подписавшим эти документы. Указанное должностное лицо совместно с исполнителем несет ответственность за правильность присвоения документу грифа секретности. Если в документ включены сведения различной степени секретности, то ему присваивается гриф по высшей степени секретности сведений.

    1. Принципы определения секретности

С целью сохранения государственной тайны необходимо непрерывное совершенствование порядка определения грифа секретности документов. Практика показывает, что для успешного решения этой задачи важен системный подход и научно обоснованные методы.

Правильное, строго аргументированное установление грифа секретности документов имеет большое государственное значение, так как от этого в решающей степени зависит эффективность защиты секретов. Разумеется, что грамотное определение степени секретности невозможно без знания основных принципов, которые должны быть положены в основу решения этой задачи.

К таким принципам можно отнести:

1. Принцип системного подхода к решению проблемы по строго обоснованному установлению грифа секретности документов. Основной чертой системного подхода является подход к проблеме засекречивания в целом. Этот процесс должен учитывать противоречивость и в то же время взаимообусловленность двух тенденций. С одной стороны, существует стремление обеспечить надежное сохранение государственной тайны, а с другой – не допустить необоснованного, массового засекречивания сведений с вытекающими из этого отрицательными последствиями.

10 стр., 4980 слов

Технико-криминалистическая экспертиза документов

... характер. Криминалистическое понятие документа - объект исследования в судебно-технической экспертизе документов, представляющий собой предмет (бумага, картон и т.п.) на котором знаками запечатлены мысли и факты. Содержание документа - это сведения ...

Завышение грифа секретности документов резко сужает возможности обмена ценной информацией между ведомствами. Кроме того, завышение грифа секретности ведет к постоянному росту объема секретной документации, что усложняет сохранение действительно важных сведений. Другая крайность в этой работе – занижение грифа секретности, которая таит в себе серьезную опасность, так как создает явные предпосылки для утечки секретных сведений.

2. Принцип объективности определения степени секретности документов основывается на безусловном руководстве требованиями перечня сведений подлежащих засекречиванию. Степень секретности документов нельзя устанавливать исходя из субъективных, единоличных решений исполнителей, так как это не исключает ошибок, приводящих к завышению или занижению грифа секретности.

3. Принцип оптимизации объема секретных сведений в документах играет большую роль в сохранении секретов. Любой документ должен содержать в себе минимум секретной информации, которая действительно необходима для работы и решения того или иного вопроса. Излишняя информация приводит к бесконтрольному разглашению данных.

4. Принцип периодического пересмотра степени секретности документации, изделий и работ на предмет определения полной утраты ими секретности либо снижения ее степени должен неукоснительно соблюдаться, чтобы своевременно и систематически разгружать секретные делопроизводства. [2;c.50]

Гриф секретности документов устанавливается в зависимости от объема и важности содержащихся в них сведений и должен соответствовать фактической степени их секретности.

    1. Изменение секретности документов

Степень секретности документов определяется на основании Перечня сведений подлежащих засекречиванию. В них содержатся сведения, классифицированные по направлениям деятельности.

Доступ к данному комплексу документов осуществляется в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами в этой области.

На основании Закона изменение объективных обстоятельств, вследствие которого дальнейшая защита сведений, составляющих государственную тайну, является нецелесообразной, производится их рассекречивание, но не должен превышать 30 лет. Исключение составляют документы, которые по решению межведомственной комиссии по защите государственной тайны продлевают время засекречивания этих сведений.

Работа по снижению грифа секретности или рассекречиванию изделий осуществляется специальными комиссиями из компетентных лиц, назначенными соответствующими руководителями. Комиссии составляют акты, в которых подробно излагают мотивы рассекречивания или снижения грифа секретности. [1;c .24]

Руководители имеют право изменять гриф секретности, засекречивать или рассекречивать документы, составленные или разработанные в данной организации.

Уничтожение секретных документов производится в строгом соответствии нормативно-правовых актов секретного делопроизводства, а также перечня документов со сроками их хранения.

3 стр., 1074 слов

Порядок патентования секретных изобретений

... все иные сведения из числа сведений, составляющих государственную тайну. Степень секретности сведений, находящихся в распоряжении нескольких органов государственной власти, устанавливается по взаимному согласованию между ними1. Анализируя особенности правовой охраны и использования секретных изобретений, можно ...

Изменение степени секретности и рассекречивание изобретений, а также изменение и снятие грифов секретности с документов заявки и с патента на секретное изобретение осуществляется в порядке, установленном разд. IV Закона РФ «О государственной тайне». Указанные действия представляют собой регламентированную процедуру изменения либо снятия ранее введенных в предусмотренном законодательством о государственной тайне порядке ограничений на распространение сведений о секретном изобретении и на доступ к документам заявки и патенту на секретное изобретение.

Статья 13 Закона РФ «О государственной тайне» содержит два исчерпывающих основания, по которым изобретения, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, могут быть рассекречены. Такими основаниями являются:

— взятие на себя Российской Федерацией международных обязательств по открытому обмену сведениями, составляющими в Российской Федерации государственную тайну;

— изменение объективных обстоятельств, вследствие которого дальнейшая защита сведений, составляющих государственную тайну, является нецелесообразной.

Действующим законодательством о государственной тайне сформулировано требование о регулярном пересмотре перечней сведений, подлежащих засекречиванию. Это требование обращено к органам государственной власти, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне. Указанные органы обязаны периодически, но не реже чем каждые пять лет, пересматривать содержание действующих в органах государственной власти, учреждениях и иных организациях перечней сведений, подлежащих засекречиванию, в части обоснованности засекречивания сведений и их соответствия установленной paнее степени секретности.

Правом изменения действующих в органах государственной власти и организациях перечней сведений, подлежащих засекречиванию, наделены утвердившие их руководители. Последние несут персональную ответственность за обоснованность принятых ими решений по рассекречиванию сведений. Межведомственная комиссия по защите государственной тайны наделена правом приостанавливать и опротестовывать решения указанных руководителей, связанные с изменением перечня сведений, отнесенных к государственной тайне. В любом случае решения по изменению действующих перечней необходимо согласовать с Межведомственной комиссией. Поэтому их вступление в силу зависит от наличия либо отсутствия подобного согласования.

2 УНИЧТОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Инструкция уничтожения секретных документов

Уничтожение конфиденциальных документов является необходимым процессом для любой организации. Основной критерий – это уничтожение без возможности восстановления, поэтому очень важно подойти к этой процедуре максимально ответственно.

Государственные и некоторые коммерческие организации имеют ряд документов, в которых содержится информация особой значимости. Для их уничтожения применяются методы, которые используются специально для секретных документов. К утилизации таких документов предъявляются высокие требования, чтобы обеспечить их безопасность и конфиденциальность.

14 стр., 6730 слов

Факторы разрушения документов

... документов; уничтожение документов (“человеческий фактор”); пожары, наводнения и другие стихийные бедствия, а также войны; естественное старение носителей документов; амортизация документов в процессе их использования. 1.3 Виды повреждений документов ... еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше ...

Порядок уничтожения секретных документов в организации определяется положениями нормативно-правовых актов: [5;c .10]

Закон «О государственной тайне» № 5485-1 от 21.07.1993 г.

  • Постановление Правительства РФ № N 3-1 «Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации» от 05 января 2004 года.

  • Постановление Правительства Российской Федерации № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну» от 04 сентября 1995 г.

Инструкция по уничтожению секретных документов содержит в себе следующие пункты:

  • Экспертиза ценности секретных документов. Данная процедура проводится в обязательном порядке перед уничтожением. Экспертиза ценности позволяет определить срок хранения документа, что позволяет составить перечень документов на утилизацию.

  • Составление акта на уничтожение секретной документации, в котором составлен список подготовленных документов к уничтожению с подробной информацией о количестве страниц и др.

  • Проставление подписей в акте на уничтожение от проводившего экспертизу работника; далее акт должен содержать отметку о согласовании с экспертной комиссией.

  • После оформления и подписания акта происходит отправка документов на уничтожение.

Существует несколько методов утилизации таких документов:

  • химическая обработка;

  • сжигание;

  • шредирование.

Химическая обработка способствует размягчению бумажных документов и превращению их в бумажную массу. Этот способ считается одним из самых надежных, но и дорогим, поэтому его чаще используют как дополнительную процедуру при шредировании.

Данный метод имеет следующие недостатки:

  1. требует специальное оборудование или химические реактивы, что часто подразумевает использование услуг специализированных компаний;

  2. процедура уничтожения достаточно долгая;

  3. по причине длительного уничтожения химическим способом присутствовать от начала до конца всего процесса невозможно;

  4. дорогостоящий способ уничтожения.

Сжигание документов – самый надежный, простой и недорогой способ уничтожения секретной документации. При правильном использовании сжигание гарантирует полное уничтожение информации.

15 стр., 7158 слов

Зарождение, становление и развитие экспертизы ценности документов ...

... назначение экспертизы ценности документов; определить критерии экспертизы ценности документов; охарактеризовать организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов; выявить основные этапы развития экспертизы ценности документов. Документы, ... в котором составлен акт. Уничтожать документы без составления актов о выделении документов к уничтожению категорически запрещается. При определении ...

Недостатки, которые присущи данному методу:

  1. при процедуре сжигания требуется обязательное присутствие исполнителей, т.к. бумажный материал может сгореть не полностью;

  2. сжигать материал следует только на специальном оборудовании;

  3. сжигание считается вредным для экологии способом утилизации бумаг.

Шредирование является наиболее распространенным и популярным способом уничтожения конфиденциальной информации. Главные преимущества – это дешевизна, экологичность и надежность. [4;c .10]

2.2 Порядок уничтожения секретной документации

В делопроизводстве важную роль отводят порядку подготовки, хранения и уничтожения секретных документов. Порядок уничтожения секретных документов регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 3-1 «Об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации».

Как подготовка, так и хранение и уничтожение секретных документов осуществляется в режиме секретности, работать с секретными документами могут только ответственные лица, имеющие допуск к секретной информации.

Как ни странно, но секретные документы во многих организациях до сих пор подготавливаются на печатных машинках, без использования орг.техники.

Экспертиза ценности деловых бумаг в обязательном порядке предшествует процедуре уничтожения секретной документации. Без проведения такой экспертизы невозможно установить факт окончания срока хранения той или иной бумаги. Результатом окончания экспертизы становится перечень документов, подлежащих утилизации. Порядок проведения процедуры уничтожения секретных документов в значительной степени отличается от порядка утилизации обычных бумаг. По истечении срока хранения секретных бумаг полагается пройти определенному количеству времени, только после которого будет подписан акт об их уничтожении. Кроме того, сам процесс утилизации осуществляется в специальных отделах государственных структур. Данный порядок проведения указанной процедуры объяснятся повышенными требованиями к защите от ошибочного удаления особо важных бумаг и с целью оптимизации самого процесса утилизации. Существует особый регламент передачи бумаг на архивное хранение. Как правило, он подразумевает оформление их в дела по заданным критериям. Наличие описи является обязательным требованием при формировании дела. В ней, кроме прочих данных, указываются и сроки хранения единиц дела. Согласно принятым правилам делопроизводства, в состав одного дела рекомендуется включать бумаги с аналогичными сроками хранения. Однако это не избавляет от необходимости полистного просмотра всех компонентов дела с целью предотвращения ошибочного удаления. Следующий этап подготовки к процедуре уничтожения — составление акта, с подробным указанием количества страниц и томов, предназначенных для утилизации. [3;c .30]

4 стр., 1873 слов

Определение размера и порядок взыскания ущерба, причиненного ...

... Предмет исследования: механизм и порядок привлечения к материальной ответственности работника за ущерб причинённый работодателю. Нормативную базу исследования составили официальные документы и законодательные акты, действующие ... проверку подлинности и иную проверку, а также уничтожение в установленном порядке денежных знаков, ценных бумаг, эмитированных кредитной или иной финансовой организацией и ...

Ответственный работник, который осуществлял экспертизу ценности документов, должен затем подписать акт об уничтожении конфиденциальной документации. Кроме его подписи, акт должен содержать отметку о согласовании с экспертной комиссией. Такое согласование производится на специальном заседании, подтвержденном протоколом. Только после осуществления всех указанных процедур секретные деловые бумаги будут готовы к отправке на уничтожение.

Основной объем работы приходится именно на подготовку и составление акта. Все данные, которые содержаться на обложках дел, должны быть перенесены в текст этого документа. Ситуация осложняется тем, что иногда обложка не содержит всего объема необходимой информации (неполный заголовок, отсутствует дата или индекс), поэтому ее приходится уточнять по сводной номенклатуре дел.

2.3 Причины уничтожения документов

По истечении срока хранения уничтожаются (с оформлением акта): дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-, аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы.

Акт подписывают члены экспертной комиссии, и утверждает первый руководитель фирмы. Уничтожаются (с оформлением акта) любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

Без составления акта уничтожаются испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

Стоит отметить, что согласно установленным срокам архивного хранения, на основании экспертизы ценности и по решению специально созданной комиссии в составе не менее 3-х человек происходит уничтожение документов и бумаг.

Членами комиссии утверждается подробный каталожный перечень, при этом каждый документарный носитель рассматривается отдельно на предмет значимости и необходимости его ликвидации.

С момента принятия решения о ликвидации документов происходит их формирование в отдельный блок, который опечатывается.

Непосредственно перед процедурой уничтожения документов контейнеры вскрываются и вторично проверяется точное соответствие наименований, серийных номеров, количества страниц и приложений, наличие дополнительных схем, рисунков, вклеек.

По окончанию процедуры ликвидации составляется Акт уничтожения секретных документов либо на отдельном листе в одном экземпляре для подшивки в специальные папки строгой отчетности либо делается запись в книге учета.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В курсовой работе мы рассмотрели, какие существуют грифы секретности документов, а также принципы определения секретности и отнесения их к нужным грифам. Так мы смогли выделить для себя три основным грифа: секретно, совершенно секретно и особой важности.

14 стр., 6691 слов

Реферат комплектование и экспертиза ценности документов

... Понятие экспертизы ценности документов Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. 1 Либо, экспертиза ценности документа – отбор документов на государственное ...

Так же мы узнали, что собой представляет степень секретности и при каких условиях ее можно изменить. Таким образом мы вывели общее понятие, что показатель степени секретности документов, издании, специзделий и работ.

Во второй главе мы детально рассмотрели порядок уничтожения документов, которые имеют один из трех грифов секретности. Изучили инструкцию по уничтожению таких документов, а также по каким причинам они должны быть уничтожены. Так же узнали, что многие организации до сих пор используют печатные машинки для подготовки документации, без использования орг.техники. Секретные документы могут пересылаться только специальной почтой, чтобы информация, содержащиеся в них не получила огласку.

Узнали, какие способы уничтожения секретных документов наиболее эффектны, а какие наоборот. Так мы поняли что наиболее распространенным является шредирование. Не оставили без внимание что учитывается при уничтожении сведений с грифами секретности.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ:

[Электронный ресурс]//URL: https://urveda.ru/kursovaya/utrata-dokumentov-soderjaschih-gosudarstvennuyu-taynu/

  1. Багамаева, З. З. Делопроизводство и режим секретности : электронное учебное пособие / З.З. Багамаева ; СКФ РПА Минюста России. —Махачкала :СКФ РПА Минюста России, 2014.

  2. Исрафилов И.М./Учебное пособие: Обеспечение режима секретности в органах внутренних дел

  3. Способы уничтожения конфиденциальных документов/https://studbooks.net/1112822/pravo/sposoby_unichtozheniya_konfidentsialnyh_dokumentov

  4. Уничтожение секретных архивных документо/https://orbrm.ru/articles/unichtozhenie_sekretnyh_dokumentov/

  5. Уничтожение секретных документов/https://www.archiv.ru/useful/unichtozhenie-sekretnykh-dokumentov/

  6. Ф.К. Зиннуров / Правоведение: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по неюридическим специальностям

  7. Кирсанова М.В./ Современное делопроизводство: учебное пособие. –М., ИНФРА-М

  8. Порядок уничтожения секретной документации/

  9. Инструкция уничтожения документов /https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/unichtozheniye-dokumentov-s-istekshimi-srokami-khraneniya

  10. Порядок работы с секретными документами. Учет секретных документов/

  11. Секретные документы/

  12. Инструкция о секретном делопроизводстве/

  13. Порядок работы с секретными документами и изделиями/

  14. О.П. Сологуб/ Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие

  15. Т.В. Кугушева, Т.С. Ласкова, К.Ф. Механцева/ Делопроизводство: учебное пособие.