Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. На сегодняшний день документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.
Документы, содержащиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно.
Именно для установления ценности различных документов и целесообразности дальнейшего их хранения проводится экспертиза ценности документов, проблематика которой рассматривается в данной курсовой работе.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода времени. Основы начали закладываться в ХIV-ХVШ вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в. Ученые еще в XIX веке указывали на необходимость выработки научных основ экспертизы и законодательной защиты документальных богатств от уничтожения. Окончательно теория экспертизы документов оформилась в 20 веке.
Актуальность
Целью данной курсовой работы является изучение проблем экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи :
- рассмотреть теоретическую основу экспертизы ценности документов экспертизы ценности документов;
- охарактеризовать процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
- определить проблемы возникающие при проведение экспертизы ценности документов в УФСР по Краснодарскому краю;
- предложить пути решения выделенных проблем.
Объектом данной работы выступает экспертиза ценности документов., Предметом – проблемы экспертизы ценности в УФСР по Краснодарскому краю., Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.
Во введении обосновывается актуальность работы, также рассмотрены объект, предмет и задачи исследования.
Экспертиза ценности документов
... работы: 1.Рассмотреть назначение экспертизы ценности документов 2. Определить критерии экспертизы ценности документов 3. Охарактеризовать организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов 4. Выявить основные этапы развития экспертизы ценности документов ГЛАВА 1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 1.1 Понятие и назначение экспертизы ценности документов Ценность ...
В первой главе рассматриваются
Во второй главе рассматривается организация проведения экспертизы ценности документов.
В третьей главе рассматривается проведение экспертизы ценности документов в УФСР по Краснодарскому краю, проблемы, возникающие при проведение экспертизы и предлагаемые пути их решения.
В заключении даются краткие выводы, которые были сделаны после проведенного исследования.
Список используемых источников включает статьи и книги ведущих специалистов документоведческой сферы деятельности.
В ходе работы над были изучены и проанализированы работы таких специалистов-документоведов, как В.А. Кузнецова [1], Е.В. Алексеева [2], Л.П. Афанасьева [3], Е.М. Бурова [4], Г.А. Осичкина [5] и др.
В работе так же были использованы законодательные и нормативные источники по обеспечению процесса делопроизводства, в работе проанализированы существующие законодательные и нормативные акты, которые регламентируют организацию экспертизы ценностей документов.
1 Сущность экспертизы ценности документов
1.1 Понятие экспертизы ценности документов
Документы как источники информации не равноценны. Одни документы содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются.
Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.
Документы «по личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а потом уничтожаются.
С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. К тому же найти нужный документ в большом количестве бумаг будет очень сложно. Именно поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев» [6] .
Зарождение, становление и развитие экспертизы ценности документов ...
... в основе экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия организации. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. В результате работы экспертной комиссии ...
По срокам хранения документы подразделяются на три группы:
- документы постоянного хранения;
- документы длительного (свыше 10 лет) хранения;
- документы временного хранения (до 10 лет включительно).
[6] .
При проведении экспертизы ценности документы изучаются на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.
Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.
- устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
- производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
- определяются уникальные и особо ценные дела;
- осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.
1.2 Задачи и критерии экспертизы ценности
Существуют следующие задачи экспертизы ценности документов:
Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.
Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:
- для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет);
- для временного хранения.
Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.
Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов. [7] ., Критерии экспертизы ценности, К критериям происхождения относятся:
- роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых были созданы документы;
- значимость выполняемых ими функций;
- время и место образования документов.
