Актуальность темы состоит в том, что большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:
1) документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
2) использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
3) хранение документов и сведений о них с целью последующего использования.
Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.
Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы корпорации, представляют ценность только для самого предприятия.
Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале – бессрочно, т.е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д., имеют социальное значение и должны сохранятся в течение всей жизни человека, но, в конечном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.
В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.
Экспертиза ценности документов – одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков.
ПОНЯТИЕ, ПРИЗНАКИ И ЗНАЧЕНИЕ ДОГОВОРА ХРАНЕНИЯ
... этой деятельности. Профессиональный хранитель в отличие от непрофессионального несет более полную ответственность за сохранность имущества поклажедателя. Предметом договора хранения могут быть любые вещи: деньги, драгоценности, ценные бумаги, документы, ...
Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через которое просеивается весь поток документов.
«Экспертиза ценности документа: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев»
Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов-документоведов.
Задачи работы:
1.Рассмотреть назначение экспертизы ценности документов
2. Определить критерии экспертизы ценности документов
3. Охарактеризовать организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов
4. Выявить основные этапы развития экспертизы ценности документов
ГЛАВА 1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
1.1 Понятие и назначение экспертизы ценности документов
Ценность документа-это информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением.
Ценность различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.
Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т.д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации.
Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения, исполненных документов — это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.
Виноградные вина. Классификация, ассортимент, экспертиза, хранение
... значение вин в питании - вкусовое. Ассортимент вырабатываемых вин разнообразен по цвету, вкусу, аромату, крепости. Виноградные вина классифицируют по нескольким признакам. На виноградные вина ... методов экспертизы качества виноградных вин. Объект исследования виноградные вина. Предметом являются свойства, показатели качества вин, возможные дефекты и болезни, методы экспертиз. 2.ВИНОГРАДНЫЕ ВИНА Вино ...
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:
1)экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;
2) оформление дел;
3)составление описей дел постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения;
4)обеспечение их сохранности;
5) передачу дел в архив организации.
Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят
- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
- установление или изменение сроков хранения документов.
Экспертиза ценности документов осуществляется:
- ·в делопроизводстве учреждений;
- ·в ведомственном архиве;
- ·в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.
Оценка документов в делопроизводстве учреждения проводится при:
- ·составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;
- ·регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу с обозначенным сроком хранения);
- ·направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь);
- ·проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);
- ·подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).
Базовые положения оценки и отбора документов заключаются в том, что их ценность определяется независимо от формы собственности, к которой принадлежит организация-фондообразователь, на общих принципах и критериях.
В ведомственном архиве экспертиза ценности проводится при подготовке дел к передаче на постоянное хранение и при выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.
Экспертиза ценности документов в ведомственном архиве производится под методическим руководством государственного или муниципального архива.
Для осуществления экспертизы создается система экспертных органов. В каждом учреждении независимо от формы собственности или функций обязательно должна быть создана экспертная комиссия (ЭК).
Экспертиза ценности документов (2)
Именно для установления ценности различных документов и целесообразности дальнейшего их хранения проводится экспертиза ценности документов, проблематика которой рассматривается в данной курсовой работе. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, ...
Экспертная комиссия — это коллектив работников делопроизводства, архивистов и специалистов данной отрасли (экспертов), которым доверено решение судьбы документов организации. Если учреждение имеет несколько самостоятельных отделений, лучше создать в каждом таком подразделении отдельную экспертную комиссию.
В министерствах и ведомствах создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЦЭК ведомства является совещательным органом, осуществляет методическое руководство работой ЭК учреждений ведомства и работает в тесном сотрудничестве с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива или архивного органа.
В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:
- ·действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положение об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и др.);
- ·типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
- ·нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
1.2 Принципы и критерии экспертизы ценности документов
Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.
В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.
Принцип историзма, который требует рассматривать любое явление в процессе развития и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений и т.п.
Принцип всесторонности при экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного изучения каждого документа.
Принцип комплексной оценки документов довольно широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.
