Проблемы правового регулирования электронного документооборота

метки: Электронный, Документ, Документооборот, Правовой, Система, Сотрудник, Регулирование, Информация

В сложном сегодняшнем мире, в котором мы живем и действуем, информация стала основным двигателем социального прогресса и едва ли не самым дорогим товаром. Компьютерные технологии, проникая во все большое число сфер человеческой деятельности, приводят к существенным изменениям в структуре производства, меняют привычные стереотипы в области коммуникаций и воздействуют на многие жизненные процессы, становясь неотъемлемым инструментом в повседневной деятельности сотен миллионов людей. В этой связи является весьма важным осмысление такого существенного элемента информационной сферы, как юридические аспекты организации электронного документооборота. Как свидетельствуют ученые, документ – это прежде всего юридическая категория. С документом чаще всего сталкиваются лица, реализующие функцию социального управления в различных областях общественной и государственной жизни, а само управление осуществляется, как правило, с помощью правовых регуляторов. Поэтому перенос части документооборота с бумажных носителей в электронную среду – важнейшее веление времени. Без реализации этой задачи неизбежно тормозятся многие процессы в управленческой и особенно в кредитно-финансовой сферах. В то время как передача бумажного документа от отправителя к адресату занимает часы и дни, передача электронного сообщения происходит в секунды, а иногда и доли секунд. Максимально использовать, реализовать эту выгоду становится безотлагательной задачей. Основной юридической проблемой, которая требует разрешения в данной сфере деятельности, является проблема уравнения документа в электронной форме отображения по юридической силе с традиционным документом на бумажном носителе.

1.Система электронного документооборота: предпосылки внедрения, определение, основные функции, выгоды от внедрения.

1.1. Зачем нужно автоматизировать документооборот?

Основной метод управления в настоящее время – документационный. Документы выступают как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, партнерами, клиентами и вышестоящими организациями. При этом для построения правильной стратегии взаимодействия необходима полная история отношений сторон, в нем участвующих, что достигается путем документирования деятельности. Документирование деятельности, в частности, помогает, избежать таких, например, ситуаций, как описанная ниже.

Клиент звонит исполнителю и начинает пенять:

• Вам было дано задание, а вы его не выполнили!

Исполнитель пытается возразить:

• Вы же отменили это задание.

Клиент еще больше раскаляется:

— Как же так? Я же помню, что не отменял! – а сам между тем вспоминает, что, и правда, выполнение задания было перенесен на более поздние сроки.

Анализ деятельности Комитета по управлению имуществом и земельными ...

... проблем в организации деятельности Комитета по управлению имуществом и земельными отношениями г. Челябинска по учету муниципального имущества. Формулирование рекомендаций по совершенствованию ведения учета муниципального имуществом в г. Челябинске. Объект - Комитет по управлению имуществом и земельными ...

А ведь в динамично развивающейся компании в день могут отдаваться тысячи распоряжений: как сторонним организациям (исполнителям, партнерам), так и своим сотрудникам; клиенты компании также могут давать какие-то поручения ее сотрудникам. Поэтому современные руководители знают, что нужно документировать, что делать, и делать только то, что задокументировано. Сегодня многие даже стараются придерживаться такого принципа, как: «Если управленческое решение не задокументировано, его не существует». Документирование деятельности позволяет качественно улучшить процессы управления, потому что повышает сохранность информации, преемственность при ее передаче, возможность контролировать исполнение задокументированных решений (а не просто достигнутых устно договоренностей).

Но при дальнейшем росте объемов деятельности возникает парадокс – работа с документами требует все больше ресурсов и начинает замедлять скорость работы организации, а также, что очень важно, — скорость принятия управленческих решений. Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: пересмотрен ли, согласован, завизирован. Один из способов решения проблемы – использование специального программного обеспечения – систем электронного документооборота (СЭД).

1.2. Что такое система электронного документооборота?

Термин «электронный документооборот» или «система электронного документооборота», является сугубо российским определением, широко звучащим на различных выставках, в статьях, в рекламных материалах и даже в самом современном документе – в Федеральной целевой программе «Электронная Россия». Хотелось бы сказать, что системы делопроизводства и документооборота – это не просто тонкая игра слов. Технологии электронного делопроизводства и электронного документооборота являются разными типами систем, поддерживающих и автоматизирующих работу с документоориентированной управленческой информацией. Дадим формальные определения для систем делопроизводства и документооборота. В качестве рабочего варианта можно дать следующие определения.

Системы электронного делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Если основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, «Документ принят к исполнению», «Документ передан на исполнение конкретному сотруднику», «На документ дан соответствующий ответ» и т. д.) в соответствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. С точки зрения пользователей систем автоматизации можно сказать, что пользователями систем автоматизации являются сотрудники таких структурных подразделений компании, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции (10-15% сотрудников организации).

Электронный документооборот и электронная цифровая подпись

... а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, ... системы обработки и передачи информации в соответствие с международными стандартами обусловили необходимость соответствующей трансформации в области документооборота. На современном этапе развития как ...

Пользователями систем, автоматизирующих деловые процессы, связанные с документами (например, работа с «обращениями граждан», договорами, подготовка заседаний и др.), являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий деловой процесс (40-50% сотрудников организации).

Пользователями систем электронного документооборота являются практически все сотрудники их всех подразделений организации (до 80% сотрудников организации).

Классификация систем автоматизации:

• системы автоматизации делопроизводства;
• системы автоматизации деловых процессов, связанных с документами;
• системы коллективной работы и управления электронными документами (СЭД).

Кроме того, выделяют системы управления потоками работ (WorkFlow-системы), системы управления и доступа к информации (порталы).

Отечественные системы автоматизации лучше в сравнении с иностранными учитывают отечественную специфику и традиции работы с бумажными документами. По мнению ведущих зарубежных и российских аналитиков, современные системы электронного документооборота должны обладать следующими характеристиками:

— масштабируемость системы (подключение к ней дополнительных подсистем, новых рабочих мест), ее надежность и управляемость;

• поддержка различных программно-аппаратных платформ (мультиплатформенность);
• гибкость управления доступом ко всему спектру документов;

— возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через веб-браузеры, настольные приложения;

• интегрируемость с другими информационными системами;

— доступность широкого спектра дополнительных технологий автоматизации для реализации в будущем новых задач;

— наличие нескольких типов интерфейсов рабочих мест, отражающих специфику работы с информацией и данными разных категорий пользователей системы ЭДО в зависимости от их функциональной роли в ЭДО;

• наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота.

1.3. Что могут системы электронного документооборота?

Современная система электронного документооборота должна не только автоматизировать делопроизводство, но и обеспечивать возможность коллективной работы с документами (включая их подготовку, согласование, размещение в нужных папках электронного хранилища с общим доступом или регулируемым доступом), управления потоками работ, защиты информации, управления контентом / документами, унифицированного доступа к информации (портал).

Принципы построения мультиагентных систем автоматизации проектирования ...

... проектирования. 1. Мультиагентные системы проектирования и управления Подобластью РИИ являются мультиагентные системы (МАС). Агент ... Понятие это основная единица любой интеллектуальной деятельности, базовая конструкция представления знаний. ... системы; Out выход системы; Str структура системы. Str = {E, R}, где E компонент системы, а R связи компонентов. Заключение Evgenev, 1998 Литература [Электронный ...

В системах электронного документооборота можно осуществлять вест цикл работы с документами: создавать, редактировать, пересылать, ознакомляться, согласовывать, создавать поручения по документам, контролировать их исполнение, подписывать документы (с помощью электронно-цифровой подписи), регистрировать, создавать в архив, хранить (причем в разных форматах: текстовом, графическом) в течение заданного периода, уничтожать и др. Опишу лишь некоторые возможности современных СЭД, но уже и они играют важную роль в обеспечении эффективного делопроизводства и документооборота, значительно упрощая работу секретаря. Как это происходит? Предположим, пришел входящий документ. Он регистрируется (секретарем, делопроизводителем) в специальной базе данных (в этом случае – «Входящие»): в базе данных создается регистрационная карточка, к ней прикрепляется электронный образ документа (отсканированный или созданный в любом офисном приложении).

После этого документ направляется сотруднику. Если бы в компании не была установлена СЭД, то бумажный документ мог бы путешествовать по офису из папки в папку (или отсканированный его образ по внутренней электронной почте) несколько дней. В случае же регистрации документа в системе электронный его образ попадает к своему адресату практически мгновенно, так как при работе в СЭД передавать и даже пересылать документ не надо: при его регистрации адресат автоматически получает уведомление о новом документе и доступ к нему со своего компьютера. При этом все документы организации (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные) хранятся в системе в виде иерархии «папок» (с возможностью отнесения одного документа к нескольким папкам), а физически – на сервере. В «папку» помещается не сам документ, а ссылка на него, поэтому документ можно поместить в любое количество папок, обеспечивая самые разные возможности классификации. Например, можно создать специализированные тематические подборки, не изымая документы из фонда общего хранения, так и организовывать «личные папки» для хранения документов, нужных конкретному сотруднику при текущей работе. Например, группировать и сортировать документы можно, используя следующие методы: