Дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.
Поле «Регистрационный № документа», как правило, содержит валовой порядковый номер регистрируемого документа. Номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.
Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).
В поле «Корреспондент» указывается название организации, приславшей документ.
Дата документа (вводится дата, указанная на документе).
Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).
Количество листов (страниц) документа.
При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количестволистов приложений равно 0 .
Вид полученного документа.
В поле «Краткое содержание» переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание (действие и предмет), при этом, как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.
При оптимальной постановке работы в организации руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с распределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку, и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители, срок исполнения.
Карточка может иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение документа от исполнителя к исполнению. Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним.
Чтобы предотвратить утерю документа, учитывая пока ещё слабую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата, номер документа, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.
Организация регистрации документов. Характеристика современных ...
... внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения; входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем; дата документа; регистрационный номер документа, присвоенный ...
При регистрации нескольких документов может распечатывается сводная форма, в которой расписываются исполнители при поручении документа.
При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется указанная выше форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа другому исполнителю и ходе исполнения должны вноситься в поле «Ход исполнения документа».
Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле «Ход исполнения».
Как правило, исполнение документа связано с созданием нового документа: ответного письма, договора, служебной записки, справки и т.п. В этом случае кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов.
Исполнительный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера в структурном подразделении.
Регистрация исходящих и внутренних документов имеет некоторые особенности. Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: для исходящего документа указываются
название подразделения, подготовившего документ;
- исходящий номер (переносится на отправляемый документ);
- дата документа (полписания, утверждения, отправки);
- адресат: название организации, которой посылается документ;
- исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка).
Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «контрольная дата», которая не может быть ранее текущей даты.
Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как уже сказано выше, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.
В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).
Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции.
При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:
- порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;
- вид документа.
Каждый вид документа — приказы, распоряжения, служебной записки – номеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки.
дата документа;
- количество листов документа;
- количество листов приложений;
- краткое содержание документа;
- подразделение, ответственное за исполнение документа;
- исполнитель (фамилия, инициалы);
- срок исполнения («Контрольная дата»);
- отметка об исполнении;
- ход исполнения;
- связанные документы.
Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;
Автоматизация регистрации документов (3)
... устанавливается процедура составления и оформления документов, порядок разрешения вопросов, регистрации документов и организации контроля за их исполнением, систематизации и хранения документов. В XVI- XVII века регистрация в основном преследовала одну ...
- в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.
ГЛАВА 2. ВЫБОР АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
1.2. Современные программные решения в области автоматизации регистрации документов
Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но в большинстве случаев используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.
Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса3. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.
Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СЭД, DMS (Document Management System)).
На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя — должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.
Выбор конкретной организации программного продукта для автоматизации регистрации документов должен основываться на учете размера и вида деятельности организации, структуры организации и службы ДОУ, объема документооборота, и, конечно, технических и финансовых возможностей.
Наиболее популярными и распространенными в настоящее время являются следующие программные предложения: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow. По данным статистики внедрения систем электронного документооборота в России (рис.1) можно увидеть, что по количеству внедрений лидирующую позицию занимает система электронного документооборота «ДЕЛО». Это может свидетельствовать о достаточно положительном опыте ее использования, удобстве использования и определенном наборе ее функциональных возможностей.
Рис. 1. Статистика внедрения систем электронного документооборота за 2006-2008 гг. на территории России
Все перечисленные программные продукты в числе других функций позволяют осуществить и автоматизацию регистрации документов предприятия. Регистрация документов в каждой из перечисленных систем имеет свои особенности. Рассмотрим особенности регистрации документов в наиболее распространенных в России системах электронного документооборота — Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, Босс-Референт, Directum, DocsVision.
Так, к программным продуктам, позволяющим автоматизировать регистрацию документов, относится программный продукт «ДЕЛО». При регистрации в данной системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РК) (рис. 2), в которую заносятся сведения о документе, и присваивается индивидуальный регистрационный номер. РК включает в себя полный набор реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов.
Рис. 2. Регистрационно-контрольная карточка входящего документа
в системе «ДЕЛО»
Автоматизация регистрации документов (2)
... принятии решения на своем уровне. Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение ...
При регистрации файлы исходящих и внутренних документов могут быть прикреплены к РК системы «ДЕЛО». Кроме этого, для документов, которые создаются в MS Word, реализована упрощенная процедура регистрации прямо из среды текстового процессора, а при достаточно большом объеме документооборота можно использовать опцию «Поточное сканирование», позволяющую обеспечить массовый ввод в систему документооборота электронных образов бумажных документов.
Типовой блок РКК в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» включает в себя следующие закладки и реквизиты:
1. Закладка «Связки», которая состоит из таких составных частей, как:
- регистрационный номер документа – система «ЕВФРАТ-Документооборот» автоматически присваивает документу очередной регистрационный номер после того, как работник, осуществляющий регистрацию, выбирает название потока и название вида документа;
- название потока — это название группы документов, к которой относится тип определенной РКК, например, входящие документы.
Значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка системы;
- вид документа – здесь указывается конкретное наименование вида документа, например – приказ, акт. Данное поле существует по причине того, что в одном потоке может существовать несколько регистрируемых видов документов. Данное поле также заполняется путем выбора значения из предложенного системой списка;
- дата регистрации – проставляется автоматически системой, это всегда текущая дата;
— тип связи – данное поле при регистрации входящих документов не обязательно для заполнения, однако в случае если регистрируется документ, поступивший по каналам электронной почты или факсимильной связи, работник канцелярии отмечает это в данном поле.
2. Закладка «Контроль», которая включает в себя как содержание резолюций по документу, так и отражение всего хода исполнения по каждой резолюции
3. Закладка «Хранение», отражающая место хранения документа с точностью вплоть до страница дела или его тома.
Закладки «Контроль» и «Хранение» заполняются работником службы ДОУ на соответствующих этапах работы с документами, следующих после его регистрации. Более подробно содержание данных закладок нами будет рассмотрено далее.
В целом, говоря о регистрации документов в системе «ЕВФРАТ-Документооборот», необходимо отметить ряд функциональных особенностей, которые значительно упрощают регистрацию и работу с электронными документами. Например:
- автоматическая генерация номера и текущей даты;
- подстановка значений из словарей, справочников, классификаторов;
- подстановка даты из календаря;
- использование уникальной технологии Drag&Recog (перетащи и распознай);
- контроль заполнения полей РКК;
- контроль дублирования документов.
Кроме того, система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте.
Регистрируемые документы распределяются по потокам, например, входящий, внутренний, исходящий. Специалисты службы ДОУ имеют возможность с помощью системного администратора фирмы корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков).
При необходимости возможна модификация РКК потоков или создание новых типов потоков. Для этого в стандартную поставку программы входит модуль «Дизайнер форм».
В регистрационной карточке документа в системе «Босс-Референт» фиксируются все установленные нормативами данные, сюда вручную или автоматически помещается ссылка на сам документ – распознанный текст, графический объект или документ, поступивший по электронной почте.
Документ как носитель информации
... расходный кассовый ордер, платежная ведомость и др. Носителями правовой информации документы становятся в силу того, что как материальные объекты они содержат сведения, необходимые для ... и первичная регистрация хозяйственных операций. Кроме того, цифровые показатели, сгруппированные и обобщенные по определенной системе и зафиксированные в соответствующих документах, дают возможность оценивать ...
Автоматическое преобразование бумажных оригиналов документов в электронный вид обеспечивает интеграция «Босс-Референта» с продуктами FineReader. Работу с факсами обеспечивает интеграция БОСС_Референта с факс-сервером ExtraFax (Extracomm Technologies Inc).
Для регистрации документов в системе «Directum» также используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также необходимую информацию о текущем состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.).
Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.
Кроме этого, в «Directum» реализована возможность регистрации документов, поступивших как от организаций, так и от граждан. Для организаций, использующих децентрализованную регистрацию документов, в системе «Directum» используются места регистрации – рабочие места секретарей и сотрудников канцелярии. При этом каждое место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. По местам регистрации возможно разграничение прав доступа к данным.
При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями.
Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой: Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически.
При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в модуль «Управление электронными документами» с автоматическим присоединением его к РКК. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services, обеспечивающие поточное занесение документов в систему. Впоследствии РКК, как и сам занесенный электронный документ, легко могут быть найдены по штрих-коду на бумажном аналоге документа, благодаря технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID.
По данным РКК можно распечатать журналы входящих и исходящих документов. Также для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.
При создании учетной карточки документа в системе «DocsVision» ему автоматически присваивается номер, имеется возможность настраивать правила нумерации документов для разных типов документов и подразделений компании. Кроме этого можно фиксировать атрибуты, часть из которых является обязательными. При сохранении карточка проверяет уникальность определенных полей, например, сочетание типа документа и его номера.
Документ и система документации
... документные комплексы системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др. При работе с документами очень ...
Карточка документа может быть привязана к номенклатуре дел компании. Имеется возможность указать дело из справочника номенклатуры. С документами стандартных типов могут быть ассоциированы наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, краткое содержание, и другие. Для заполнения отдельных атрибутов карточки могут быть использованы разные справочники.
«DocsVision» позволяет сохранять в карточке один или несколько файлов документов, например, его изображение и текст. Для разных типов карточек имеется возможность определять специфические возможности по обработке файлов. В частности, имеется возможность определить возможности модификации файлов, политику хранения версий документов, возможность блокировки документов (средства Check-in/Check-out контроля).
Кроме этого, система позволяет фиксировать ссылки на карточки. Ссылка может иметь окраску — свойство, обозначающее его семантику: «дополнение», «ответ», «в приложение» и др. Также система поддерживает справочник окрасок ссылок документов. Особый тип ссылки — симметричная ссылка, например пара документов может содержать встречную ссылку («ответ» — «в ответ на», «приложение» — «основной документ»).
Система включает возможность автоматической фиксации встречной ссылки при выборе из справочника симметричной ссылки. При фиксации (удалении) подобной ссылки встречная ссылка будет автоматически фиксироваться (удаляться) в соответствующем документе.
Таким образом, организация при выборе программного продукта для автоматизации регистрации документов, должна ознакомиться с возможностями системы и выбрать наиболее оптимальный для себя вариант.
Кроме этого, немаловажным критерием при выборе автоматизированной системы ДОУ, и в частности регистрации документов, является стоимость приобретаемого программного продукта. Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, «ЕВФРАТ-Документооборот» и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino).
Исключением является система «ЕВФРАТ-Документооборот», имеющая встроенную СУБД Ника (0$) (таблица 1).
Таблица 1. Стоимость сервера и лицензий
Система
стоимость
БР
ГД
Д
ЕД
СМ
D
DIS
DV
LD
OW
Стоимостьть СУБД, $
От 3900
От 900
от 900
От 3900
От 900
