Организация работы с документами

метки: Документ, Регистрация, Работа, Подлежащее, Структурный, Проект, Учреждение, Подразделение

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ*

Не подлежат регистрации службой ДОУ:

1) письма, присланные в копии для сведения;

2) рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;

3) первичные документы бухгалтерского учета;

4) учебные планы, программы, копии;

• Документы, указанные в п З, 4, 6, 9, 13, учитывают в библиотеке, бухгалтерии и других службах организации.

5) месячные, квартальные и другие отчеты;

6) формы статистической отчетности;

7) сообщения о совещаниях, заседаниях;

8) поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;

9) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

10) телеграммы и письма о разрешении командировок;

11) научные отчеты по темам;

12) прейскуранты;

13) нормы расхода материалов.

Документы распределяют на группы:

• ¨ документы, адресованные руководству, или без указания структурно­го подразделения;
• ¨ предложения, жалобы, заявления граждан;
• ¨ документы, адресованные структурным подразделениям.

Для того чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хо­рошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязан­ностей руководителей и специалистов.

Руководителю и его заместителям направляют наиболее важные доку­менты по принципиальным вопросам работы организации. Предложения, за­явления и жалобы передают должностному лицу, в компетенцию которого входит окончательное решение вопроса, затронутого в письме.

Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с раз­ным назначением:»К исполнению», «Срочно» и т.д. Удобно для этого исполь­зовать папки разных цветов.

Документы, не требующие принятия решения руководством, распреде­ляют по структурным подразделениям согласно характеру вопросов.

В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и сорти­ровку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.

Автоматизация регистрации документов (2)

... создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, ...

На регистрируемых документах проставляют «отметку о поступлении», которая включает дату поступления и номер.

На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в пра­вом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.

Рассмотрение документов руководством (резолюция)

После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о них.

Если к документам надо подобрать дополнительные материалы (кон­тракты, письма, акты и т.д.), секретарь подбирает их и передает руководите­лю вместе с поступившими документами.

Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступле­ния их в организацию. Решение руководителя по документам отражается в резолюции. В резолюции указывают исполнителей, что нужно им сделать и к какому сроку, затем проставляется дата и подпись руководителя.

Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резо­люции в журнал (карточку) входящей корреспонденции. После этого доку­мент передают исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передают им поочередно или одновременно в копиях (используют ксерокопирование).

Схематично работу с входящими документами можно представить в ви­де следующей блок-схемы (рис.1).

Рис. 1 Схема распределения секретарем входящих документов

Работа с исходящими (отправляемыми) документами

Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов со­стоят из следующих операций:

• ¨ составление проекта документа;
• ¨ согласование проекта;
• ¨ проверка правильности оформления документа;
• ¨ подписание;
• ¨ утверждение (если необходимо);
• ¨ регистрация корреспонденции;
• ¨ отправка документа адресату;
• ¨ подшивка второго экземпляра в дело.

Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководи­тели или специалисты. В ответных документах излагают результат работы с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Ини­циативные документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе управленческих решений.

Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, ру­ководителями заинтересованных структурных подразделений, другими орга­низациями (при необходимости) и юридической службой. Количество согла­сований должно определяться деловой необходимостью.

Согласованный проект документа представляют руководителю органи­зации или структурного подразделения для подписания вместе с материала­ми, на основании которых проект готовился.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель прове­ряет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформ­ления, наличие необходимых реквизитов. Не правильно оформленные доку­менты возвращают исполнителям на доработку.

Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.

После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспеди­ционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сорти­ровку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, про­ставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое от­деление.

Регистрация документов реферат по доу

... регистрации документов. Правила регистрации документов Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по ... канцелярия, секретарь) разрабатывает «Перечень документов, не подлежащих регистрации ... документе необходимы нескольким структурным подразделениям, одновременно создают несколько регистрационных карточек, каждую из которых передают ...

При необходимости составитель документа указывает вид отправления -заказное письмо, нарочным и т.д.

Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные доку­менты передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.

Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы — немедленно.

Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Пер­вый, подписанный, экземпляр направляют адресату, второй (отпуск) — поме­щают в дело.

Если документ, направленный в другую организацию, должен быть воз­вращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале).

Работа с внутренними документами

Внутренние документы готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформ­ления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

• ¨ составление проекта;
• ¨ согласование;
• ¨ проверка правильности оформления;
• ¨ подписание;
• ¨ регистрация.

Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.

На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:

• ¨ передачу документа исполнителям;