Основы организации труда. Условия труда. Правовые основы секретарской деятельности

Тема: Основы организации труда. Условия труда. Правовые основы секретарской деятельности

секретарская деятельность труд

1. Структура законодательной и нормативно-методической базы, используемой в работе секретаря

2. Регламентация Трудовым кодексом Российской Федерации правил оформления кадровой документации, применяемой в деятельности секретаря

3. Нормирование и охрана труда секретаря

4. Условия труда секретарей

5. Режим труда и отдыха. Аксессуары рабочего места

6. Внутриучрежденческая регламентация деятельности секретаря

1. Структура законодательной и нормативно-методической базы, используемой в работе секретаря

В настоящее время правовая основа деятельности секретаря состоит из нескольких направлений: законодательное регулирование, нормативное и нормативно-методическое регулирование.

Для деятельности секретаря наиболее важны такие законы, как

«Об информации, информатизации и защите информации»

«Об электронной цифровой подписи»

«Об архивном деле»

«О государственном языке Российской Федерации»

«О бухгалтерском учете»

«Об акционерных обществах»

«О несостоятельности (банкротстве)»

Гражданское законодательство, Уголовном кодексе РФ, В Кодексе РФ об административных правонарушениях, Трудовой кодекс РФ

Огромное значение при работе секретаря имеют и нормативно-методические акты.

Одним из основных общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства является «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)» . Государственная система документационного обеспечения управления — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

8 стр., 3563 слов

Психологическая характеристика интеллектуальной деятельности ...

... подготовки выпускников вузов является активная учебно-трудовая и интеллектуальная деятельность студентов. Цель данной работы - психологическая характеристика интеллектуальной деятельности учебного труда студента.   1. Социально-психологические особенности студенческого возраста Для студенческого возраста характерно завершение ...

ГСДОУ устанавливает состав управленческих документов, правила оформления управленческих документов, а также рассматривает организацию работы с документами, в т.ч. организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль исполнения документов и подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

«Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

«Об Архивном фонде Российской Федерации»

«Об Архивном фонде Российской Федерации»

«О Федеральном архивном агентстве»

«Основные правила работы архивов организаций»

Несколько иным справочником, но также имеющим нормативный характер, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» . Данный документ предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при составлении номенклатуры дел организации, определении сроков хранения, отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов в деятельности организации (учреждения) и распространяется на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих»

При работе с кадровой документацией необходимы «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» и «Инструкция по заполнению трудовых книжек» .

«Альбоме

«Правил оказания услуг почтовой связи»

Ключевую роль при оформлении документов играет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.

Пакет этих документов необходимо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

2. Регламентация Трудовым кодексом Российской Федерации правил оформления кадровой документации, применяемой в деятельности секретаря

Кадровая документация

Если нет специального работника по кадрам, в задачи секретаря входит оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок.

Все кадровые документы можно разделить на два вида:

11 стр., 5005 слов

Трудовое право дипломные работы

... ст. 173 КЗоТ устанавливается трудовая нраводееспособность с 15 лет. Встетье 2 КЗоТ устанавливает основные права и обязанности работника. В ... актом лицом. Следует иметь в виду, что как правило , работодателей действует через представителей. 20. порядок заключения ... соц. проблем, возникающих у граждан по месту жительства, работы или учёбы, направленное на удовлетворение потребностей неограниченного ...

1) обязательные кадровые документы

Локальные нормативные акты

  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области;
  • график сменности;
  • график отпусков;
  • правила и инструкции по охране труда.

Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда. Правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников.

2) факультативные кадровые документы

Для правильного ведения кадровой документации секретарю необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

  • Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и дополнениями);
  • Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др. В Трудовом кодексе названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Часть этих документов применяется давно (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); необходимость создания некоторых регламентирована впервые (уведомления).

Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) — все эти документы должны быть оформлены в трехдневный срок.

Необходимость документирования трудовых правоотношений устанавливает Трудовой кодекс РФ, а именно то, что:

  • трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (ст. 67 ТК РФ);
  • прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (ст. 68 ТК РФ);
  • на всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
  • по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.) (ст.

62 ТК РФ);

  • предусмотрено обязательное издание приказа (распоряжения) работодателя о применении к работнику дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ);
  • прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ст.

84.1 ТК РФ).

6 стр., 2760 слов

Дипломная работа предмет трудового права

... законов о труде не определялся. С принятием ТК РФ эта проблема разрешена в ст. 5 «Трудовое законодательство и иные нормативно- правовые акты, содержащие нормы трудового права». Среди источников трудового права названы ...

Обязательное ведение кадровой документации, в частности трудовой книжки, предусмотрено также постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» и постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек).

Об обязательности документирования трудовых отношений с работниками в целях защиты их пенсионных прав свидетельствуют некоторые нормы пенсионного законодательства.

3. Нормирование и охрана труда секретаря

рабочее время

Нормы труда могут устанавливаться на отдельную операцию (операционная норма) и взаимосвязанную группу операций, законченный комплекс работ (укрупненная, комплексная норма).

Единые нормы труда, Работу с документами отражают:

  • Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23);
  • Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72);
  • Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. №152);
  • Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утверждены постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г.

№ 57);

  • Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11-64).

В настоящее время наиболее актуальными являются « Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти» , которые включают нормы времени на работы по набору текста на персональном компьютере, оформлению документов, документированию деятельности коллегиальных органов, обработке и учету документов, регистрации, справочно-аналитической работе, контролю за исполнением документов, составлению и ведению номенклатуры дел, хранению и поиску документов. Кроме того, в норматив включен раздел, содержащий нормы на секретарско-референтские работы, в числе которых работы по получению и передаче информации, организации и ведению телефонных переговоров (включая заказ пропусков, вызов участников совещаний, организацию связи руководителя с необходимыми лицами).

Нормы времени являются чрезвычайно важным документом для руководителей делопроизводственной службы, т.к. позволяют решить многие проблемы, связанные с организацией ее работы. Например, они могут быть использованы при аттестации для установления категории специалиста, при специализации работников делопроизводственной службы.

С использованием норм времени определяется трудоемкость работ по документационному обеспечению деятельности управленческих структур федеральных органов исполнительной власти за год и рассчитывается нормативная численность работников, выполняющих эти виды работ.

Типовая инструкция по охране труда для секретаря

4 стр., 1587 слов

Статистика оплаты труда и издержек на рабочую силу

... на рабочую силу и построения системы национальных счетов. 1. Состав фонда заработной платы В состав фонда заработной платы входят: начисленные предприятиями и организациями суммы оплаты труда в денежной и ... отраслях экономической деятельности. Данные о структуре фонда оплаты труда и абсолютных выплатах по отдельным компонентам, особенно в части оплаты за отработанное время на отраслевом уровне, ...

К самостоятельной работе в качестве секретаря допускаются лица, имеющие соответствующее образование и подготовку по специальности, обладающие теоретическими знаниями и профессиональными навыками в соответствии с требованиями действующих нормативно-правовых актов, не имеющие противопоказаний к работе по данной профессии (специальности) по состоянию здоровья, прошедшие в установленном порядке предварительный (при поступлении на работу) и периодический (во время трудовой деятельности) медицинские осмотры, прошедшие обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, вводный инструктаж по охране труда и инструктаж по охране труда на рабочем месте, проверку знаний требований охраны труда, при необходимости стажировку на рабочем месте. Проведение всех видов инструктажей должно регистрироваться в Журнале инструктажей с обязательными подписями получившего и проводившего инструктаж. Повторные инструктажи по охране труда должны проводиться не реже одного раза в год.

Секретарь должен:

  • соблюдать утвержденные в организации правила внутреннего распорядка;
  • поддерживать порядок на своем рабочем месте;
  • быть внимательным во время работы, не отвлекаться посторонними делами и разговорами и не отвлекать других от работы;
  • не допускать нарушений требований безопасности труда и правил пожарной безопасности;
  • соблюдать правила личной гигиены;
  • выполнять только ту работу, которая определена его должностной инструкцией;
  • соблюдать режим труда и отдыха в зависимости от продолжительности и вида трудовой деятельности (рациональный режим труда и отдыха предусматривает соблюдение перерывов и активное их проведение).

Секретарь обязан соблюдать правила охраны труда для обеспечения защиты от воздействия опасных и вредных производственных факторов, связанных с характером работы, включая:

  • нервно-психические перегрузки;
  • повышенные зрительные нагрузки при работе в течение длительного времени на компьютере и с бумажными документами;
  • биологические факторы (опасность заражения при контакте с инфекционными больными;
  • повышенное содержание в воздухе патогенной микрофлоры, особенно зимой при повышенной температуре в помещении, плохом проветривании, пониженной влажности и нарушении аэроионного состава воздуха;
  • возможный контакт с аллергенами);
  • другие опасные и вредные производственные факторы, связанные со спецификой трудовой деятельности, используемыми в работе оборудованием, инструментами и материалами.

4. Условия труда секретарей

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.

К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения, напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление. Приемная должна по возможности иметь естественное освещение. Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).

7 стр., 3007 слов

Рабочее время и время отдыха как институт трудового права

... особенностей рабочего времени и времени время отдыха как институт трудового права. Задачи, требующие р ешения для достижения данной цели:  определение понятия и видов рабочего времени;  исследование понятия и видов времени отдыха;  выявление проблем в регулировании времени труда и отдыха. Объект работы ...

Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность воздуха и т.д. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом. Наиболее комфортной для человека является температура 19-20 °С. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22 °С — в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 °С в холодное время, независимо от количества людей находящихся в помещении.

Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание. Это чистота воздуха. При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем.

Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет.

Другим наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная. Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки, которые с потоком воздуха разносятся внутри помещения.

Совсем недавно ученые открыли существование микроскопического пылевого клеща. Живет такой клещ в мягкой мебели, ковровых дорожках. Попадая на слизистую дыхательных путей, он вызывает чихание, на оболочку глаз слезовыделение, может вызвать, например, насморк и другие аллергические реакции. При постоянном попадании в легкие возникают специфические заболевания.

Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.

Приемная должна регулярно проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы. Кратковременное открывание окон (5-8 мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк).

Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест.

Стоит потрудиться и над озеленением приемной, так как живые цветы не только красят помещение, но и значительно улучшают микроклимат в нем. Растения снижают шум, улучшают состав воздуха, увлажняют его, испаряя воду листьями. Растения для офиса надо подбирать умело, учитывая площадь помещения, на какую сторону выходят окна, не являются ли цветы аллергенами.

41 стр., 20093 слов

Дипломная работа охрана

... и сущность техники безопасности на рабочем месте. Во второй главе дипломной работы представлен анализ системы управления охраной труда в ООО «Гофротара». В третьей ... ᶦ ᶦ (САНПИН), правилам устройства и безопасности эксплуатации (ПУБЭ), ᶦ инструкции по безопасности (ИБ), межотраслевым правилам по охране ᶦ ᶦ ᶦ ᶦ труда, межотраслевым ᶦ ᶦ организационно- методическим ᶦ ᶦ документам ᶦ (положения, ...

Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цветов для отделки офиса определяется архитектурными особенностями помещения, освещения, климатическими условиями и в немалой степени от направления деятельности сотрудников.

Таким образом, рациональная организация труда секретаря-референта складывается из организации рабочего места, условий труда и планирования рабочего дня.

5. Режим труда и отдыха. Аксессуары рабочего места, Режимы труда и отдыха

Задача установления рационального режима труда и отдыха состоит в том, чтобы максимально увеличить период устойчивой высокой работоспособности, сократить фазу утомления.

Годовой режим труда и отдыха определяет чередование рабочих периодов с периодами длительного отдыха, связанного с очередными ежегодными отпусками, которые необходимы для сохранения здоровья, обеспечения высокой работоспособности и трудового долголетия.

Режим рабочего времени должен быть оговорён в трудовом договоре с работником. Он должен предусматривать: продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка.

Работоспособность человека в течение дня не остается одинаковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работоспособности. Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утомление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной деятельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испытывает физические перегрузки (работники экспедиций , архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уровень шума, в копировальных службах — пыль, химические вещества, на тех, кто работает за компьютером — электромагнитное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.

К методам сохранения работоспособности относится предупреждение утомления установлением перерывов на отдых.

Эффективность отдыха во многом зависит от его организации. Время отдыха должно быть рационально использовано.

Распорядок рабочего дня секретаря

  • постепенное вхождение в трудовой ритм дня;
  • чередование труда и отдыха;
  • планирование работы.

Планируя работу, секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня работоспособность наиболее высока с 14 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.

2 стр., 981 слов

Дипломная работа охрана труда в строительстве

Посмотреть примерную стоимость услуг Вы можете на странице Прайс-лист . Охрана труда в строительстве Правовые средства охраны земель - это совокупность правовых норм, ... в области охраны окружающей среды при эксплуатации объектов сельскохозяйственного назначения; Похожие темы: Дипломные работы, отчеты по практике, курсовые, выполненные специалистами Компании PROF EDUCATION": Дипломная работа ...

Не стоит забывать об усталости глаз. При большом объеме работ с документами или на ПК глаза очень быстро устают. В этом случае лучше просто поменять занятие или пройтись по коридору, выпить кофе, поговорить по телефону. Наилучший вариант — это когда секретарь чередует каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом время ежедневной работы на компьютере не должно длиться более 4 часов.

Следует ритмично чередовать периоды труда и отдыха. Нужно научиться вырабатывать в себе определенный автоматизм действий: в обработке корреспонденции, работе на персональном компьютере, исполнении других технических поручений, отделяя первоочередные дела от второстепенных.

В то же время жизнь показывает, что секретарю нередко приходится выполнять и сверхурочную работу, и тогда даже такое святое дело, как обед, становится в этих условиях «плавающим», т.е. сдвинутым по времени.

Аксессуары рабочего места

Приемная офиса — это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной — это секретарь.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров, зависит и скорость решения вопросов, и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря.

Рабочее место секретаря

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда.

Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, в том числе управленческого — его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций секретаря, автоматизации и механизации его рабочего места придается особое значение. Эти средства позволяют значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Сегодня поддаются автоматизации и механизации почти все формально-логические и технические процедуры создания документов и работы с ними. Поэтому рабочее место секретаря должно быть соответственно оснащено оргтехникой. Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

  • средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;
  • средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;
  • средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;
  • средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;
  • средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;
  • специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест.

Современное место секретаря не мыслимо без компьютера и средств связи. Как правило, компьютер секретаря связан с компьютером руководителя, подключен к локальной сети фирмы (учреждения), а в случае выполнения секретарем функции приема-передачи электронной почты — и к сети Интернет. Доступ к сети Интернет необходим секретарю и для подбора необходимой руководителю информации. Само собой разумеется, что компьютер должен иметь и соответствующее программное обеспечение для защиты от вирусов и несанкционированного доступа.

9 стр., 4009 слов

Роль секретаря в организации командировок

... секретаря в организации командировок; проанализировать статус секретаря на сегодняшний момент; выявить типичные ошибки в работе секретаря; предложить способы решения проблем и устранения ошибок в работе секретаря на предприятии. При написании курсовой работы ...

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, — это исключительный порядок и чистота, как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

Таким образом, создание рациональной планировки рабочего места секретаря на предприятии имеет большое значение, как для облегчения труда, так и для повышения его привлекательности, положительно влияющей на производительность труда.

6. Внутриучрежденческая регламентация деятельности секретаря

Должностная инструкция — главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Приступая к составлению должностной инструкции, нужно, прежде всего, использовать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификационной характеристике. Из квалификационных характеристик можно полностью использовать разделы: «Должностные обязанности» и «Должен знать».

Квалификационная характеристика

Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т.д. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.

Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.

При наличии должностной инструкции поступающий на вакантную секретарскую должность сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.

Должностная инструкция — документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Поэтому к ее составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те вы и имеете.

Должностная инструкция

Должностная инструкция на секретаря — документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь (секретарь-референт) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т. д. У каждого секретаря всегда исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, которые выполняют все секретари. Кроме того, особенность и сложность составления должностной инструкции секретаря обусловлены многогранностью его деятельности. Поэтому невозможно говорить о каком-либо едином эталоне должностной инструкции секретаря (секретаря-референта).

Значение должностной инструкции секретаря очень велико. Она, прежде всего, необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.

Должностные инструкции могут разрабатываться «внешними» организациями, государственными или частными (например, консультативными, внедренческими фирмами), но чаще всего их разрабатывает отдел кадров организации по согласованию с юрисконсультом, а затем уже она утверждается руководителем организации.

Однако, как и к любой должностной инструкции, к ней предъявляются общие требования. Прежде всего, она имеет уже устоявшуюся унифицированную структуру текста, а именно разделы:

1) общие положения;

2) функции;

3) должностные обязанности;

4) права;

5) ответственность;

6) взаимоотношения;

7) связи по должности.

Может быть добавлен раздел «Оценка работы», а в последние годы все чаще появляется раздел «Организация работы (распорядок дня)».

Раздел «Общие положения»

В разделе «Функции»

В разделе «Должностные обязанности»

Раздел «Права»,

Именно этот раздел должностной инструкции наделяет секретаря (секретаря-референта) большими или меньшими полномочиями и определяет степень его возможностей.

Раздел «Ответственность»

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)»

раздел «Оценка работы»

Как правило, должностная инструкция заканчивается указанием на порядок ее пересмотра. Условиями пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, повлекшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, выполняемых секретарем, внедрение компьютерных технологий. Но значительно чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (3 года или 5 лет).

«Организация работы»

Должностная инструкция является составной частью всего пакета документов, необходимых для организации работы управленческого аппарата.