Проблемы экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Реферат

В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся:

  • экспертиза ценности документов внутри госархива;
  • рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;
  • работа по комплектованию Госархива.

Таким образом, система экспертной службы состоит из: архивных учреждений — ЦЭПК, ЭПК, ЭМК и прочих учреждений — ЭК, ЦЭК.

2.

3. Проведение экспертизы в делопроизводстве Результатом управленческой деятельности является документ. Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Одни документы необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность, и сроки хранения таких документов «до минования надобности» или «до замены новыми». Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов.

Другие документы отражают работу организации, ее достижения, имеют определенное экономическое, научно-техническое, историческое значение и должны храниться максимально долго, т. е. , следуя принятой терминологии, постоянно.

Проведение экспертизы ценности документов является неотъемлемой частью любых архивных работ. Составление описей, передача документов на хранение при ликвидации, уничтожение бухгалтерских документов, — при всех этих процедурах необходимо проведение экспертизы ценности документов. Формально проведение экспертизы ценности документов — это процесс изучения архивных документов с целью определения сроков их хранения и последующей сдачи на государственное хранение. Рассмотрим подробнее, что же представляет собой этот процесс. Проведение экспертизы ценности документов — это не разовая акция, а планомерное, систематическое мероприятие.

Выделяют несколько этапов экспертизы ценности документов. Первым этапом считается составление номенклатуры дел. По сути, номенклатура дел предопределяет документооборот на предприятии и устанавливает предполагаемые сроки хранения документов. При проведении экспертизы ценности документов этот этап не стоит недооценивать.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом или положение организации, положениями ее структурных подразделений, штатными расписаниями, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

10 стр., 4526 слов

Виноградные вина. Классификация, ассортимент, экспертиза, хранение

... фальсификации, описание методов экспертизы качества виноградных вин. Объект исследования виноградные вина. Предметом являются свойства, показатели качества вин, возможные дефекты и болезни, методы экспертиз. 2.ВИНОГРАДНЫЕ ВИНА Вино - ... международной. Он не распространяется только на Советское шампанское и игристые вина. По цвету виноградные вина бывают белые, розовые и красные. Это зависит от сорта ...

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется секретарем организации или сотрудником, ответственным за делопроизводство, в 4 квартале предшествующего года, т. е. номенклатура дел на 2011 год составляется в 4 квартале 2010 года. После утверждения руководителем организации (не позднее конца текущего года) она вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту фамилий авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Второй этап проведения экспертизы ценности документов наступает при сдаче документов на хранение в архив.

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

Это связано, прежде всего, с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения.

И, наконец, третий этап проведения экспертизы ценности документов — это подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный архив. В итоге проведения экспертизы ценности документов происходит полное комплектование государственных архивов и, если рассматривать проблемы, совсем глобально, всего Архивного фонда страны.

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительных надписей, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.

Взаимодействие коммерческой организации и государственного архива может осуществляться на договорной основе. В договоре закрепляются принципы взаимоотношений сторон, их обязанности, ответственность и другое.

Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает не только соблюдение правил ведения, но и хранения кадровой документации, а также своевременную сдачу этой документации в архив.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т. п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация.

10 стр., 4599 слов

Сущность и проведение таможенной экспертизы

... способов обнаружения фальсификации товаров и др. Актуальность темы заключается в том, что проведение таможенной экспертизы товаров, документов и транспортных средств имеет большое значение и в целях государственной безопасности, ...

Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется примерно до 100 млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел.

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение. Ведь документы как источники информации неравноценны.

Одни содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций.

Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, Деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.

Таким образом, изложенный в работе материал позволил сделать следующие выводы:

Законодательное регулирование самых разных аспектов работы с документами, а непосредственно хранение документов содержится в целом ряде правовых актов. В действующее законодательство включено значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, к их содержанию, структуре текста и хранению.

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации.

Для проведения экспертизы ценности документов, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии. В состав экспертной комиссии включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают.

Экспертиза ценности документов проводится экспертной комиссией на основе определенных критериев и принципов. Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности Сам порядок проведения экспертизы ценности документов экспертной комиссией состоит из трех основных этапов. Первый этап. Первично экспертиза проводится на стадии текущего делопроизводства при разработке номенклатуры дел в структурных подразделениях под методическим руководством архивной службы. Второй этап — экспертиза дел и документов в структурном подразделении и подготовка к передаче дел и документов в архив. Экспертиза в структурных подразделениях проводится ежегодно по трем направлениям. Третий этап — архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение с целью выделения и подготовки к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

14 стр., 6730 слов

Факторы разрушения документов

... носителей документов; амортизация документов в процессе их использования. 1.3 Виды повреждений документов Очень опасны для документов биологические ... фоно документа; карточке учета технического состояния видеодокумента. Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся ... банка данных о физическом состоянии документов. В основе экспертизы физического состояния также лежит ...

Все эти мероприятия осуществляются под методическим руководством архивной службы.

Многие фирмы в целях экономии не содержат архивариусов в штате. Такие предприятия каждый год обращаются к специализированным архивным компаниям для проведения экспертизы ценности документов. Специалисты сторонней архивной компании создают экспертную комиссию.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

[Электронный ресурс]//URL: https://urveda.ru/referat/problema-ekspertizyi-tsennosti-dokumentov/

Гражданский кодекс Российской Федерации // Парламентская газета, 2006 № 214−215.

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» от 17.

03.94 № 552//Отечественные архивы, 1994. № 3. С.3−8.

Постановление Правительства Российской Федерации от 28 [«https:// «, 7].

Президента РФ

203.

Афанасьева П. П., Афанасьева П. П., Лысенко Л. М., Е. В. Актуальные

ГУ 2008. — 92с.

О. В. Фионова

Журнал «В курсе дела» № 12, 2006 г.

Журнал «Делопроизводство» № 3, 2008 г.

Журнал «Секретарское дело» № 4, 2008 г.

Журнал «Секретарское дело» № 5, 2009 г.

Журнал «Секретарь», № 6, 2008 г.

Журнал «Секретарь-референт» № 11 (71) ноябрь 2008 г.

М. В. Современное, В. А. Организация, Н. А. Документирование

метод. пособие / Р-на-Д: Мар

Т. — 2002. — 272с.

А. В. Охотников

Т, 2004. — 287 с.

М. Ю. Справочник, Е. Н. Развитие

Информационно — справочная система Консультант www.consultant.ru

Журнал делопроизводство www. delo-press.ru

Журнал секретарское дело www. sekretarskoe-delo.ru

Официальный сайт секретаря — референта www.sekretariat.ru

Сайт архивы России www.rusarchives.ru

Сайт делопроизводство и электронный документооборот www.termika.ru

Сайт секретарское дело www. sekretarskoe-delo.ru

Сайт секретарь — инфо www. sekretar-info.ru

В. А. Кудряева

РД 50−524−84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях, утвержденные постановлением Госстандарта от 25 декабря 1984 г. № 4895.

ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» М.: Издательство стандартов 1998

В. А. Кудряева, О. В. Фионова

Журнал «Справочник кадровика», номер № 1 -2006

Лысенко Л. М.

Спивак В.А. «Документирование управленческой деятельности» СПб.: ПИТЕР, 2007;240с.

В. А. Кудряева, М. Ю. Справочник, В. А. Кудряева, М. Ю. Справочник, В. А. Организация, О. В. Фионова

По материалам сайта www.sekretariat.ru/

По материалам сайта www. sekretarskoe-delo.ru

О. В. Фионова, Н. А. Документирование

метод. пособие / Р-на-Д: Мар

Т. — 2002. — 272 с.

О. В. Фионова, М. В. Современное

Информационно-справочная система Консультант www.consultant.ru

23 стр., 11212 слов

Выплаты пенсий гражданам, проживающим за пределами Российской Федерации

... на сайте Пенсионного фонда России, в разделе «Информация о внесении изменений в положение о порядке выплаты пенсий гражданам, выезжающим (выехавшим) на постоянное жительство за пределы Российской Федерации», со ссылкой на Постановление Правительства РФ № 527, ...

Журнал «Справочник кадровика», номер 1−2006

Афанасьева П. П., А. В. Охотников

Т, 2004. — 287 с.

По материалам сайта

http://sekretariat.ru