В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу [4, с. 4].
По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия[12, с.47]. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Курсовая работа управление коммерческими сделками
... темы курсовой работы подчеркивается необходимостью управления коммерческой ... коммерческую информацию, оценивать эффективность хозяйственных связей. Чтобы принимать обоснованные управленческие решения необходимо производить оценку эффективности коммерческой деятельности в целом и в отдельности по каждой торговой сделке. ... коммерческих решений. Таким образом, для успешной организации коммерческой ...
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
-
Понятие о регистрации документов.
Правила регистрации документов
Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» [16, с. 25].
Регистрация документов — это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Она необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов.
Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления [1] и Типовой инструкции по делопроизводству [2].
В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов 1 .
Регистрация документов является составной частью делопроизводственного процесса. Организация регистрации документов в значительной степени определяет трудоемкость делопроизводственного процесса, надежность и быстроту нахождения документов, их сохранность, возможность эффективного контроля их исполнения.
Государственная регистрация и постановка на учет в налоговых ...
... качестве адреса организации. Также нормативными документами не утверждена единая форма такого учредительного документа, как Устав организации [5, с.142]. Итак, можно сказать, что государственная регистрация юридических лиц ... физических лиц; анализировались данные статистики по учёту налогоплательщиков; выявлялись пошаговые действия при регистрации и постановки на учёт юридических и физических ...
В учреждении регистрируют не все, а наиболее важные документы.
При решении вопроса о целесообразности регистрация основной критерий — содержание документов, вид документа, его подлинность.
Обязательно регистрируют документы, поступающие из вышестоящих органов, центральных и местных государственных, партийных и других общественных организаций и направляемые им; письма депутатов Верховного и местных Советов, важнейшие внутренние документы — приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности учреждения либо имеющие обобщенный характер, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, важнейшие письма вневедомственных организаций. Обязательна регистрация важнейших внутренних документов; ее отсутствие — типичный недостаток организации делопроизводства.
Часть документов, создаваемых в учреждении и поступающих в него, не регистрируется. Это первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и большая часть документов, не требующих исполнения [6, с.17]..
В каждом учреждении делопроизводственная служба (канцелярия, секретарь) разрабатывает «Перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства» (приложение 1).
Перечень утверждает руководитель учреждения, если он включает нерегистрируемую документацию всего учреждения, или же руководитель структурного подразделения, на документы которого он распространяется. В исполкоме Совета депутатов трудящихся перечень нерегистрируемых документов утверждается секретарем исполкома. Перечень включается в инструкцию по делопроизводству как одно из ее приложений.
Документы регистрируют, как правило, централизованно, т. е. все документы — входящие, исходящие и внутренние — регистрируются в одном месте. Централизация регистрационных операций позволяет сократить затраты на их осуществление, эффективно использовать технические средства, специализировать делопроизводственный персонал, улучшить информационное обеспечение руководства.
Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях I категории, а также в тех, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы. Это положение следует иметь в виду при организации регистрационных работ в производственных объединениях, в которых часть функций управления не централизуется. Входящие в состав таких объединений производственные единицы могут регистрировать документы самостоятельно.
В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществить централизованную регистрацию, важнейшую внутреннюю документацию и переписку руководства могут регистрировать в канцелярии, остальные документы — в структурных подразделениях 2 .
Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую, плановую) регистрируют в ряде случаев в соответствующих подразделениях: документы по личному составу — в отделе кадров, финансовые, учетные и аналогичные им — в бухгалтерии, арбитражные и исковые — в юридическом отделе, печатные издания — в библиотеке, месячные и квартальные планы и отчеты — в плановом.
Организация регистрации документов. Характеристика современных ...
... регистрирующего поступающую корреспонденцию. Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную ... быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции ...
Документ регистрируют в учреждении один раз. Если сведения о документе необходимы нескольким структурным подразделениям, одновременно создают несколько регистрационных карточек, каждую из которых передают в соответствующее подразделение. В канцелярии, структурном подразделении или на рабочем месте исполнителя документ вторично не регистрируют.
Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов применяют однообразные регистрационные формы — регистрационную карточку и журналы.
Входящие документы регистрируют в день поступления в учреждение; исходящие и внутренние — в день подписания. Телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.
Для ускорения регистрационных работ, сокращения их трудоемкости и объема учетно-информационного аппарата целесообразно использовать парную регистрацию писем по принципу «запрос-ответ». При этом самостоятельно учитываются только инициативные письма (запросы), как входящие, так и исходящие. Ответы на запросы как входящие, так и исходящие письма фиксируются в регистрационных записях, относящихся к соответствующим инициативным документам 3 .
На одной карточке фиксируют данные только о двух документах — запросе и ответе. Если переписка продолжается, то все последующие письма тем же методом парией записи, т. е. попарно, регистрируют на новых карточках. Карточки и документы получают регистрационный индекс первого инициативного письма.
При регистрации документов используют справочные материалы: список структурных подразделений учреждения с указанием их условных обозначений, фамилий руководителей и их телефонов; перечень подведомственных организаций с указанием их почтовых и телеграфных адресов, фамилий руководителей и заведующих канцеляриями, номеров их телефонов; перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными, перечень документов, не подлежащих регистрации; классификатор документов или участков (вопросов) деятельности учреждения; список ответственных исполнителей, которые согласно инструкции по делопроизводству или другому распорядительному акту могут подписывать документы от имени учреждения или предприятия с указанием их фамилий и номеров телефонов; номенклатуру дел; список служебных телефонов сотрудников учреждения; справочники адресный и административно-территориального деления; другие специальные справочники; инструкцию по делопроизводству; перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения.
Регистрировать документы могут в одном или, как исключение, в нескольких структурных подразделениях. При этом регистрационные формы (журналы и карточки), формулировки регистрационных записей, делопроизводственные индексы и схемы построения справочных карточек должны быть максимально однообразны. При возможности названные элементы следует унифицировать в рамках одного или нескольких учреждений. Например, можно унифицировать структуру (рубрикацию) справочно-информационных картотек главных управлений министерств, делопроизводственные индексы предприятий системы, на которых введены типовые структуры аппарата управления, и т. д.
Автоматизация регистрации документов (3)
... системе делопроизводства учета документов, контроля и их поиска: Обеспечение сохранности документа; Обеспечение справочно-информационного поиска по документам; Сведения об объеме документооборота; Прохождение регистрации документа влияет на его юридическую силу. Значение регистрации документов ...
Регистрировать документы должен опытный делопроизводственный работник, который знает делопроизводственный процесс, функции учреждения и его подразделений, состав документации, циркулирующей в учреждении, умеет выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеет техникой машинописи.
2. Формы регистрации документов
В учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов применяют единую регистрационную карточку (приложение 2).
В учреждениях с объемом документооборота до 600 единиц в год для регистрации можно использовать журналы (приложения 3).
Основные положения ЕГСД предусматривают применение индивидуальной карточной формы регистрации документов, при которой каждый документ регистрируется па отдельной карточке (исключение составляет парная регистрация типа «запрос-ответ»).
Кроме индивидуальной в делопроизводстве ряда учреждений до последнего времени использовалась групповая карточная система регистрации, при которой на одной карточке регистрируется несколько документов одной группы, объединяемых общностью содержания, авторством корреспондентов, принадлежностью к одному виду и т. д. Па ней указывается наименование корреспондента или вопроса, по которому идет переписка. На одной карточке могут регистрировать только поступающие или отправляемые документы, или те и другие вместе. Групповая карточная система регистрации документов позволяет создавать компактные картотеки, оперативно осуществлять поиск документов при небольшом числе и достаточно стабильном перечне корреспондентов, в ряде случаев содействует правильной систематизации документов внутри дела [6, с. 58]. В настоящее время используется редко.
Эффективность использования карточной формы регистрации документов определяется следующим:
- карточки можно располагать в любом порядке, что обеспечивает возможность поиска по одному из признаков, положенных в основу их систематизации;
- одним регистрационным актом можно создать несколько карточек, организовать несколько картотек, что создаст условия для централизации регистрационных операций;
- карточки можно использовать для создания каталогов в период архивного хранения документов;
- заполнять карточки (в отличие от журналов) можно на пишущей машинке;
- регистрационные работы можно ускорить за счет одновременного заполнения карточек несколькими работниками (вносить данные в журнал может только один человек).
С применением карточек для регистрации резко повышается возможность оперативного нахождения документа или группы документов и одновременно сокращается трудоемкость регистрационных операций.
Эффективность использования картотек снижается, потому что карточки систематизируют по второстепенным поисковым признакам, например, по порядку регистрационных номеров; сведения о реквизитах, прохождении и исполнении документов фиксируют неполно и нечетко. На эти моменты следует обратить внимание при использовании карточной формы регистрации.
Эффективность карточной формы регистрации документов проявляется в следующих условиях:
-
частая необходимость быстрого нахождения одного или группы документов, объединенных общим признаком;
8 стр., 3635 словКонтроль за исполнением документов (2)
... контроле. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, он может ставиться на контроль сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ...
-
соблюдение должностными лицами правил работы с карточками, картотеками и порядка выполнения соответствующих операций;
-
техническое обеспечение эксплуатации картотек.
Бланки регистрационной карточки изготовляются типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге повышенной плотности формата А5 (148 X 210) и А6 (105 X 148 мм).
Для визуального различия карт и картотек карты разрешается изготовлять из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Цветовые различия карт можно использовать следующим образом: входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются соответственно на белых, желтых и голубых картах; письма, жалобы и заявления трудящихся на карточках с красной полосой.
Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом. Состав и содержание заполняемых граф зависят от того, па какой инициативный документ заполняется карточка — входящий, исходящий или внутренний.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных, контрольных и других картотек во всех структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.
В учреждениях I и II категорий карты заполняют в 3—5 экземплярах: два помещают в справочные картотеки, построенные чаще всего по корреспондентскому, предметно-тематическому или структурно-хронологическому принципу, третий направляют в контрольную картотеку, четвертый — исполнителю, а пятый — в подразделения, где ведутся специализированные картотеки (например, кодификационная картотека в юридическом отделе, картотека писем, жалоб и заявлений граждан в бюро жалоб или контрольной группе, картотека нормативных документов по труду в управлении (отделе) организации труда и заработной платы).
Число экземпляров карт, заполняемых при регистрации в учреждении, не всегда постоянно: на каждый документ создается одно и то же количество экземпляров карт, однако при регистрации тех документов, для учета которых в структурных подразделениях создаются специализированные картотеки, оно может возрастать.
Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен.
В графе «Корреспондент» указывается название учреждения либо фамилия, имя и отчество, место работы или домашний адрес лица, от которого поступил или которому документ направлен. Название учреждения можно указывать в официально принятом сокращенном виде. При наличии утвержденного перечня постоянных корреспондентов с их условными обозначениями, они могут быть проставлены вместо названий учреждений. При поступлении коллективного письма указывают фамилию, имя и отчество лица, первым подписавшего документ, а затем добавляют слова «и другие». Если документ составлен одним лицом, а прислан из другого учреждения, первым указывается автор документа, а затем после слов «поступил из» — название корреспондента, передавшего документ. Например, «поступил из редакции газеты «Известия».
Если исходящий документ направляется (в копиях) нескольким адресатам, указывается не более 3. При массовой рассылке пишут обобщенное наименование корреспондентов (например, всем трестам и СМУ; секретарям исполкомов районных и городских Советов и т. д.) и номер списка рассылки, например, «Всем предприятиям. Список рассылки № 6».
Порядок хранения документов на предприятии
... документами. Регистрация документов Регистрация документов- это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и ...
При регистрации внутренних документов в этой графе указывают наименование структурного подразделения, которому адресуется документ (приказ, распоряжение), или же наименование структурного подразделения, где он подготовлен (справка, сводка, докладная или объяснительная записка, протокол).
В графе «Дата поступления и индекс документа», которую заполняют только при регистрации входящего документа, отмечают дату поступления и индекс документа, присвоенный ему организацией, в которую он поступил. Дата поступления документа является одновременно и датой его регистрации. Дата включает число, месяц и год, обозначаемые шестью арабскими цифрами, например 06.04.07. Индекс, присвоенный документу при регистрации, отчетливо указывается при рукописном заполнении карточек буквами и цифрами несколько крупнее обычных, при машинописном, компьютерном — заглавными.
В графе «Дата и индекс документа» при регистрации входящего документа указываются дата и индекс, присвоенные ему учреждением — автором документа. Если регистрируется документ, который составлен в одном учреждении, а прислан другим, следует указать даты этих документов и индексы, присвоенные им учреждениями-отправителями:
03.02.07 274 ООО «Таверна» 25.02.07 56/1892 газета «Известия».
При регистрации исходящего или внутреннего документа в настоящей графе указывают дату его подписания и индекс документа.
В графе «Краткое содержание» указывают вид документа (письмо, приказ, справка), заголовок к его тексту или краткое содержание. Вид документа (кроме письма) указан на регистрируемом документе. Заголовок к тексту точно воспроизводится на карточке.
При отсутствии заголовка лицо, регистрирующее документ, знакомится с текстом документа и формулирует его краткое содержание одной обобщающей фразой. Чаще всего она строится на основе заключительной части документа, в которой содержатся выводы, предложения, просьбы, заключения и т. и. При этом целесообразно начинать изложение заголовка отглагольным существительным с предлогом О или Об (О изыскании, О проведении, Об изменении и т. д.).
В отдельных случаях при регистрации входящего документа в данной графе отмечают должность, звание, инициалы и фамилию лица, подписавшего его. Например, зам. министра связи В.Л. Саванчук, директор завода, депутат Верховного Совета А. В. Костенко, академик С. Максимов. При регистрации исходящих и внутренних документов должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего документ, указывают обязательно.
В графе «Резолюция или кому направлен документ» записывается резолюция руководителя, которая переносится на карточку без изменений и сокращений. При этом указывают инициалы и фамилию руководителя, а в некоторых случаях и его должность. На карточку переносят все резолюции, содержащиеся в документе. При отсутствии резолюции в данной графе записывают название подразделения или инициалы и фамилию должностного лица, которому направляется документ. Вместо названия подразделения можно записать его индекс (номер) или сокращенное обозначение (СКВ. БТИ, ОТЗ).
В графе «Отметка об исполнении» в карточке, составленной на инициативный входящий документ, фиксируют краткое содержание, дату и индекс ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе, и, если необходимо, кем, когда и как об этом решении уведомлен автор этого документа. Приведенная запись удостоверяется подписью непосредственного исполнителя документа с указанием его должности, инициалов и фамилии. Например:
Регистрация документов
... внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения; входящий № (индекс); дата документа; индекс документа; регистрационный номер документа; автор ...
Дано указание о дополнительной отгрузке бутового камня в третьем квартале 2006 г. Письмо зам. министра Р. Л. Веселова от 03.04.06 № 16/184.
Ст. инженер А. Васильев 04.04.06, Министром разрешена немедленная командировка в Красноярск и Иркутск., Передано директору завода по телефону 12.10.06 в 12 ч. 20 м., Ст. инженер Л. Ковалев. 12.10.06
В карточке, составленной на инициативный исходящий документ, в данной графе проставляют дату получения ответа на него, дату и индекс ответного письма автора, указывают краткое содержание, в ряде случаев —должность и фамилию подписавшего его лица. Если ответный документ отсутствует, записывают, когда и какое решение принято по существу рассматриваемых вопросов. Приведенная запись удостоверяется подписью непосредственного исполнителя документа с указанием его должности, инициалов и фамилии.
В карточке, составленной на внутренний документ, в данной графе указывают конкретные действия по выполнению документа и достигнутые результаты. Если в процессе выполнения составлялся новый документ, указывают его дату и индекс, должность и фамилию лица, подписавшего его.
10, 14 и 28 января произведены контрольные обмеры работ, выполненных бригадами штукатуров СМУ-3. Докладная записка от 05.01.08 № 4/25 представлена управляющему. Подготовлен проект приказа.
Ст. инженер (подпись) С. А. Сидоров
08.05.08
Проведено совещание со старшими инженерами по технике безопасности, Подготовлено и разослано инструктивное письмо от 18.01.08 № 8/214
Начальник отдела (подпись) А.Р. Андреев
В графе «Контрольные отметки» фиксируют отметку о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение документов. На карточке входящего документа сведения о его движении могут располагать в следующем порядке. Как правило, документы передаются и принимаются без расписки (расписки ставятся на карточке только в том случае, если в учреждении установлен такой порядок).
На карточках регистрации исходящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, а также лиц, завизировавших его.
Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве.
В регистрационную карточку можно вносить дополнительные реквизиты, которые размещают произвольно, например, «Количество листов», «Расписка в получении документа» и т. д.
Графы журналов заполняют также, как и соответствующие графы картотеки.
