Составление и обработка новой документации показывает, что умение грамотно и правильно владеть основами делового общения, в соответствии с действующими нормами и правилами для оформления необходимого документа, является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалистов и руководителей.
В конечном счете, успешная деятельность любой организации невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроизводства.
Актуальность изучаемой темы определяется тем, что организация документационного обеспечения в управленческой деятельности является важнейшей функцией управления, которая влияет на качество работы предприятий, организацию и культуру труда управленческих работников и от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Таким образом, основная проблема современного управления заключается в том, чтобы рационально организовать документооборот для максимально оперативного прохождения документов.
Предметом курсовой работы является процесс функционирования системы документационного обеспечения в управленческой деятельности правоохранительных органов.
Целью курсовой работы является анализ организации системы документационного обеспечения в управленческой деятельности правоохранительных органов.
документ правоохранительный обеспечение
1. Основные аспекты рассматриваемой темы
1.1 Сущность, принципы и задачи документационного обеспечения
Процесс управления социальными системами, в том числе органами внутренних дел, сопровождается существенной численностью различных документов. Необходимость упорядочения всех процедур работы с документами возникла достаточно давно, хотя делопроизводство стало системно изучаться только в XIX в.
Современное делопроизводство стало стремительно совершенствоваться, начиная с XX века под воздействием развития технических средств коммуникации и компьютерной техники. Многие стандартные документационные операции приобрели новое содержание, а компьютеризация существенно расширила сферу этой деятельности [1].
С развитием компьютерных технологий делопроизводство становится доступным любому пользователю. При этом появилась возможность самостоятельно работать с самыми разными видами документов и создавать электронные архивы индивидуального пользования.
В настоящее время под воздействием указанных тенденций возник новый термин — документационное обеспечение управления (ДОУ).
Основные направления контрольно-надзорной деятельности Управления ...
... деятельности Управления Роспотребнадзора по Курганской области. Осуществление контрольно-надзорной деятельности Управлением Роспотребнадзора по Курганской области проводится с целью проверки соблюдения подконтрольными организациями исполнения обязательных требований законодательства Российской Федерации в области обеспечения ... и т.д. Контроль является управленческой функцией с присущим ему ...
Характерно, что в законодательных актах и обиходе этот термин понимается как тождественный термину делопроизводство. Однако это не вполне правильно, т.к., например, принципы ведения дел для управленческой документации отличаются от дел в судопроизводстве, в следственных органах, в нотариатах и других областях деятельности.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [2].
Исходя из области циркуляции официальных документов обычно выделяют — управленческое и специальное делопроизводство.
Управленческое делопроизводство регулируется системой законодательных актов и осуществляет операции с управленческой документацией (распорядительной, организационной, справочной).
Систематизация документов в дела осуществляется службами ДОУ, а перечень наименований дел в организации утверждается в специальном документе — номенклатуре дел.
Значение рациональной организации документационного обеспечения состоит в том, что она позволяет существенно повысить эффективность процесса управления. При этом существующие общие правила работы с управленческими документами, контроль над их движением и хранением, информационная работа с ними, другие компоненты делопроизводства создают условия для оптимизации управленческой деятельности. Поэтому деятельность служб ДОУ принято относить к числу вспомогательных, обеспечивающих функций управления.
К числу основных принципов деятельности служб ДОУ следует отнести:
1) принцип унификации — приведение какого-либо объекта к единой форме, системе. Процесс унификация выражается в создании наиболее общей универсальной модели, применяемой к ряду объектов с некоторыми общими признаками;
2) принцип стандартизации — установление и применение стандарта как эталона (образца), который принимается в качестве исходного для сопоставления с ним других подобных объектов. Стандарт как нормативно-методический документ — это комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, утверждаемый компетентным органом. Между стандартизацией и унификацией не существует тождества, хотя оба процесса взаимосвязаны. Стандартизация — это высшая степень унификации, выраженная в обязательной правовой форме;
3) принцип системности нормативно-методического регулирования делопроизводства является основой для установления единых требований к организации делопроизводства.
4) принцип централизации органов контроля и методического обеспечения делопроизводства отражает значение соответствующих функций в системе органов власти и управления;
5) принцип децентрализации делопроизводства проявляется в том, что каждое министерство, ведомство, учреждение, предприятие самостоятельно устанавливает задачи служб документационного обеспечения в своих структурных подразделениях, исходя из ведомственных задач [3].
Таким образом, развитие и внедрение принципов научной организации делопроизводства — это задача всего общества и государства, т.к. применение принципов создает условия для сокращения излишних документов и потерь времени, затрачиваемого на обработку документов. Отсутствие определенного единообразия работы с документами ведет к тому, что число их может произвольно увеличиваться так же, как их формы и назначение.
Стандарты делопроизводства
... профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне. В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении ... требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению, Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании ...
Документы создаются, приобретают юридическую силу и циркулируют в структурах министерств, ведомств, учреждений, предприятий и организаций. В целях упорядочения работы с различными документами, а также обеспечения соответствующего взаимодействия с различными ведомствами и учреждениями формируется структурное звено, которое призвано контролировать правила работы с документами, проводить в жизнь единую систему делопроизводства. Общее название этих структур — службы документационного обеспечения управления.
Департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций является структурным подразделением МВД России. На это подразделение возлагается контроль, за соблюдением единой системы делопроизводства [4].
Нормативно-правовое регулирование делопроизводства — это область компетенции целого ряда центральных органов государственной власти и управления. Система этих органов устанавливает правила, нормативы и стандарты, которые в совокупности должны обеспечивать единую систему делопроизводства на территории Российской Федерации. Эта система должна обеспечивать:
1) обязательность исходных принципов документационного обеспечения учреждений, организаций независимо от форм собственности. Например: государственный язык, на котором ведется делопроизводство; государственное регулирование в сфере использования информации и другие принципиальные положения.
2) установление основных задач и правил в сфере документационной деятельности. Например, создание типовых инструкций, образцов документов и другие вопросы.
3) общность требований к осуществлению документирования в наиболее важных областях государственного управления. Например, обороноспособность, судопроизводство, бухгалтерский учёт, гражданское состояние, сфера здравоохранения, правоохранительная деятельность и т.д.
Фундаментом единой системы делопроизводства являются положения Конституции Российской Федерации. Такие принципы, как: право каждого свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст. 29 Конституции); право граждан обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления (ст. 33 Конституции) и ряд других являются основой для организации делопроизводства.
Особенность нормативно-методического регулирования документационного обеспечения в системе органов внутренних дел — в том, что отдельные его компоненты входят в функции большинства служб и подразделений[5].
Например, дежурная часть является самостоятельным органом оперативного управления и одновременно обязана документировать целый ряд вопросов управленческой деятельности. Однако основные задачи документационного обеспечения решают специальные подразделения — секретариаты (канцелярии).
Основные задачи секретариатов в органах внутренних дел можно разделить на документационные и организационные.
Документационные задачи связаны с документированием процесса управления и организацией работы с документами, это:
1) приём и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов;
2) предоставление документов руководителю для ознакомления и наложения им резолюции (краткого указания о порядке исполнения документа);
Проблемы экспертизы ценности документов в делопроизводстве
... сути, номенклатура дел предопределяет документооборот на предприятии и устанавливает предполагаемые сроки хранения документов. При проведении экспертизы ценности документов этот этап не стоит недооценивать. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, ...
3) передача документов сотрудникам — исполнителям (передача документа должна производиться под роспись исполнителя в регистрационном журнале с указанием даты его получения);
4) контроль над сроками исполнения документов;
5) информационно-справочная работа;
6) составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий (составление — это, как правило, подготовка проектов документов);
7) систематизация и хранение документов, находящихся в делопроизводстве. Хранение должно производиться в делах (папках), внутри которых документы располагаются в определенном (как правило, хронологическом) порядке — систематизировано в соответствии с описью документов;
8) обеспечение сохранности печатей, штампов и бланков. Для регистрации и заверения официальных документов используются штампы, печати и бланки документов. Сохранность гербовой печати и гербовых бланков — это наиболее ответственная задача делопроизводства;
9) формирование дел в текущем делопроизводстве. Текущим является ведение дел на протяжении, как правило, календарного года. Каждое дело предназначено для определенной группы документов и носит собственное наименование. Номенклатура дел утверждается начальником органа внутренних дел;
10) подготовка документов и дел для передачи в архив. Ценность документа отражается в установленных сроках его хранения. Непосредственно хранение различных документов — это одна из задач архивов [6].
Организационные задачи документационного обеспечения в наиболее общем виде связаны с вопросами оптимизации процессов управления и отдельных управленческих процедур. К числу организационных задач документационного обеспечения относятся:
1) подготовка рабочего места руководителя;
2) обслуживание штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек (автоматизированных баз данных);
3) организация приема посетителей, вызов сотрудников по указанию руководителя;
4) организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону;
5) подготовка служебных командировок;
6) подготовка совещаний, заседаний, а также стенографирование;
7) подготовка информационно-справочных материалов по указанию руководства;
8) обучение методике организации документооборота, внедрение средств автоматизации делопроизводства [7].
Вышеизложенный перечень документационных и организационных задач формирует необходимость предусматривать в структуре секретариатов создание специализированных подразделений. Это — как правило, машинописные бюро, бюро копирования документов, общественные приемные и прочие структуры. Сложность выполняемых обязанностей определяется также объемом документов, циркулирующих через секретариаты. Непосредственно в секретариатах концентрируется управленческая документация органа внутренних дел. Другие создаваемые и получаемые документы (оперативного характера, по уголовным делам, справочные) хранятся в специальном делопроизводстве либо непосредственно в структурных подразделениях.
1.2 Организация документооборота
Документооборот призван обеспечить информационный обмен в структуре аппарата управления. Одновременно с этим он служит общим целям делопроизводства, а именно рациональной организации работы с документацией. При этом в документационном обеспечении документооборот является элементом коммуникационной деятельности канцелярий и секретариатов.
Делопроизводство в органах внутренних дел
... документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами" . Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются указанной Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел ...
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или уничтожения[8].
Организация документооборота заключается в соблюдении правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении.
Объем документооборота определяется общим количеством документов, поступающих в организацию или созданных в ней за определенный период.
1) Организация документооборота в системе органов внутренних дел основывается на требованиях нормативных актов МВД России. В настоящее время основным таким актом является Приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации[9].
Помимо этого, непосредственно в каждом органе внутренних дел разрабатывается Инструкция по делопроизводству, Табель документов, Альбом форм документов и Номенклатура дел.
Инструкция по делопроизводству устанавливает систему делопроизводства в органе внутренних дел, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан[10].
Табель документов — это перечень форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач органов внутренних дел. При этом запрещается создавать документы, не утвержденные табелем. Новые формы вносятся в табель в строго установленном порядке.
Альбом форм документов (разрабатывается на основе табеля форм документов) — это сборник прошедших унификацию формуляров документов, т.е. образцов применяемых управленческих документов, в которых приведено строго определённое расположение реквизитов, а текст, приведён к трафаретной, анкетной или табличной форме.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации (органе внутренних дел), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется при построении информационно-справочной системы для документов, т.к. содержит исчерпывающий перечень наименований дел, в которых должен найти место любой управленческий документ. Номенклатура дел утверждается начальником органа внутренних дел и вводится в действие с 1 января следующего года. Следовательно, номенклатура дел — это разновидность управленческого решения, посредством которого обеспечивается система формирования дел и хранения документов. В номенклатуре дел указывается:
- наименование раздела для каждого дела, которое соответствует структурному подразделению либо одному из направлений деятельности органа внутренних дел;
- заголовок для каждого дела, в котором указываются признаки документов, хранящихся внутри соответствующего дела.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности органа внутренних дел. В номенклатуру не включаются дела оперативного учёта и дела наблюдательного характера. Для таких, а также других документов с ограничением доступа (секретных, совершенно секретных) составляется Единая номенклатура особой важности.
Поддержание прокурором государственного обвинения в суде по уголовным делам
... их последующего решения по делу. Центральное место в деятельности прокурора в суде присяжных имеет его участие в судебном следствии. Особенностью этой деятельности государственного обвинителя является уже то, что в соответствии с требованием ...
Табель документов, альбом форм и номенклатура дел относятся к числу тех нормативно-методических актов, которые предназначены для организации документооборота. Практика свидетельствует, что в настоящее время имеется тенденция усложнения системы организации документооборота, кроме того, происходит рост объёма различных документов. В этой связи возникает очень сложная и важная задача по сокращению объёма документооборота и его организации на научной основе.
Отчеты по объему документооборота в органах внутренних дел составляются ежеквартально. Общий объем входящих, исходящих и внутренних документов подсчитывается на основе их учёта (регистрации) по всем подразделениям МВД России. При этом учитывают только оригиналы управленческих документов. Письма граждан, копии и дубликаты документов не учитываются. Отчеты по объему документооборота являются предметом анализа в органах внутренних дел (и аппарате министерства) и содержат информацию, которая позволяет совершенствовать управление, а именно:
1) выявлять закономерности в колебаниях объема основных документопотоков в структуре органов внутренних дел.
2) выявлять организационные просчеты в работе с отдельными группами документов.
3) оптимизировать маршруты движения документов.
4) совершенствовать делопроизводство и его отдельные технологические участки (структуру секретариатов и функции его персонала).
5) рассчитывать штаты отдельных организационных структур, непосредственно обслуживающих документопотоки [11].
Для организации документооборота особую роль играет регистрация документов в секретариатах, которая решает в делопроизводстве следующие задачи:
1) учёт документов (присвоение регистрационного номера);
2) контроль над всеми документопотоками (отслеживание всех этапов движения документа);
3) установление срока исполнения документа;
4) справочная работа по регистрационной базе данных и предоставление информации о зарегистрированных документах.
В органах внутренних дел применяется журнальная, картотечная и автоматизированная формы регистрации.
Журнальная — это наиболее простая форма. По этой форме регистрация ведется в хронологическом порядке поступающих документов. Её недостатком является трудоемкость, а также сложность поиска документа в случае, если не известна дата регистрации.
Картотечная форма основана на ведении специальных контрольных карточек для формирования нескольких картотек: сроковая картотека (по дате регистрации); номинальная картотека (по наименованию документов); справочная картотека (из карточек исполненных документов).
Достоинство такой формы — лёгкость поиска документов по картотекам; недостаток -сравнительно высокая трудоёмкость заполнения карточек.
Автоматизированная — ведётся с помощью средств вычислительной техники, которые позволяют связывать в системе управления базами данных (СУБД) регистрационные электронные карточки и соответствующие им полнотекстовые файлы (документы в их электронном виде) [12].
Помимо ведения учёта документов, секретариаты также организуют контроль над этапами движения документов в структуре органа внутренних дел. В основе такого контроля лежат сроки исполнения документов. Они могут определяться различными путями. В частности, срок исполнения конкретного документа может определяться законодательством (например, для заявлений о преступлениях), содержаться в самом документе (как правило, в распорядительных), либо его назначает руководитель органа внутренних дел в своей резолюции.
Органы управления акционерным обществом и их компетенция
... с высоким качеством. Органами управления открытого акционерного общества “Электромонтаж” являются: общее собрание акционеров: совет директоров; генеральный директор (единоличный исполнительный орган); правление (коллегиальный исполнительный орган); ревизионная комиссия (см. прил. Б). Органом контроля за финансово ...
Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены и признаки группировки документов в дела [13].
К таким, признакам относят: номинальный, хронологический, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, экспертный.
Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного наименования; например: приказы, протоколы, акты и т.д.
Хронологический признак объединяет документы одного временного периода; например: планы работы за 1-е полугодие.
Предметно-вопросный признак предполагает объединение в одно дело документов по одному вопросу (предмету); например: документы по строительству, документы по служебной подготовке и др.
Авторский признак берется за основу, когда в дело объединяются документы одного автора; например: работа постоянно действующей комиссии, документы вышестоящего органа, должностного лица и т.д.
Корреспондентский признак основан на выделении документов по переписке с определённым корреспондентом; например: переписка с органом материально-технического снабжения.
Географический признак указывает общность документов, соответствующих одному административно-территориальному образованию; например: переписка с районными подразделениями.
Экспертный признак указывает общий срок хранения документов в одном деле, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.
Для систематизации документов по делам на практике используется несколько признаков. Признаки группировки документов отражаются в заголовке каждого дела. Например, Дело: «Приказы начальника ОВД за 2011 г.» содержит номинальный, авторский и хронологический признаки. На каждом из таких дел должен быть указан срок хранения — экспертный признак [14].
Соответствие между составом документов, образующихся в процессе управления, и номенклатурой дел должно ежегодно проверяться экспертно-проверочной комиссией органа внутренних дел. Состав этой комиссии утверждается начальником органа внутренних дел[15].
Если комиссия устанавливает, что состав документов соответствует действующей номенклатуре, то последняя не изменяется на очередной год. Вместе с тем номенклатура дел должна утверждаться не реже одного раза в пять лет.
Хранение документов и дел в текущем делопроизводстве допускается для переходных дел (например, дела с плановыми и отчётными документами), а также для дел с трёхлетним сроком хранения документов. Оно имеет двойное содержание, ибо, помимо собственно хранения, включает в себя информационно-справочную работу с документами[16].
Первое заключается в обеспечении сохранности дел и документов, для этого дела должны храниться в металлических шкафах, и доступ к ним имеют только ответственные за хранение работники секретариата. Второе — в возможности обеспечить сотрудников необходимой для них информацией о предыдущей деятельности и её условиях.
Ы по медицине Травмы брюшной стенки и органов брюшной полости
... в послеоперационном периоде. О тяжести огнестрельных повреждений органов брюшной полости могут свидетельствовать такие цифры: среди ... повреждения. I. Без повреждения внутренних органов. II. С повреждением внутренних органов и сосудов: а) с повреждением паренхиматозных органов; б) с повреждением полых органов; в) с повреждением полых и паренхиматозных органов; г) с повреждением забрюшинных органов ...
По окончании текущего года сформированные и оформленные в установленном порядке дела подлежат сдаче в архив. Этап подготовки дел к сдаче в архив является заключительным в цикле движения документов. При информационных центрах МВД, ГУМВД, УМВД действуют отделы (отделения) специальных фондов (спец. фонды), которые осуществляют приём и хранение дел управленческого делопроизводства, а также дела специального делопроизводства [17].
В подготовке дел к передаче в спец. фонд участвуют как работники секретариатов, так и экспертно-проверочной комиссии. Основными задачами таких комиссий являются:
1) проведение экспертизы научной и практической ценности документов, передаваемых в спец. фонд (ценность документа отражается в сроке его хранения);
2) проверка полноты и правильности систематизации документов в каждом деле (томе);
3) оформление дел в соответствии с требованиями спец. фонда [18].
На оформленные к сдаче в ведомственный спец. фонд дела составляются описи, которые служат основным учётным и справочным средством в архивном делопроизводстве, на этом этапе выделяются дела для уничтожения, срок хранения которых истек по состоянию на 1 января очередного года [19].
1.3 Назначение и виды документов, составляемых в органах внутренних дел
Деятельность сотрудников органов внутренних дел связана с повседневным составлением, оформлением, изучением самых различных документов. В науке управления, как уже было отмечено выше, в качестве документов рассматриваются любые носители информации, которые могут обращаться в документационных системах, подвергаясь процессам, поиска, передачи, хранения[20].
Документы, составляемые в органах внутренних дел, являясь одним из средств связи органов внутренних дел между собой, с другими органами, организациями и гражданами, выполняют также коммуникативную функцию. Так, посредством служебных писем сотрудники органов внутренних дел запрашивают из других органов и организаций необходимую информацию, направляет им предложения по устранению условий, способствующих совершению правонарушений, сообщают гражданам о решениях, принятых по их заявлениям, и т.п.[21].
Юридическое значение документов, составляемых в органах внутренних дел, состоит в том, что они являются средством официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний, имеющих юридическое значение [22].
В органах внутренних дел составляется множество самых различных документов. Уяснению их разнообразия служит классификация документов, которая осуществляется по различным критериям [23].
Применительно к изучению и практическому осуществлению делопроизводства наибольший интерес представляет классификация, произведенная по следующим критериям: по направлениям деятельности органов внутренних дел, по месту возникновения и направлению движения документов, по количеству отражаемых в них вопросов, по участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов, по степени секретности содержащейся в документах информации и др.
В зависимости от того, при осуществлении какого из направлений деятельности органов внутренних дел создаются документы, они подразделяются на управленческие или организационно-распорядительные (ОРД), оперативно-розыскные, уголовно-процессуальные, административно-процессуальные[24].
Органы управления жилищным кооперативом
... членов. Общее собрание членов ЖК избирает органы управления кооператива и органы контроля за его деятельностью. Решение общего ... была предусмотрена реорганизация уже созданных ЖК и ЖСК. Устанавливалось следующее: " Жилищный и жилищно-строительный кооператив, в котором ... органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами. В принудительном порядке может иметь место ликвидация ...
Управленческие (организационно-распорядительные) документы создаются в процессе внутриорганизационной деятельности органов внутренних дел. В зависимости от назначения они, в свою очередь, подразделяются на распорядительные, отчетные и документы общего характера [25].
Группу распорядительных документов составляют письменные правовые акты управления (приказы, инструкции, указания и др.)
Отчетные документы содержат информацию о выполнении заданий, поручений, запланированных мероприятий (отчет о работе, рапорт или докладная записка, объяснительная записка, справка и др.) [26].
Группа документов общего характера включает в себя разнообразные документы, составляемые по различным вопросам деятельности органа (подразделения); акт, протокол, служебной письмо, телеграмма и др.
Оперативно-розыскные документы отражают оперативно-розыскную деятельность органов внутренних дел. Порядок оформления таких документов и правила работы с ними устанавливаются ведомственными нормативными актами МВД России [27].
Уголовно-процессуальные документы отражают действия, осуществляемые по расследованию уголовных дел (протоколы следственных действий, постановления и др.).
Требования к их содержанию и оформлению во многом определены уголовно-процессуальным законодательством.
Административно-процессуальные документы (протоколы об административных правонарушениях, постановления по делам об административных правонарушениях, акты обследования объектов разрешительной системы и т.п.) отражают административную деятельность органов внутренних дел по охране общественного порядка и обеспечению общественной безопасности [28].
Требования к содержанию и реквизитам значительной их части определены административно-процессуальным законодательством, а также ведомственными нормативными актами МВД России.
По количеству отражаемых в документах вопросов различают простые и сложные документы [29].
Документ, составленный по одному вопросу, считается простым. Если в документе содержится информация по двум или большему числу вопросов, он является сложным.
По участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов различают односторонние и двусторонние документы (многосторонние) [30].
Односторонние документы составляются от имени одного лица (одной стороны — органа или должностного лица).
Рапорт, справка, постановление о возбуждении уголовного дела, о наложении административного взыскания, приказ о назначении сотрудника на должность и большинство других документов, составляемых в органах внутренних дел, являются односторонними.
Документы, в составлении и подписании которых участвуют представители двух или нескольких заинтересованных сторон, именуют двусторонними (многосторонними).
Так, например, акт о приеме одним сотрудником органа внутренних дел от другого каких-либо документов, материалов составляется и подписывается передающим и принимающим эти материалы.
В зависимости от степени секретности содержащейся в документе информации они подразделяются на документы, совершенно секретные, секретные, для служебного пользования и несекретные (открытые) документы. Порядок работы с документами, содержащими сведения, подлежащие засекречиванию (совершенно секретными, секретными) и не подлежащие открытому опубликованию (для служебного пользования), определяется специальными нормативными актами.
Характер деятельности сотрудников органов внутренних дел обусловливает интерес к рассмотрению таких видов документов как официальные документы, подлинные документы и документы-копии. Решение некоторых юридических вопросов может быть основано только на информации, содержащейся в официальном или подлинном документе, для разрешения других вопросов достаточно изучения копии документа.
Официальный документ — это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.
Подлинник официального документа — это первый или единственный экземпляр официального документа.
Подлинный документ — это документ, сведения о времени и месте создания которого и / или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем соответствуют действительности.
Копия документа — это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.
Различают следующие виды копий.
Факсимильная копия — копия документа, отражающая все без исключения особенности подлинника (фотокопия, ксерокопия документа-подлинника).
Свободная копия содержит всю информацию документа-подлинника, но без графического соответствия последнему. Свободная копия воспроизводит лишь содержание подлинника, но не его форму.
Выписка — копия, содержащая полное воспроизведение части документа и заверенная в установленном порядке (например, выписка из протокола служебного совещания, выписка из трудовой книжки и т.п.).
Дубликат — копия, создаваемая взамен утраченного или поврежденного подлинника и имеющая юридическую силу подлинника. По содержанию и по форме дубликат не отличается от документа-подлинника. На таких копиях делается пометка «дубликат».
2. ПрактическиеоОсновы рассматриваемой темы
Форма по ОКУД
ОП №12 УМВД России по г. Омску
(наименование организации)
Номер документа Дата составления
ПРИКАЗ (распоряжение)
о приеме работника на работу
Принять на работу с 18.12.2014 по
Табельный номер
Смирнова Сергея Николаевича (фамилия, имя, отчество) в Уголовный розыск (структурное подразделение) Оперуполномоченный (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
Постоянная работа (условия приема на работу, характер работы)
с тарифной ставкой (окладом) 30000 руб. 00 коп. (цифрами)
надбавкой руб. коп.(цифрами)
с испытанием на срок три месяца(ев)
Основание:
Трудовой договор от “ 18 ” декабря 20 14 г. № 25
Руководитель организации Начальник ОП№12 УМВД России по г. Омску майор полиции Петров Н.А. Петров (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен Смирнов “ 18 ” декабря 20 14 г. (личная подпись)
Заключение
Деятельность сотрудников органов внутренних дел связана с повседневным составлением, оформлением, изучением самых различных документов.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. Для документационного обеспечения в управленческой деятельности правоохранительных органов особую роль имеет системность нормативно-правового регулирования. Можно сделать вывод, что система документационного обеспечения в управленческой деятельности представляется главной функцией управления, что оказывает большое влияние на качество деятельности предприятий, организаций и культуры работы управленческих работников. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Рационализация работы сотрудников органов внутренних дел по их составлению является важной задачей и одним из направлений повышения эффективности их оперативно-служебной деятельности.
Список использованных источников
[Электронный ресурс]//URL: https://urveda.ru/referat/yi-po-deloproizvodstvu-mvd/
1. Андреева В.И. Образцы документов в делопроизводстве/ — М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997. -413 с.
2. Глухов В.В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. — СПб.: Питер, 2007. — 608с..
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — 49 с.
4. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство. 7-е изд., стереотип.- Мн.: ТетраСистемс, 2003. — 419 с.
5. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. — М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 1999.- 338 с.
6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2006.- 139 с.
7. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2006.- 139 с.
8. Документы и делопроизводство: справочное пособие. М.: Экономика, 1997.- 257 с.
9. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие — 2 изд. — М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.- 10 с.
10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.- 124 с.
11. Кудрявцев В.А. и др. «Организация работы с документами: учебник — М.: ИНФРА-М, 1998.- 411 с.
12. Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997.- 13 с.
13. Михайлов В.И. Основы управления в органах внутренних дел: Учебник в 2 частях / Под ред. Ф.Б. Мухаметшина. — Уфа: УЮИ МВД России, 2007. — 124 с.
14. Наука управления. Основы организации и управления в правоохранительной деятельности: науч. издание / В.Я. Кикоть, С.С. Маилян, Д.И. Грядовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. — 247 с
15. Номенклатура дел ООО «ФОРЕСТАЙЛ» 10.10.2003 №1.
16. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. — Саратов, 2005- 94 с.
17. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. — Саратов, 2005.- 14 с.
18. Приказ МВД России от 04 мая 2010 г. № 333 «Об утверждении Инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел Российской Федерации заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях» (ред. от 17 мая 2011 г.).
19. Приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации.
20. Приказ МВД России от 26 сентября 2012 г. № 890 «Об организации планирования в органах внутренних дел Российской Федерации».
21. Приказ МВД РФ от 15.08.2011 №935 «Об организации архивной работы в системе МВД России»
22. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 2007. — 307 с.
23. Тихонов Д.Н. Внутренняя правовая работа — 78 с.
24. Указ Президента РФ от 1 марта 2011 г. № 248 «Вопросы Министерства внутренних дел Российской Федерации» (ред. от 12 июля 2012 г.) // СЗ РФ. 2011. № 10. Ст. 1334.
25. Указ Президента РФ от 1 марта 2011 г. № 249 «Об утверждении Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации по субъекту Российской Федерации» // СЗ РФ. 2011. № 10. Ст. 1335.
26. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 28 июля 2012 г.) // СЗ РФ. 2006. № 31 (1 ч.).
Ст. 3448.
27. Федеральный закон от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» (ред. от 06 декабря 2011 г.) // СЗ РФ. 2003. № 22. Ст. 2063.
28. Федеральный закон от 28 декабря 2010 г. № 390-ФЗ «О безопасности» // СЗ РФ. 2011. № 1. Ст. 2
29. Федеральный закон от 30 ноября 2011 г. № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты российской Федерации» (ред. от 03.12.2012)
30. Федеральный закон от 7 февраля 2011 г. № 3-ФЗ «О полиции» (ред. 03 декабря 2012 г.)
