Автоматизация приемной комиссии

метки: Приемная, Комиссия, Автоматизация, Система, Документ, Информационный, Заявление, Данные

Приемная комиссия университета сегодня – сложный учебнохозяйственный комплекс с многочисленными внешними и внутренними связями. Большие возможности для усовершенствования управления приемной комиссией предоставляет использование вычислительной техники и средств связи. Наиболее сложными являются процессы, связанные с обработкой информации – сбор, накопление, преобразование, отображение, хранение, передача и вывод.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что плановое внедрение новой информационной системы «Приемная кампания» следует рассматривать как важное условие для развития организации.

Объект исследования: анализ документооборота информационной системы «Приемная кампания».

Предмет исследования: анализ предметной области и проектирование информационной системы «Приемная кампания» для ПГГПУ.

Целью исследования является разработка технического задания и плана внедрения информационной системы «Приемная кампания» в ПГГПУ.

Задачи исследования:

1) анализ организационной и информационной архитектуры ПГГПУ;

2) анализ предметной области исследования;

3) построение организационных диаграмм бизнес-процессов приемной комиссии;

4) разработка технического задания;

5) разработка плана внедрения информационной системы «Приемная кампания» в ПГГПУ.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка.

Во введении сформулированы актуальность, объект, предмет, цели и задачи исследования.

В первой главе рассмотрены миссия и стратегические цели развития, архитектура управления и информационно-образовательная среда университета.

Во второй главе разработано техническое задание и план внедрения информационной системы «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия» для ПГГПУ в качестве рекомендации.

В заключении подведены итоги проделанной работы.

ГЛАВА 1. АРХИТЕКТУРА ПЕРМСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО

ГУМАНИТАРНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА

1.1. Миссия и стратегические цели Пермского государственного

гуманитарно-педагогического университета

Пермский государственный гуманитарно-педагогический университет – это один из старейших вузов Урала (основан в 1921 году).

Сегодня педагогический университет – это образовательный, культурный и научный центр Пермского края. Здесь обучается свыше 7000 студентов и работает более 500 преподавателей и научных сотрудников [7].

Интеллектуальные информационные системы

... автоматически, т.е. без участия человека. 2. Принципы построения интеллектуальных информационных систем интеллектуальный информационный труд компьютер Системы с интеллектуальной обратной связью и интеллектуальными интерфейсами. При исследовании уже сформированных текстов обнаруживается, что главное отличие рукописного ...

В эпицентре академической жизни находятся 4 учебных корпуса, где функционирует 13 факультетов. Каждый факультет университета имеет свою учебно-лабораторную базу и хозяйственную инфраструктуру. Вуз состоит более чем из 20 строений: учебных и хозяйственных корпусов, общежитий, спортивных комплексов, научных станций [7].

Миссия Пермского государственного гуманитарно-педагогического

университета (ПГГПУ) — качественная подготовка и переподготовка специалистов для обеспечения стабильности и стимулирования инновационного развития общества, подготовки востребованных специалистов с высшим гуманитарно-педагогическим образованием в масштабах, необходимых для эффективного функционирования и социокультурного развития общества.

Стратегическая цель программы – формирование конкурентоспособного инновационного вуза гуманитарно-педагогической направленности, занимающего лидирующие позиции в 6 модернизированном образовательном пространстве России и Пермского края в сфере развития человеческого потенциала.

Главная задача университета – создать среду открытых возможностей, условия, в которых каждый студент сможет реализовать себя в спорте, творчестве, политической активности или в любой другой конструктивной деятельности. 1.2. Организационная и информационная структура Пермского

государственного гуманитарно-педагогического университета

ПГГПУ — Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования. Это некоммерческая организация, созданная для достижения образовательных, научных, социальных, культурных и управленческих целей. А также в целях удовлетворения духовных и иных нематериальных потребностей граждан в образовании. Общее руководство университетом осуществляет выборный представительный орган – Ученый совет университета, председателем которого является ректор.

В состав Ученого совета университета входят:

•  по должности – ректор, являющийся председателем Ученого совета, и проректоры;
•  представитель органов исполнительной власти субъекта федерации (Министерства образования Пермского края);
•  по решению Ученого совета – деканы факультетов;
•  другие члены Ученого совета избираются конференцией университета тайным голосованием по представлению структурных подразделений.

В ПГГПУ функционируют также: учебно-методический совет, совет по качеству, совет по НИР, советы факультетов, и другие. Их деятельность регламентирована соответствующими положениями. Непосредственное управление университетом осуществляет ректор.

Структура управления ПГГПУ представлена на рисунке 1.

Рис.1. Структура управления ПГГПУ

Информационные системы ВУЗа

Microsoft Sharepoint Online (SPO) — это коллекция программных продуктов и компонентов, включающая в себя:

• пакет веб-приложений для организации совместной работы;
• функционал для создания веб-порталов;
• модуль поиска информации в документах и информационных системах;
• функционал управления рабочими процессами и систему управления содержимым масштаба предприятия;
• часть создания форм для внедрения информации;
• функционал для бизнес-анализа.

Основным проектом SPO университета является корпоративный портал ПГГПУ – pshpu.sharepoint.com, где представлена вся информация и документация университета.

Лаборатория ММИС (математического моделирования информационных систем) является ведущим разработчиком программного обеспечения для автоматизации управления учебным процессом. Программные продукты используются для организации всех этапов образовательной деятельности [6]:

Выпускной бакалаврской работы — «Взаимодействие сотрудников отдела

... связям. Глава 1. РОЛЬ ОБЩЕСТВЕННЫХ СВЯЗЕЙ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ СТРУКТУРАХ 1.1 Принципы организации и функционирования отдела по связям с общественностью в государственных структурах. Функции государства с неизбежностью включают в себя управление связями с общественностью, ... выполнении дипломной работы – отсутствие опубликованных материалов по теме общественных связей в силовых структурах. В дипломном ...

• проектирование и проверка учебных планов;
• формирование и распределение учебной нагрузки, расчет штатов;
• автоматизация документооборота приемной комиссии с выгрузкой данных в ФИС ГИА;
• управление контингентом студентов, учет оплаты, формирование приказов и отчетов;
• формирование электронной образовательной среды и электронного портфолио студента;
• учет и анализ успеваемости студентов, оформление и печать документов об образовании;
• текущий контроль знаний с помощью компьютерного тестирования;
• автоматическое составление расписания занятий.

Программа «Приемная комиссия» от лаборатории ММИС позволяет автоматизировать работу от подготовки к приему до подведения итогов деятельности приемной комиссии. В данную базу операторы во время приёмной компании вводят всю информацию об абитуриентов, а именно:

•  паспортные данные абитуриента (вид документа, дата вы дачи, кем выдан, место рождения, гражданство);

•  место регистрации;
•  полученное образование;

 информация о семье (фамилия, имя и отчество родителей,

должность, место работы родителей, место работы абитуриента, число

братьев и сестер, число детей, должность абитуриента, опекунство, се мейное положение, старая фамилия);

 личные достижения (результаты олимпиады, результаты

ЕГЭ);

•  заявление (выбор факультета, выбор специальности, ре зультаты ЕГЭ для поступления).

Также, в данной базе должны содержаться справочники о приемных компаний, информация о тех специальностях, на которые введутся наборы, и списки абитуриентов.

Интерфейс данной программы представлен на рис. 2 ÷ 11.

Рис.2. Форма «Список абитуриентов» Рис.3. Вкладка «Основная информация об абитуриенте»

Рис.4. Вкладка «Адрес проживания абитуриента» Рис.5. Вкладка «Образование»

Рис.6. Вкладка «Семья» Рис.7. Вкладка «Документы»

Рис.8. Вкладка «Достижения» Рис.9. Вкладка «Заявление»

Рис. 9.1. Вкладка «Основные данные»

Рис.10. Форма «Справочник «Приемные компании»»

Рис.11. Форма «Специальности»

Эффективную работу подразделений обеспечивают следующие информационные службы:

• GoogleMail – почтовая служба. Предоставляет доступ к почтовым ящикам пользователей. В корпоративной сети университета имеет право зарегистрироваться любой сотрудник, для этого ему 8 необходимо подать заявку в управление информатизации на создание корпоративной учётной записи почты pspu.ru;

• GoogleDrive – сервис для облачного хранения и синхронизации файлов;
• GoogleDocs – онлайн-редакторы для работы с текстовыми документами, электронными таблицами, презентациями и опросами.

К файлам можно предоставлять доступ, комментировать их и редактировать в режиме реального времени вместе с другими пользователями;

• ActiveDirectory (AD DS) – это иерархические организованное хранилище данных об объектах сети, обеспечивающее удобные средства для поиска и использования этих данных. Активный каталог позволяет эффективно управлять сетевыми ресурсами, настраивать политики безопасности и управлять пользователями и устройствами сети;

— Active Directory Federation Services (AD FS) – сервис является частью Office 365, что позволяет осуществлять вход по корпоративным учётным записям и предоставляет пользователям единый вход доступа к системам и приложениям, расположенным за пределами корпоративной сети.

Деятельность приемной комиссии

... приемной комиссии. Секретарь приемной комиссии и его заместитель заблаговременно готовят различные информационные материалы, бланки необходимой документации, оборудуют помещения для работы приемной комиссии, оформляют справочные материалы по профессиям, образцы заполнения документов абитуриентами, ...

На данный момент в университете созданы и используются следующие информационные системы:

•  система Moodle;
• информационная система «Аудиторный фонд»;
• информационная система «Кадры профессорско-преподавательского состава»;
•  реестры заявок на закупку, договоров;
•  корпоративный портал управления информатизации;
•  документооборот ПГГПУ и т.д.

Все учебные помещения данного учебного учреждения объединены в единую VPN-сеть – технологию, позволяющую обеспечить несколько сетевых соединений поверх другой сети. Также, все зоны университета снабжены сетью точек Wi-Fi доступа.

1.3. Регламентация содержания технического задания и плана

внедрения

Под техническим заданием (ТЗ) понимается документ, в котором описаны цели, требования и основная информация для разработки автоматизированной системы управления (АСУ).

Является частью разработки плана внедрения АС.

ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология (ИТ).

Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы» [3] регламентирует следующие разделы, которые могут быть разделены на подразделы:

1) общие сведения;

2) назначения и цели создания (развития) системы;

3) характеристику объектов автоматизации;

4) требования к системе;

5) состав и содержание работ по созданию системы;

6) порядок контроля и приемки системы;

7) требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие;

8) требования к документированию;

• ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания» [4] регламентирует следующие основные стадии создания и этапы разработки автоматизированной системы (АС):

1) формирование требований к АС;

2) разработку концепции АС;

3) техническое задание;

4) эскизный проект;

5) технический проект;

6) рабочую документация;

7) ввод в действие;

8) сопровождение АС.

Этапы стадий формирования требований к автоматизированной системе объединяют с этапами разработки технического задания, а этапы разработки концепции – с этапами эскизного проектирования. Также к приведенным стадиям создания АС добавляют стадию подготовки к началу проекта.

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ И ПЛАНА

ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИТСЕМЫ

«БИТ.ВУЗ.ПРИЕМНАЯ КОМИССИЯ»

2.1. Общие сведения

Полное наименование: информационная система «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия».

Условное обозначение: ИС «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия».

Заказчиком ИС является Пермский государственный гуманитарнопедагогический университет.

Разработчиком данной системы является отдел разработки и внедрения программного обеспечения ПГГПУ.

Совершенствование системы управления строительством жилья на ...

... проблемы перехода к устойчивому функционированию и развитию жилищной сферы, обеспечивающее доступность жилья для граждан, безопасные и ... которых должна базироваться система местного самоуправления, независимо от региональных особенностей. Устав города Новосибирска от 27.06.2007 ... достижение той цели, которая декларировалась на этапе подготовки реформы местного самоуправления и бюджетного устройства. ...

2.2.Назначение и цели создания системы

Данная информационная система должна быть проста в использовании. Также должны быть доступны отчеты [5]:

• карточка абитуриента – вся информация об абитуриенте
• заявление о приеме – бланк заявления абитуриента о приеме на ту специальность, на которую подал соответствующие документы;
• лист абитуриента с результатами ЕГЭ;
• вступительные испытания абитуриента определенного предмета для поступления;
• экзаменационная ведомость для заданной группы и дисциплины;
• сводная ведомость – единоотчётный список абитуриентов для зачисления;
• журнал набора – информация об абитуриентах подавших заявления на специальность;
• сводка по специальностям – плановый и фактический набор по специальностям;
• отчеты для ФБС – подготовка отчётов для широкой проверки свидетельств ЕГЭ и аттестатов во всероссийской базе данных результатов ЦТ и ЕГЭ.

Пользовательский интерфейс программы должен быть оптимизирован для быстрого ввода данных и проверки вводимой информации на корректность, чтобы после ввода данных была возможность автоматически проверить паспортные данные и оценки по ЕГЭ в Федеральной базе данных свидетельств ЕГЭ (ФБС).

Также, после создания электронного личного дела абитуриента была возможность сформировать и распечатать все необходимые документы.

2.3.Характеристика объектов автоматизации

2.3.1. Построение бизнес-модели AS-IS («Как есть»)

Для построения схем процессов была использована нотация для моделирования бизнес-процессов BPMN, реализованная в инструментальной среде Edraw MAX [1].

Edraw MAX — программа, которая является полноценным аналогом Microsoft Visio. В ней представлен специальный набор для построения и редактирования профессиональной деловой графики в виде различных диаграмм и блок-схем. В его основе заложена исключительно векторная графика, с помощью которой пользователю открывается возможность создания огромного количества деловых инфографик и иллюстраций для разного рода презентаций.

Общая схема процесса Приемной кампании и его бизнес-строение представлены на рис. 12-13. Рис. 12. Общая схема процесса «Приемной кампании» Рис.13. Построение бизнес-процесса «Процесс Приемной кампании»

Предметной областью является информационная система «Приемная комиссия» в ПГГПУ. В этой системе выделяют следующие элементы: «Абитуриенты», «Приемная комиссия».

Абитуриенты — это лица, закончившие среднее учебное заведение, которые имеют аттестат зрелости и баллы за ЕГЭ [2].

Приемная комиссия— это административное подразделение университета, занимающееся организацией приема в вуз, которая принимает заявление от абитуриентов [2].

Весь процесс взаимодействия в ходе приемной компании между абитуриентами и приемной комиссией будем рассматривать как информационное взаимодействие, включающее передачу абитуриентами анкетных данных приемной комиссии, информирование абитуриентов об условиях приема, прием экзаменов и выставление оценок и пр.

Информационные системы, которые используются для отчётов и приказов по зачислению:

 ФИС ГИА – программный комплекс, созданный по заказу

Министерства образования и науки для контроля соблюдения законно сти в ходе приёма в образовательные учреждения;

Организация работы ДОУ с детьми воспитывающимися в приемных семьях

... взять детей на воспитание в семью) ( ) Граждане (супруги или отдельные граждане), желающие взять на воспитание ребенка (детей), оставшегося без попечения родителей, именуются приемными родителями; ребенок (дети), передаваемый на воспитание в приемную семью именуется приемным ребенком, а такая семья приемной семьей. (в ...

•  ФГБОУ ВО – Федеральное государственное бюджетное об разовательное учреждение высшего профессионального образования;
•  существующая ИС «Приемная комиссия».

Существующая ИС «Приемная комиссия»

Минус данного приложения заключается в том, что база не обновляется, т.е., само приложение устаревшее, и все документы, которые были введены уже давно, не удаляются, из-за чего возникает проблема с присвоением ключа.

Также, при заполнении информации об абитуриенте тоже есть недочеты. К примеру, при приеме абитуриентов с Крыма, которые числились как беженцы, в пункте «Льготы» не предусмотрен статус «беженец», вместо него по умолчанию ставили другой – «сирота».

С данным приложением работают операторы — заполняют базу о новых абитуриентов. Потом вся эта информация каждый день импортируется в ФИС в виде отчёта (информация о количество поданных заявлений).

Но проблема в том, что операторы при заполнении базы могут ввести не ту информацию или допустить ошибки, из-за чего приходится перепроверять базу, чтобы потом можно было предоставить отчёт.

ФИС ЕГЭ (ФИС ГИА) и приема граждан в ВУЗ

Федеральная информационная система обеспечения проведения единого государственного экзамена и приема граждан в образовательные учреждения среднего профессионального образования и образовательные учреждения высшего профессионального образования (ФИС ЕГЭ и приема) — программный комплекс, созданный по заказу Министерства образования и науки для контроля соблюдения законности в ходе приёма в образовательные учреждения. Оператором системы является Федеральный центр тестирования (ФЦТ), подведомственный Рособрнадзору.

 К концу 2013 года был внедрен практически во всех высших учебных заведениях России.

 В целях защиты персональных данных система доступна только из корпоративной сети ФЦТ, доступ в которую для образовательных учреждений обеспечивается с помощью VPN.

 ФИС ЕГЭ обеспечивает работу в двух режимах: интерактивном — через веб-интерфейс, и автоматизированном — через задокументированный сервис.

 Также с 2013 года проверка ВУЗами результатов ЕГЭ абитуриентов в Федеральной базе свидетельств ЕГЭ (ФБС ЕГЭ) стала возможна только через ФИС. Рис. 14. Вкладка «Проверка» Рис. 15. Вкладка «Выгрузка пакетов»

Рис. 16. Форма «Обработка пакетов»

Рис. 17. Форма «Приемные кампании»

Рис.18. Форма «Заявления»

ФГБОУ ВО

В ФГБОУ ВО импортируют все отчеты Приемной кампании и, в то же время, сверяются с данными в ФИС, где обрабатываются запросы, для выявления ошибок.

Этапы подготовки Приемной кампании:

1. Приказ для Приемной кампании и технического отдела (апрель-май);

• До 1 июня деканаты должны сообщить об операторах, которые будут заполнять базу во время приемной кампании. Предоставляется информация о составе комиссии.

2. Собрание операторов по обучению за две недели до приема абитуриентов;

3. Открытие приема.

Этапы приемной кампании в ВУЗе следующие:

I. Подготовительный

До начала приема документов приемная комиссия объявляет [9]:

•  правила приема в высшее учебное заведение;
•  перечень направлений подготовки, на которые вуз объявляет прием документов в соответствии с лицензией;
•  количество мест для приема на первый курс в соответствии с утвержденными контрольными цифрами по каждому направлению подготовки;
•  количество дополнительных мест с оплатой за обучение по каждому направлению подготовки;
•  количество мест, выделенных в контрольных цифрах по направлениям подготовки для целевого приема;
•  перечень вступительных испытаний на каждое направление подготовки;
•  программы вступительных испытаний на каждое направление подготовки;
•  систему и критерии оценки знаний поступающих;
•  наименование и форму проведения вступительных испытаний для поступающих, имеющих право на зачисление в вуз по результатам уменьшенного количества испытаний;
•  порядок проведения конкурса на места, финансируемые из федерального бюджета (по направлениям подготовки, по факультетам или вузу в целом при условии совпадения вступительных испытаний);
•  организацию конкурса и форму договора на места с оплатой стоимости обучения;
•  порядок и сроки рассмотрения документов, представленных иностранными гражданами;
•  правила проведения письменных и устных экзаменов, собеседований и т.п.;
•  порядок подачи и рассмотрения апелляций по результатам вступительных испытаний;
•  количество мест в общежитиях для иногородних поступающих;
•  порядок зачисления в вуз.

II. Прием документов

Организация и порядок работы с письмами, жалобами и заявлениями ...

... прохождении и создания условий для оперативной работы с обращениями граждан, требующими неотложного исполнения, используются цветные сигналы «Весьма срочно» и «Срочно». Повторными письмами считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того ...

Подача заявлений о приеме в вуз и других необходимых документов регистрируется в специальной информационно-вычислительной компьютерной программе. В данном случае – ИС «Приемная комиссия» от Лаборатории ММИС.

При этом ежедневно составляются отчеты, которые импортируют в ФИС.

III. Прием экзаменов

Организация вступительных испытаний отражаются на Правилах приема.

Проводятся такие испытания, с помощью которых можно получить информацию об уровне знаний и умений абитуриента. О полученных результатах вступительных испытаний поступающим обязан ознакомить Приемная комиссия.

IV. Зачисление

Решение приемной комиссии о зачислении в состав студентов оформляется протоколом, в котором указываются основания зачисления.

Все отчеты, которые размещали в ФИС, импортируют в ФГБОУ ВО.

V. Выдача информации

На основании решения приемной комиссии ректор издает в установленные сроки приказ о зачислении в состав студентов, который доводится до сведения абитуриентов.

2.3.2. Описание документов

Приемная комиссия в своей работе должна опираться на [9]:

• закон Российской Федерации «Об образовании» [11];
• федеральный закон «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» [10];
• правила приема в Пермский государственный гуманитарнопедагогический университет, разрабатываемые вузом самостоятельно не позднее 1 февраля в соответствии с типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации, утвержденным Правительством Российской Федерации;
• порядок приема в государственные образовательные учреждения высшего профессионального образования (высшие учебные заведения) Российской Федерации, утвержденным Министерством образования и науки Российской Федерации (далее — Порядком приема);
• другие документы федерального (центрального) или ведомственного органа управления высшим профессиональным образованием;
• устав высшего учебного заведения;
• иные документы, утвержденные ректором. Правила приема утверждаются ученым советом ПГТПУ.

В качестве отчетных документов при проверке работы приемной комиссии выступают [9]:

Психологические особенности семей с приемным ребенком

... Сделать выводы и составить практические рекомендации для работы с приемными семьями Гипотеза: В приемных семьях взаимодействие с приемным ребенком встраивается в эмоциональные процессы, происходящие в семье и ... возрастанием роли эмоционально-личностных факторов в семейных отношениях. В то же время, необходимо отметить, что преодолены негативные предрассудки и клеймо матери-одиночки. Такие матери ...

•  правила приема в вуз;
•  документы, подтверждающие контрольные цифры приема и установленное количество дополнительных и целевых мест;
•  приказы по утверждению состава приемной комиссии, предметных экзаменационных комиссий;
•  протоколы приемной комиссии, протоколы решения апелляционной комиссии, договоры на целевую подготовку;
•  расписание вступительных испытаний;
•  личные дела поступивших;
•  экзаменационные ведомости;
•  приказы о зачислении в состав студентов.

  2.3.3.

Построение бизнес-модели TO-BE («Как должно быть»)

В качестве рекомендации станет внедрение новой информационной системы. А именно – «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия», которая планируется работать на платформе «1C: Предприятие 8». Данная программа предназначена для автоматизации всего цикла задач приемной комиссии ВУЗа. Рис.19. Построение итоговой модели бизнес-процесса

«Процесс Приемной кампании»

«БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия» предусматривает следующее:

 интеграция с ФИС

В отличие от ИС «Приемная комиссия» от лаборатории ММИС, в этой программе предусмотрена полная интеграция с ФИС ГИА, т.е. возможность как загрузить справочные данные ФИС в сам модуль Приемная комиссия, так и выгрузить приказ о зачислении абитуриента в ВУЗ из данного модуля в ФИС.

Настройка приемных компаний проводится в программе, что позволяет ничего делать на сайте ФИС, а чтобы получить результаты ЕГЭ и выгрузить заявления и приказы, всего лишь по команде пользователя это можно сделать.

 данные абитуриента

В данной программе предусмотрен помощник регистрации абитуриента (рис. 19), в которой есть: паспортные данные, состав семьи, контактная информация, данные о воинской обязанности, сведения об образовании, посещения подготовительных курсов, отличительные признаки (льготы, результаты олимпиады и т.д.).

Рис.20. Форма «Основные данные»

Также, по данным абитуриента осуществляется формирование тех документов, необходимые для поступления (рис.20).

Рис.21. Вкладка «Предоставленные документы»

 регистрация заявлений

Здесь:

• o предусмотрена регистрация заявлений абитуриентов;

o предусмотрен механизм создания личного номера абитури ента с учетом параметров обучения абитуриента: факультет, специаль ности, формы обучения, программы обучения, специализации, вида

финансирования и т.д.

o реализован учет результатов ЕГЭ и их проверка в ФИС.

Также могут учитываться целевые направления и письма направляю щих организаций.

o также, предусмотрены ситуации, когда абитуриент может

или забрать заявление, или ещё раз подать его, или дополнить и изме нить информацию о себе. Но, в тоже время, все изменения сохраняются

в истории.

 вступительные испытания

Для проведения вступительных испытаний предусмотрен механизм «Условия проведения конкурсов». Этот механизм позволяет для каждой конкурсной группы указать:

Источники избирательного права. Избирательные комиссии в РФ

... источников избирательного права Российской Федерации. В рамках рассматриваемого закона в полной мере осуществляется регулирование избирательного процесса: устанавливаются принципы формирования избирательных округов, создания избирательных комиссий ... важнейшим специализированным нормативно-правовым источником избирательного права России. Основными источниками избирательного права на местном уровне ...

• o перечень вступительных испытаний, необходимые для по ступления;
• o условия их проведения;

o условия поступления без вступительных испытаний,

o условия получения максимального проходного балла по

дисциплине,

o индивидуальные достижения, которые могут приниматься

по данной группе.

Рис.22. Форма «Условия проведения конкурса»

 зачисление студентов

Автоматизировано формирование приказов о зачислении по результатам испытаний, с учетом наличия у абитуриента особых прав, результатов олимпиад, заявления о согласии на зачисление, предоставленных копий/подлинников документов об образовании (рис.23).

Рис.23. Форма «Помощник зачисления абитуриентов»

Предусмотрена настраиваемая система построения рейтинговых списков с учетом различных преимуществ абитуриента, плана приема и суммы набранных на испытаниях баллов (рис.26).

Также, автоматизировано создание и печать приказов о зачислении, с учетом оплат, целевых направлений, льгот и т.д. (рис.23).

Рис.24. Форма «Заявления о согласии на зачисление абитуриента»

 формирование отчётности

Разработан ряд отчетов для анализа данных об абитуриентах, поданных заявлениях и результатах вступительных испытаний, например, список абитуриентов, ежедневный отчет, данные по целевым направлениям, качество знаний абитуриента и т.д. (рис.24 и 26).Значения условия отбора, которые могут быть представлены:

• o факультет;
• o специальность;
• o форма обучения;
• o программа обучения;
• o специализация;
• o вид финансирования;
• o базовое образование;
• o и другие.

Рис.25. Форма «Ранжированный список»

Рис.26. Форма «Ежедневный отчет»

Рис.27. Форма «Журнал регистрации поданных документов»

Программа может применяться при реализации информационной системы личных данных любого класса, дополнительная сертификация решения не требуется.

Результатами внедрения ИС «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия» будут:

1) актуальная и правильная выгрузка данных о ходе приема в ФИС ГИА и приема;

2) сохранение данных всех абитуриентов в единой базе;

3) проверка хода приема в режиме онлайн;

4) создание отчетности по итогам работе приемной комиссии в максимальный срок.

2.4. Функциональные требования к системе

2.4.1. Классы пользователей

Пользователями системы являются:

•  администратор приемной комиссии;
•  операторы;
•  администраторы IT-центра ПГГПУ.

Варианты использования для каждого пользователя представлены в таблице 1.

Таблица 1

Варианты использования для каждого пользователя Действующее лицо Вариант использования (прецедент) Администратор прием-  учет, анализ и мониторинг поступаюной комиссии щих абитуриентов;

•  добавление, удаление и редактирова ние информации в полях;

 составление отчетов и их выгрузка в

ФИС. Операторы  ввод данных об абитуриентах;

•  контроль правильности заявления, по даваемых абитуриентами при поступ лении Администраторы IT-  устранение недочетов в ИС; центра  выявление XML-кода документа для

отправки в ФИС

Рис.28. Модель прецедентов

2.4.2.Описание сценария использования

1. Действующее лицо: Администратор приемной комиссии

Администратор – работник приемной комиссии. Ему предоставляется возможность добавления, удаления и редактирования информации в полях в самой программе. А также, может проводить учет, анализ и мониторинг поступающих и составлять отчеты для отправки в ФИС.

2.Действующее лицо: оператор

Оператор – специально обученный человек, задачей которого будет заключаться вводе в базу данных информацию об абитуриентах и контроль за правильностью заполнения заявления, подаваемых абитуриентами при поступлении.

3.Действующее лицо: администратор IT-центра

Администратор – специалист IT-центра. Его задачей будет заключаться в устранении недочетов с ИС и выявление XML-кода документа.

2.5. Нефункциональные требования

Помимо функциональных требований, есть также нефункциональные требования к информационной системе. А именно:

•  пользователи администраторы программы должны быть зарегистрированы в данной системе;
•  пользователи и администраторы должны иметь свой личный логин и пароль;
•  регистрация новых пользователей и операторов в системе осуществляется администраторами данной системы;
•  администраторы должны регистрировать временно операторов.

Информационная система должна обладать надёжностью, обеспечивать быстрое восстановление эффективности:

•  при нарушении в системе электроснабжения, которое проводит к перезапуску операционной системы;
•  при сбоях электронных устройств;
•  при сбоях программных обеспечений.

Пользовательский интерфейс должен быть понятным и удобным в использовании, не перегруженным лишними элементами.

Информационная система должна обладать наилучшими характеристиками, должна быть несложной и пригодной в обращении. Пользователи обязательно должны проходить обучение, чтобы овладеть навыками для работы в данной системе.

Система также должна позволять экспорт итоговых документов в форматы MSWord, MS Excel и PDF.

2.6. Рабочая документация

Рабочая документация предназначена для успешного развертывания, ввода в действие и дальнейшей эксплуатации новой системы, т.е. документы, содержащие совершенно конкретные сведения, описывающие физически существующие сущности.

В качестве одной из них было представлено руководство пользователя по ИС «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия», где, также, предоставляются параметры работы данной системы (табл.2).

Перед началом работы Приемной комиссии необходимо выполнить первоначальную настройку информационной системы:

•  настройка алгоритма формирования регистрационных номеров заявлений;
•  утверждение плана приема, потоков и дисциплин;
•  настройка параметров поступления;
•  оформление заявлений;
•  обработка «Информация об абитуриенте»;
•  завершение приемной кампании.

Таблица 2

Параметры работы информационной системы Наименование параметра Назначение Использование проверки количе- Отключает/включает механизм проверства поданных заявлений ки количество подаваемых заявлений. Проверка заявления по направле- Если включен механизм проверки конию подготовки личества подаваемых заявлений, то

включение данного флажка устанавли вает режим проверки по группам спра вочника «Специальности», а не по ко личеству специальностей.

Количество заявлений на специ- Если включен механизм проверки ко-

альность/направление в учебном личества подаваемых заявлений, т.е. году здесь указывается максимальное коли чество специальностей или направле ний (группа справочника «Специально сти»), на которые могут быть поданы

заявления в одном учебном году. Не проводит заявление, если не Разрешает/запрещает проведение заявподаны все документы ления в случае, когда поданы не все не обходимые заявления. Использование допуска и испыта- Включает/отключает необходимость ния использования документа «Список до пущенных к вступительным испытани ям»

2.6.1. Настройка алгоритма формирования регистрационных

номеров заявлений

Для открытия шаблона формирования регистрационного номера абитуриента необходимо перейти в Меню «Опции», затем перейти в «Константы», чтобы найти закладку «Рабочие данные», а затем нажать «Формирование регистрационных».

Если в программе задан шаблон, то при заведении заявление на нового абитуриента ему будет автоматически присваиваться необходимый номер.

Для формирования шаблона, необходимо указать из каких элементов он будет состоять. Пример возможных элементов представлен в табл.3.

Таблица 3

Элементы шаблона формирования регистрационных номеров абитури ента Элемент Название элемента/обозначение элемента

1 Префикс справочника «Специальность»

2 Префикс справочника «Форма обучения»

3 Любой символ ( – )

4 Год поступления (если число 2 – то будут отражаться только по следние две цифры года, если 4 – то все 4 числа года) 5 Любой символ ( / )

2.6.2. Утверждение плана приема, потоков и дисциплин

Утверждение плана приема

Утверждение плана приема — документ, который заполняется для задания в программе данных о том, сколько студентов может быть принято на каждое направление с разбивкой по факультетам, формам обучения и видам финансирования, включая студентов по целевому направлению.

Для вызова данного документа необходимо на панели Меню найти вкладку «Документы», затем нажать «Утверждение плана приема». В результате откроется журнал документа «Утверждение плана приема», где можно добавить новый документ при нажатии кнопки «Добавить».

В новом документе необходимо заполнить «шапку», выбирая значения элементов из соответствующих справочников. Параметры шапки определяют, для каких параметров обучения утверждается план приема.

Утверждение потоков

В системе существует возможность разбить абитуриентов на потоки, т.е. позволяет разбить поэтапно сдачу вступительных испытаний абитуриента с одинаковыми параметрами заявлений. Чтобы утвердить поток, необходимо на панели Меню во вкладке «Документы» нажать «Утверждение потока», где откроется журнал.

Утверждение дисциплин для сдачи

Данный документ устанавливает, по каким дисциплинам будут проходить вступительные испытания для поступления на каждый факультет и каждую специальность. И будут ли приниматься к зачету результаты ЕГЭ. Для открытия нового документа необходимо на панеле Меню во вкладке «Документы» найти «Утверждение дисциплины для сдачи», после чего добавляем с помощью кнопки «Добавить». Реквизиты шапки определяют направление обучения, для поступления на каждое необходимо сдать испытания, указанные в документах.

2.6.3. Настройка параметров поступления

Настройка преимуществ при поступлении

В случае, если некоторым категориям абитуриентов предоставляется право зачисления без экзаменов, необходимо заполнить регистр «Настройка действия результатов олимпиады». Для осуществления данной настройки необходимо во вкладке «Справочники» найти «Настройка поступления» и нажать на вкладку «Настройка отличительных признаков» для открытия этого документа.

Минимальные баллы по дисциплинам

Для того, чтобы контролировать набор необходимого балла на экзамене, используется настройка минимальных баллов по дисциплинам. Открытие документа «Минимальные баллы по дисциплинам» находится во вкладке «Настройка поступления».

Действующие льготы

Данный механизм используется только в отчетах по льготникам.

Для указания льгот, необходимо в «Настройке поступления» найти вкладку «Действующие льготы» и добавить, собственно, те необходимые для поступления, которые будут учитываться при поступлении в учебном заведении.

2.6.4. Оформление заявлений

Процедура оформления состоит из двух этапов:

1) регистрация личных данных

На данном этапе совершается заполнение формы «Личные данные абитуриента». Для этого в Меню «Справочники» — «Физические лица» необходимо добавить новый элемент, нажав кнопку «Добавить».

Заполнение полей физического лица выглядит следующим образом:

•  имя;
•  дата рождения;
•  пол;
•  место рождения;
•  гражданство;
•  адрес проживания;
•  контактные телефоны;
•  удостоверение;
•  отношение к военной службе;
•  образование и т.д.

2) оформление заявления

Для ввода в программу заявления абитуриента о поступлении необходимо заполнить документ «Заявление». Для этого в Меню «Документы» выбрать «Заявление», при этом откроется журнал. Но перед тем как вводить в систему заявления абитуриентов, необходимо указать всевозможные варианты поступления («Справочники» — «Параметры заявлений» — «Варианты заявлений»).

Указываются следующие параметры поступления:

•  факультет;
•  специальность;
•  форма обучения;
•  вид финансирования и т.д.

Результаты ЕГЭ указываются, если абитуриент проходил вступительные испытания в ВУЗе. Если же нет, то ставится галка в пункте «Рекомендован по результатам ЕГЭ».

В случае, если абитуриент забрал документы, то ставится галка напротив пункта «Документы возвращены» и ставится дата возврата их.

Если же абитуриент решил пойти в данный ВУЗ, то в базе должно быть следующее:

•  оригиналы документов;
•  предоставление от организации – «Данные о направлении»;
•  заявление на перевод – «Данные о предыдущем месте обучении»;
•  проверка заявления.

Если есть все необходимые документы, то после проверки ставится отметка «Заявление проверено» с помощью кнопки «Проверено».

Для проверки результатов ЕГЭ через сайт ФБС необходимо заполнить:

1) коды дисциплин;

2) списки студентов при помощи кнопки «Заполнить»;

3) сформировать и сохранить файл (полученный файл необходимо отправить на сайт ФБС любым из доступных способов).

Результатом проверки результатов станет отчет.

После проверки заявления идет зачисление абитуриента как студента.

При автоматическом заполнении приказа контролируются следующие условия:

•  абитуриент рекомендован к зачислению, параметры которых соответствуют шапке приказа;
•  абитуриент должен предоставить подлинники документов об образовании и определить направление (все это делается в справочнике «Студенты»);
•  абитуриенты на очное отделение – заключение договора об оплате и внести первую сумму.

  2.6.5.

Обработка «Информация об абитуриенте»

Для обработки информации об абитуриенте необходимо ввести ФИО или выбрать из справочника «Физические лица» и указать дату, на которую требуется получить данные на закладке «Достижение», где будут отражены все документы по выбранному абитуриенту, а на закладке «Оценки» все его оценки и документы, по которым они были получены или изменены.

2.6.6. Завершение приемной кампании

После окончания приемной кампании в системе неизбежно остаются заявления абитуриентов, которые были рекомендованы, но не зачислены, остались в резерве и т.д. Для того, чтобы в следующую приемную кампанию эти заявления не смешивались с новыми необходимо выполнить регламентную процедуру, т.е. сформировать список тех, кто не прошел.

2.7. Переподготовка персонала

Перед тем как внедрить информационную систему, необходимо продумать план переподготовки пользователей приемной комиссии и администраторов IT-центра. Для переподготовки понадобиться:

•  профессиональные компьютеры (ПК), на которых будут изучать, и пробовать новую ИС;
• Так как в ВУЗе имеются специальные компьютерные классы, то можно занять одну из аудиторий.

 сама информационная система;

• К этому времени должна быть куплена и установлена информационная система «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия». По возможности можно использовать пробную версию, но бесплатное использование будет предоставлена в течение 7 дней со дня её установки.

 приглашенный специалист, который будет рассказывать, и показывать работу ИС;

• Так как в нашем ВУЗе нет специалистов, хорошо знавших работу 1C, возникла необходимость пригласить специалиста. Имеются два варианта поиска:

1) пригласить преподавателя из другого учебного заведения;

2) попросить у компании, у которых будем покупать информационную систему, провести обучение.

 расписание обзорных лекций и практик.

2.8. Составление календарного плана внедрения новой информационной

системы

Для прослеживания работы внедрения ИС и обучение пользователей, необходимо составить календарный план.

Календарный план – документ, в котором описан весь перечень работ проекта. Они могут выполняться последовательно или одновременно в зависимости от сроков и необходимости.

Для того, чтобы составить примерный календарный план внедрения ИС «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия», необходима выбрать те дни, в которые и Приемная комиссия, и администраторы IT-центра не были слишком заняты. Самый оптимальный вариант оказался после закрытия приемной кампании (с октября).

Весь процесс внедрения по календарному плану займет около 85 дней. За это время должны быть выполнены следующие работы:

•  поиск специалистов;
•  пользование пробной версии ИС «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия»;
•  обучение пользователей Приемной комиссии и администраторов IT-центра;
•  поиск компании для закупки ИС «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия»;
•  приобретение ИС «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия»;
•  тестирование и настройка ИС «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия»;
•  перенос всей информации из ИС «Приемная комиссия» от лаборатории ММИС в «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия»;
•  использование ИС «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия».

Самыми трудоемкими этапами по данным работам будут являться поиск кампании и, если необходимо, перенос всей информации из старой ИС в новую, потому что в старой базе содержится старая и ненужная информация, для выявления которой займет много времени.

Начало пользования ИС «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия» начнется после 15 апреля.

Календарный план по внедрению ИС «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия» приведен в табл. 4.

Таблица 4

Календарный план

Наименование работы Начало работы Конец работы Внедрение ИС «БИТ.ВУЗ.Приемная 01.10.2018 15.04.2019 комиссия» Поиск специалистов 01.10.2018 12.10.2018 Пользование пробной версии ИС 15.10.2018 21.10.2018 «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия» Обучение пользователей Приемной 15.10.2018 21.10.2018 комиссии и администраторов ITцентра работы в 1C Поиск компании для закупки ИС 01.11.2019 30.11.2019 «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия» Приобретение ИС 1.02.2019 4.02.2019 «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия» Тестирование и настройка ИС 5.02.2019 28.02.2019 «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия» Перенос всей информации из ИС 18.03.2019 12.04.2019 «Приемная комиссия» от лаборатории ММИС в «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия» (если необходимо) Использование ИС 15.04.2019 «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате написания выпускной квалификационной работы были получены следующие результаты:

•  проведен анализ организационной и информационной архитектуры ПГГПУ;
•  проведен анализ предметной области исследования;
•  созданы организационные диаграммы бизнес-процессов приёмной комиссии;
•  разработано техническое задание;
•  разработан план внедрения информационной системы «Приемная кампания» в ПГГПУ.

Главными результатами проделанной работы стали техническое задание и план внедрения новой ИС «БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия».

Данная работа выполнена по заказу управления информатизации ПГГПУ. Разработанное техническое задание и план внедрения послужит в качестве рекомендации и для рассмотрения о приобретении информационной системы.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

[Электронный ресурс]//URL: https://urveda.ru/diplomnaya/avtomatizatsiya-priemnoy-komissii/

1. Lumpics.ru. [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://lumpics.ru/edraw-max/ (дата обращения 01.04.2018)

2. StudFiles. Файловый архив студентов. Анализ предметной области. [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://studfiles.net/preview/2864951/page:16/ (дата обращения 09.04.2018)

3. ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200006921 (дата обращения 07.02.2018)

4. ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология (ИТ).

Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы». [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.prj-exp.ru/gost/gost_34-602-89.php (дата обращения 01.05.2018)

5. Лаборатория ММИС. Автоматизация управления учебным процессом. [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.mmis.ru/

6. Лаборатория ММИС. Информационная система «Приемная комиссия». [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.mmis.ru/programs/pk (дата обращения 07.02.2018)

7. Официальный сайт ПГГПУ. Об университете. [Электронный ресурс] –Режим доступа: http://pspu.ru/university/ob-universitete (дата обращения 07.02.2018)

8. Первый Бит: Интегратор эффективных IT-решений. 1С программы. БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия. [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://perm.1cbit.ru/1csoft/bit-priemnaya-komissiya/#/functional (дата обращения 04.05.2018)

9. Положение о приемной комиссии. [Электронный ресурс] – Режим доступа:http://pspu.ru/upload/pages/12912/O_prijemnoj_komissii.pdf (дата обращения 29.05.2018)

10. Федеральный закон «О высшем и послевузовском профессиональном образовании». [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://base.garant.ru/135916/ (дата обращения 22.05.2018)

11. Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации», Статья 2. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе. [Электронный ресурс] – Режим доступа: 5861ad4c9d9696ee0c3ee7a (дата обращения 18.03.2018)

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Организационная диаграмма бизнес-процесса «Приемная кампания» в

существующей информационной системе, созданная в среде Edraw Max

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Организационная диаграмма бизнес-процесса «Приемная кампания» в новой

информационной системе в среде Edraw Max