Инструкция по делопроизводству

метки: Делопроизводство, Документ, Раздел, Власть, Исполнительный, Организация, Инструкция, Приложение

Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др. Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами.

Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.).

В небольших организациях создание службы нерентабельно, поэтому обычно вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручается секретарю. Нередко секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров. Говорить о системе делопроизводства в этом случае не приходится. Система не создана, а обязанности секретаря сводятся к регистрации какой-то части документов и подшивке их в папки, количество которых произвольно. При смене секретаря вновь принятый работник вносит в работу с документами нововведения, продиктованные не деловой целесообразностью, а собственным опытом.

Для небольших организаций создание инструкции по делопроизводству весьма актуально, так как основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Организация службы делопроизводства

... пающих документов, контроль за их исполнением, информаци­онно-справочную работу в структурных подразделениях. В создании и организации службы делопроизводства ... Юридический аспект, Организационный аспект Среди организационных проблем обычно выделяют следующие: выбор оптимальной организационной формы работы с до­кументами; разработка внутренней организационной структуры служ­бы делопроизводства; ...

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

• 1 Разработка инструкции по делопроизводству

Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы. Первый из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных.

Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением.

Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

Подготовке проекта Инструкции предшествуют:

• изучение действующего законодательства по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела;
• анализ состояния документационного обеспечения управления в организации;
• выявление и систематизация положений всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства;
• анализ ранее действовавших в организации инструктивных материалов по делопроизводству;
• изучение инструкций по делопроизводству, применяемых в других организациях.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

Организация самостоятельной работы на х обществознания в школе ...

... работ. 2.2 Организация самостоятельной работы учащихся на уроке. Содержание учебного материала усваивается учащимися в процессе учебной деятельности. От того, какова эта деятельность зависит результат обучения. Отношение учащихся ... способностей. Проблема исследования. В данной курсовой работе необходимо определить, каким же путем осуществляется самостоятельная работа на уроках обществознания в 9-11 ...

В разделе «Общие положения» устанавливают:

• сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
• ответственность за ее несоблюдение;
• подразделение, которое отвечает за единый порядок документиро-вания и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
• нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
• общие правила подготовки и оформления документов;
• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
• порядок изготовления и размножения документов;
• правила оформления и заверения копий и приложений;
• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
• порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

• порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
• правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
• основные инстанции движения документов;
• порядок подготовки и отправки исходящих документов;
• порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

• порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних докумен-тов;
• сроки, формы и методы регистрации;
• правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

• принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
• включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
• порядок систематизации и классификации справочной информации;
• технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

• категории документов, подлежащих обязательному контролю;
• порядок их постановки на контроль;
• технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
• обязанности исполнителей;
• типовые сроки исполнения;
• порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
• порядок информирования руководителей об исполнительской дис-циплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

Тема 3.4. Порядок регистрации и перерегистрации организации в ...

... отчетного периода. Порядок организации получения аудиторского заключения в случае необходимости. 14. Правила оформления бухгалтерской отчетности. Порядок формирования показателей ... 4. Рассчитать налог на прибыль и заполнить налоговую декларацию по налогу на прибыль, форма КНД ... учебника из учебного пособия не допускается. В конце работы указывается алфавитный перечень используемых законодательных и ...

• правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
• устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
• правила формирования в дела отдельных категорий документов;
• порядок разработки и использования номенклатуры дел;
• порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

• порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
• правила подготовки дел к хранению;
• требования к описанию и оформлению дел;
• порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.